Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – jak wspólnie z Ideo usprawniliśmy procesy księgowe

Cyfryzacja procesów księgowych zaczyna się od zrozumienia biznesu

Nowoczesna księgowość wymaga dziś znacznie więcej niż prawidłowego ewidencjonowania dokumentów. Firmy oczekują szybkiego dostępu do danych, sprawnej komunikacji, automatyzacji powtarzalnych czynności oraz pełnej kontroli nad obiegiem dokumentów.

W Aider Polska od lat wspieramy przedsiębiorstwa w optymalizacji procesów finansowo-księgowych. W pewnym momencie rozwoju organizacji dostrzegliśmy, że dalsze zwiększanie efektywności wymaga stworzenia rozwiązania, które połączy wiedzę biznesową z nowoczesną technologią.

Dlatego wspólnie z naszym partnerem technologicznym Ideo opracowaliśmy elektroniczny obieg dokumentów (EOD). Naszą rolą było zaprojektowanie procesów i określenie rzeczywistych potrzeb użytkowników, natomiast partner odpowiadał za przygotowanie oraz wdrożenie rozwiązania od strony technologicznej.

Takie połączenie kompetencji pozwoliło stworzyć system odpowiadający realnym wyzwaniom działów finansowych i księgowych.

Nasza rola – wiedza procesowa i doświadczenie biznesowe

Projekt nie polegał na wdrożeniu gotowego narzędzia. Od początku aktywnie uczestniczyliśmy w projektowaniu rozwiązania, wykorzystując doświadczenie zdobyte podczas obsługi setek przedsiębiorstw reprezentujących różne branże.

Do naszych zadań należało przede wszystkim:

• analiza procesów księgowych i obiegu dokumentów,
• identyfikacja miejsc wymagających automatyzacji,
• opracowanie docelowego przebiegu procesów,
• określenie funkcjonalności niezbędnych użytkownikom,
• testowanie rozwiązań z perspektywy codziennej pracy księgowych,
• przekazywanie rekomendacji dotyczących dalszego rozwoju systemu.

Wspólnie z zespołem Ideo postawiliśmy przed sobą jasne cele:

• Pełna cyfryzacja: Całkowite przejście na elektroniczny obieg dokumentów księgowych.
• Integracja systemowa: Bezszwowe połączenie nowej platformy z dotychczas używanymi systemami finansowo-księgowymi (F-K).
• Optymalizacja czasu: Maksymalne skrócenie ścieżki zatwierdzania faktur i płatności.
• Skalowalność: Stworzenie narzędzia, które będzie rosło wraz z biznesem naszym i naszych klientów.

Połączenie kompetencji – wspólny sukces projektu

Skuteczna cyfryzacja procesów nie polega wyłącznie na wdrożeniu nowego narzędzia. Kluczowe jest zrozumienie sposobu pracy organizacji i zaprojektowanie rozwiązania, które rzeczywiście wspiera użytkowników.

W tym projekcie połączyliśmy doświadczenie Aider Polska w zakresie księgowości, outsourcingu oraz organizacji procesów finansowych z kompetencjami Ideo w obszarze projektowania i wdrażania dedykowanych systemów informatycznych.

Nasz zespół odpowiadał za analizę procesów biznesowych, identyfikację potrzeb użytkowników oraz definiowanie funkcjonalności wspierających codzienną pracę księgowych i klientów. Zespół Ideo przełożył te założenia na rozwiązanie technologiczne, tworząc system dopasowany do specyfiki naszej organizacji.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?

Efektem współpracy jest kompleksowy system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), zintegrowany z systemami finansowo-księgowymi wykorzystywanymi przez Aider Polska oraz naszych klientów.

Rozwiązanie wspiera cały cykl życia dokumentu: od jego dostarczenia, przez akceptację i księgowanie, aż po archiwizację.

System obejmuje między innymi:

• Moduł e-Faktur i Skanowania: Szybka digitalizacja dokumentów papierowych oraz automatyczne przyjmowanie faktur elektronicznych ze wsparciem technologii OCR.
• Moduł Faktur Zakupu i Księgowania: Automatyczne mapowanie danych, weryfikacja formalno-rachunkowa i wstępna dekretacja skracają czas przetwarzania pojedynczego dokumentu o ponad połowę.
• Moduł Zamówień Zakupu i Płatności: Pełna kontrola nad budżetem firmy dzięki łączeniu zamówień z fakturami i generowaniu gotowych paczek przelewów do bankowości elektronicznej.
• Moduł e-Archiwum: Bezpieczna, chmurowa baza wiedzy z błyskawiczną wyszukiwarką, dostępna 24/7 z każdego miejsca na świecie.
• Moduł Zastępstw i Uprawnień: Gwarancja ciągłości procesów biznesowych nawet podczas urlopów kluczowych menedżerów.

Dzięki integracji z wykorzystywanymi systemami ERP ograniczono konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych oraz zminimalizowano ryzyko błędów wynikających z ręcznej obsługi dokumentów.

Efekty wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie systemu EOD przyniosło wymierne korzyści zarówno dla zespołów Aider Polska, jak i naszych klientów.

Najważniejsze rezultaty to:

• Błyskawiczna komunikacja: Skrócenie czasu wymiany informacji na linii biuro rachunkowe – klient do absolutnego minimum.
• Automatyzacja procesów F-K: Eliminacja powtarzalnych, manualnych czynności, co pozwoliło pracownikom skupić się na zadaniach o wysokiej wartości doradczej.
• Transparentność i kontrola: Wprowadzenie precyzyjnego monitoringu terminowości zadań oraz zwiększenie poziomu kontroli wewnętrznej.
• Bezpieczeństwo danych: Przechowywanie informacji w certyfikowanym e-archiwum z elastycznym systemem zarządzania uprawnieniami dostępu.

Dlaczego współpraca biznesu i technologii ma znaczenie?

Najlepsze rozwiązania cyfrowe powstają wtedy, gdy technologia odpowiada na rzeczywiste potrzeby użytkowników.

Współpraca zespołów Aider Polska i Ideo pozwoliła stworzyć rozwiązanie, które nie tylko automatyzuje obieg dokumentów, ale przede wszystkim realnie wspiera codzienną pracę przedsiębiorstw.

Projekt elektronicznego obiegu dokumentów pokazuje, że najlepsze rozwiązania powstają dzięki współpracy ekspertów biznesowych i technologicznych. To przykład, jak połączenie doświadczenia w outsourcingu księgowości z kompetencjami IT przekłada się na realną wartość dla biznesu. 

Zachęcamy do odwiedzenia strony naszego partnera: