Automatyzacja rozksięgowywania płatności kartą w wielooddziałowej sieci sklepów odzieżowych (Retail & E-commerce)

Automatyzacja procesów księgowych pozwala ograniczyć liczbę błędów, skrócić czas pracy oraz zwiększyć efektywność obsługi finansowej przedsiębiorstw. W branży retail i e-commerce, gdzie każdego dnia przetwarzane są tysiące transakcji bezgotówkowych, odpowiednie narzędzia stają się kluczowym elementem sprawnego funkcjonowania księgowości. W tym case study pokazujemy, jak stworzone przez nas rozwiązanie zautomatyzowało rozksięgowanie płatności kartą dla wielooddziałowej sieci sklepów odzieżowych.

Klaudia Kumek

karta kredytowa i telefon

Profil klienta


  • Branża: Modowa / Fashion (odzież i akcesoria)
  • Model sprzedaży: Omnichannel (sieć 20 salonów stacjonarnych + dynamicznie rozwijający się sklep internetowy)
  • Specyfika operacyjna: Bardzo wysoki wolumen codziennych transakcji bezgotówkowych, sezonowe piki sprzedażowe (wyprzedaże, nowe kolekcje), obsługa zwrotów w różnych kanałach.

Wyzwanie biznesowe: Masowe transakcje i ręczne rozksięgowanie płatności


Nasz klient zarządza rozpoznawalną marką odzieżową, łączącą sprzedaż w sieci 20 salonów stacjonarnych z ogólnopolskim sklepem e-commerce.


Branża fashion charakteryzuje się ogromną dynamiką – codzienna sprzedaż generuje tysiące transakcji bezgotówkowych realizowanych za pomocą kart płatniczych, smartfonów oraz bramek płatności online. Dodatkowo specyfiką tego biznesu są sezonowe piki sprzedażowe (np. okresy wyprzedaży, Black Friday czy premiery nowych kolekcji), podczas których liczba operacji znacząco rośnie.


Jako biuro rachunkowe każdego dnia otrzymywaliśmy obszerne pliki z transakcjami bezgotówkowymi, które wymagały precyzyjnego i terminowego ujęcia w księgach.


Kluczowy problem polegał na tym, że każda pojedyncza płatność musiała zostać przypisana do konkretnego salonu stacjonarnego lub sprzedaży internetowej. Identyfikacja odbywała się na podstawie struktury unikalnego numeru konta karty powiązanego z konkretnym terminalem płatniczym lub bramką online.


Dotychczasowy proces opierał się na pracy manualnej. Księgowy musiał codziennie ręcznie weryfikować, filtrować i przypisywać setki pozycji. Generowało to krytyczne problemy:


  • Ogromna czasochłonność – powtarzalna praca nad plikami blokowała czas wykwalifikowanych specjalistów ds. rachunkowości.
  • Ryzyko pomyłek (czynnik ludzki) – przy masowych operacjach łatwo o błąd, co w branży odzieżowej utrudniało uzgadnianie sald.
  • Brak skalowalności – wzrost liczby zamówień automatycznie oznaczał więcej godzin pracy nad rozksięgowaniem dokumentów.

Wdrożone rozwiązanie: Automatyzacja rozksięgowania płatności kartą w Excelu


Rozumiejąc specyfikę nowoczesnego handlu odzieżowego, nasz zespół stworzył dedykowane narzędzie do automatyzacji procesów księgowych w środowisku MS Excel, w pełni dostosowane do modelu omnichannel.


Zamiast żmudnej i podatnej na błędy analizy każdej transakcji z osobna, proces został uproszczony do jednego kroku. Po skopiowaniu codziennych danych z plików płatności przygotowany przez nas algorytm wykonuje całą pracę.


Automatyczne rozksięgowanie płatności obejmuje:


1. Błyskawiczne parowanie danych


Program natychmiast identyfikuje unikalny identyfikator konta karty lub terminala i automatycznie przypisuje transakcję do właściwego salonu stacjonarnego lub kanału e-commerce.


2. Automatyczną dekretację


System samoczynnie przyporządkowuje kwoty do odpowiednich pozycji i kont księgowych, generując spójny plik przygotowany do bezpośredniego importu do systemu finansowo-księgowego.

Efekty wdrożenia automatyzacji księgowości


Wprowadzone usprawnienie diametralnie zmieniło codzienną obsługę rozliczeń, przynosząc wymierne korzyści.


  • Znaczące skrócenie czasu pracy: Proces trwający wcześniej wiele godzin został skrócony do kilku minut.


  • Eliminacja błędów: Algorytm działa w sposób powtarzalny, zapewniając pełną zgodność danych analitycznych pomiędzy salonami, sklepem internetowym oraz księgowością.


  • Skalowalność rozwiązania: Automatyzacja bez problemu obsługuje kilkukrotny wzrost liczby transakcji podczas Black Friday, sezonowych wyprzedaży czy premier nowych kolekcji, bez konieczności zwiększania nakładów pracy zespołu księgowego.


Skontaktuj się z nami
retail

Wnioski dla biznesu


To wdrożenie pokazuje, że automatyzacja procesów księgowych może znacząco usprawnić codzienną pracę działów finansowych oraz biur rachunkowych obsługujących firmy z branży retail i e-commerce.


Nowoczesne biuro rachunkowe nie ogranicza się dziś wyłącznie do prowadzenia ksiąg. Coraz częściej pełni rolę partnera biznesowego, który projektuje rozwiązania zwiększające efektywność procesów finansowych, ograniczające ryzyko błędów i umożliwiające skalowanie działalności bez proporcjonalnego wzrostu kosztów.


Jeżeli prowadzisz sieć sklepów, rozwijasz sprzedaż internetową lub zarządzasz dużą liczbą transakcji bezgotówkowych, warto rozważyć wdrożenie narzędzi automatyzujących księgowość. Odpowiednio zaprojektowane rozwiązania pozwalają zaoszczędzić czas, zwiększyć jakość danych oraz usprawnić procesy rozliczeniowe.


Skontaktuj się z nami, by poznać rozwiązania dopasowane do Twojej branży.

FAQ

Zobacz również