Outsourcing wybranych procesów księgowych

Na czym polega outsourcing wybranych procesów księgowych?

Biuro rachunkowe może świadczyć usługę outsourcingu nie wszystkich, a tylko wybranych procesów księgowych. Polega to na przekazaniu zewnętrznemu partnerowi konkretnych zadań lub obszarów księgowości bez konieczności zlecania mu pełnej obsługi finansowo-księgowej.

Firma zachowuje własny dział księgowy, nadzór nad kluczowymi procesami oraz wykorzystywane systemy, a Aider Polska przejmuje uzgodniony zakres pracy. Może to być na przykład księgowanie dokumentów, obsługa zobowiązań i należności, uzgadnianie kont, obsługa rachunków bankowych albo wsparcie zamknięcia miesiąca.

Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy:

• zakres zadań,
• podział odpowiedzialności,
• terminy realizacji,
• sposób przekazywania danych i dokumentów,
• zasady kontroli,
• sposób raportowania,
• osoby odpowiedzialne za komunikację po obu stronach.

Dzięki temu zespół klienta i Aider Polska dokładnie wiedzą, kto odpowiada za poszczególne etapy procesu.

Ważne: outsourcing wybranych procesów księgowych nie oznacza utraty kontroli nad księgowością. Firma nadal decyduje o zakresie współpracy i zachowuje dostęp do danych oraz informacji o realizowanych zadaniach.

Jakie procesy księgowe można przekazać Aider Polska?

Zakres outsourcingu dopasowujemy do organizacji pracy, wykorzystywanych systemów i potrzeb klienta. Możemy przejąć pojedynczy proces, kilka powiązanych obszarów albo zapewnić czasowe wsparcie przy zwiększonej liczbie zadań.

Obsługa zobowiązań (Accounts Payable)

• księgowanie faktur zakupu,
• weryfikacja dokumentów pod względem formalnym,
• rozliczanie zobowiązań,
• uzgadnianie sald z dostawcami,
• przygotowywanie danych do płatności.

Obsługa należności (Accounts Receivable)

• księgowanie faktur sprzedaży,
• rozliczanie wpłat,
• uzgadnianie rozrachunków,
• monitoring sald,
• przygotowywanie zestawień należności.

Obsługa banków i płatności

• księgowanie wyciągów bankowych,
• uzgadnianie rachunków,
• przygotowywanie przelewów,
• obsługa płatności,
• kontrola zgodności danych.

Księga główna i zamknięcie miesiąca

• księgowania okresowe,
• uzgadnianie kont,
• weryfikacja sald,
• przygotowywanie danych do zamknięcia miesiąca,
• wsparcie w raportowaniu.

Środki trwałe

• prowadzenie ewidencji środków trwałych,
• naliczanie amortyzacji,
• rozliczanie nabyć i likwidacji,
• uzgadnianie ewidencji z księgą główną.

Wydatki pracownicze

• rozliczanie delegacji,
• rozliczanie zaliczek,
• księgowanie wydatków pracowniczych,
• weryfikacja dokumentów kosztowych.

Raportowanie i zestawienia

• przygotowywanie danych na potrzeby klienta,
• przygotowywanie raportów dla grupy kapitałowej,
• wsparcie w uzgadnianiu danych,
• tworzenie cyklicznych zestawień.

Powyższy zakres ma charakter przykładowy. Outsourcing wybranych procesów księgowych może obejmować również inne zadania wynikające ze specyfiki działalności, organizacji pracy oraz potrzeb klienta.

Kiedy warto skorzystać z outsourcingu wybranych procesów księgowych?

Częściowy outsourcing sprawdza się szczególnie wtedy, gdy firma chce zachować własny dział finansowy, ale potrzebuje dodatkowego wsparcia operacyjnego.

Warto go rozważyć, gdy:

• rośnie liczba dokumentów i transakcji,
• wewnętrzny dział księgowy jest przeciążony,
• firma ma trudności z rekrutacją księgowych,
• występuje duża rotacja lub dłuższa nieobecność pracowników,
• potrzebne jest czasowe zastępstwo,
• pojawiają się sezonowe spiętrzenia pracy,
• procesy nie są realizowane terminowo,
• zamknięcie miesiąca trwa zbyt długo,
• firma chce ograniczyć zależność od wiedzy jednej osoby,
• potrzebna jest standaryzacja i uporządkowanie procesu,
• organizacja chce przekazać zadania operacyjne, pozostawiając analizę i kontrolę wewnątrz firmy.

Outsourcing może mieć charakter stały, czasowy albo projektowy. Zakres współpracy można rozszerzać lub modyfikować wraz ze zmianą potrzeb organizacji.

Jak wygląda wdrożenie obsługi wybranych procesów księgowych?

Wdrożenie rozpoczynamy od poznania obecnego sposobu działania organizacji. Analizujemy przebieg procesu, liczbę dokumentów, wykorzystywane narzędzia, terminy oraz zależności pomiędzy zespołami.

1. Analiza procesu
Poznajemy obecny sposób realizacji zadań, wykorzystywane systemy, wolumen dokumentów oraz najważniejsze potrzeby klienta.

2. Ustalenie zakresu odpowiedzialności
Określamy, które zadania zostają po stronie klienta, a które przejmuje Aider Polska.

3. Przygotowanie harmonogramu
Ustalamy terminy przekazywania danych, realizacji zadań, raportowania i kontroli.

4. Przekazanie wiedzy
Zespół klienta przekazuje informacje o procesie, procedurach, systemach oraz wyjątkach wymagających szczególnej uwagi.

5. Uruchomienie obsługi
Rozpoczynamy realizację uzgodnionego zakresu i monitorujemy przebieg pierwszych cykli pracy.

6. Stabilizacja i optymalizacja
Po uruchomieniu procesu analizujemy jego przebieg, wprowadzamy potrzebne korekty i wskazujemy możliwe usprawnienia.

Czas wdrożenia zależy od zakresu, liczby dokumentów, wykorzystywanego systemu i złożoności procesu. Prostsze zakresy mogą zostać uruchomione szybciej, natomiast bardziej rozbudowane projekty wymagają odpowiedniego czasu na analizę, przekazanie wiedzy i przygotowanie procedur.

Dlaczego warto powierzyć wybrane procesy Aider Polska?

Zespół zamiast jednej osoby
Realizacja zadań nie zależy wyłącznie od dostępności pojedynczego pracownika. Organizujemy pracę w sposób zapewniający ciągłość obsługi i zastępowalność.

Doświadczenie w przejmowaniu procesów
Zespół wdrożeniowy odpowiada za analizę obecnego sposobu pracy, migrację wiedzy oraz płynne uruchomienie obsługi.

Elastyczny zakres współpracy
Możesz przekazać jeden proces, kilka powiązanych obszarów albo stopniowo rozszerzać zakres usług.

Praca na systemie klienta
Dostosowujemy sposób realizacji zadań do środowiska technologicznego, procedur i organizacji pracy klienta.

Dedykowany opiekun współpracy
Za koordynację procesu, komunikację, terminy oraz jakość obsługi odpowiada wyznaczona osoba po stronie Aider Polska.

Kompetencje księgowe i technologiczne
Łączymy znajomość rachunkowości z doświadczeniem w organizacji procesów oraz wykorzystywaniu narzędzi wspierających automatyzację pracy.