Tokeny KSeF mają zostać utrzymane bezterminowo. Co oznacza decyzja Ministerstwa Finansów dla firm?

Co dokładnie zmieniło Ministerstwo Finansów?

W najnowszej wersji Podręcznika KSeF 2.0, część I Ministerstwo Finansów wskazało, że w odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców i dostawców oprogramowania księgowego zdecydowano się zachować token jako metodę uwierzytelniania na czas nieokreślony. Resort zapowiedział też nowelizację rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, aby dostosować przepisy do nowego podejścia.

Jeśli zapowiadana nowelizacja wejdzie w życie, firmy, które już wdrożyły integrację z KSeF opartą na tokenie w programie księgowym, systemie ERP czy w e-commerce, nie będą musiały w pośpiechu migrować na certyfikaty tylko dlatego, że zbliżał się sztywny termin graniczny.

Bezterminowe utrzymanie dotyczy samej metody uwierzytelniania. W konsultacjach Ministerstwo Finansów zaproponowało, aby poszczególne tokeny miały okres ważności od 1 do 365 dni. Rozwiązanie to nie zostało jeszcze wprowadzone do przepisów.

Jak jest obecnie i co ma się zmienić?

Zgodnie z obecnie obowiązującym rozporządzeniem token może służyć do uwierzytelniania do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało jednak zmianę tego przepisu.

• Od 1 lutego 2026 r. równolegle działają tokeny i certyfikaty KSeF.
• Do 31 grudnia 2026 r. token może być używany na podstawie obecnego brzmienia rozporządzenia.
• Od 1 stycznia 2027 r. obecne przepisy przewidują uwierzytelnianie certyfikatem KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało jednak utrzymanie także tokenów, co wymaga nowelizacji rozporządzenia.

Uzyskanie certyfikatu KSeF wydanego na dane spółki wymaga uprzedniego uwierzytelnienia spółki kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pieczęć nie jest jednak konieczna, gdy certyfikat zostaje wydany na dane uprawnionej osoby fizycznej działającej w imieniu spółki.

Dlaczego resort zmienił podejście?

Zmiana nie wzięła się znikąd. Środowisko księgowych, informatyków wdrażających integracje oraz dostawców oprogramowania od miesięcy sygnalizowało, że sztywna data wygaszenia tokenów generuje realne koszty i ryzyko organizacyjne, szczególnie dla mniejszych spółek, dla których zakup i odnawianie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej może wiązać się z dodatkowym kosztem. Sam certyfikat KSeF jest wydawany bezpłatnie.

Ministerstwo Finansów wprost powołało się na te postulaty jako powód zmiany podejścia, zapowiadając rezygnację z wygaszenia tokenów w zaktualizowanej wersji podręcznika.

Token KSeF a certyfikat KSeF – jakie są kluczowe różnice?

Choć tokeny i certyfikaty KSeF służą do uwierzytelnienia w systemie, nie są rozwiązaniami funkcjonalnie równoważnymi.

Token KSeF

• Bezpłatny. Nie wymaga zakupu dodatkowych narzędzi.
• Prosty do wygenerowania w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub przez API KSeF 2.0.
• Idealny do stałej integracji z programem księgowym lub systemem ERP.
• Służy do uwierzytelniania w KSeF i nie jest wykorzystywany do potwierdzania tożsamości wystawcy na fakturze wystawionej w trybie OFFLINE. Do wygenerowania kodu QR potwierdzającego tożsamość wystawcy potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.

Certyfikat KSeF

• Od lutego 2026 r. o certyfikat KSeF wnioskuje się w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo przez API KSeF 2.0. Certyfikat może zostać wydany na dane osoby fizycznej albo podmiotu.
• Występuje w dwóch typach: certyfikat do uwierzytelniania w KSeF (typ 1) oraz certyfikat do potwierdzania tożsamości wystawcy na fakturach wystawianych w trybach OFFLINE (typ 2).
• Certyfikat typu 2 jest potrzebny do oznaczania faktur wystawianych w trybie offline24, w okresie niedostępności KSeF oraz podczas awarii systemu.
• Sam certyfikat KSeF jest wydawany bezpłatnie. Dodatkowy koszt może dotyczyć kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeśli spółka wybierze ścieżkę certyfikatu wydanego na dane podmiotu.

Wiele firm może zatem potrzebować obu narzędzi: tokenu lub certyfikatu typu 1 do uwierzytelniania w bieżącej pracy oraz certyfikatu typu 2 do oznaczania faktur wystawianych w trybach OFFLINE, także w okresie niedostępności lub awarii KSeF.

Dlaczego utrzymanie tokenów ma znaczenie dla przedsiębiorców?

Zapowiedź bezterminowego pozostawienia tokenów w KSeF oznacza dla wielu firm większą elastyczność i ograniczenie konieczności przeprowadzania dodatkowych zmian organizacyjnych oraz technologicznych.

Brak obowiązkowej migracji z powodu końca 2026 roku

Po wejściu w życie zapowiadanej nowelizacji firmy korzystające z tokenów nie będą musiały zmieniać działającego modelu uwierzytelniania wyłącznie dlatego, że wcześniej zapowiedziano jego wycofanie z końcem 2026 roku.

Potencjalne ograniczenie kosztów

W przypadku niektórych spółek przejście na certyfikat KSeF wiązałoby się z koniecznością przygotowania dodatkowej infrastruktury uwierzytelniającej, w tym potencjalnego zakupu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Zapowiadane utrzymanie tokenów pozwoli uniknąć tego wydatku tam, gdzie nie jest on niezbędny do realizacji procesów firmy.

Mniej zmian w systemach księgowych i ERP

Po wejściu w życie nowelizacji dostawcy oprogramowania nie będą musieli wyłączać działających integracji tokenowych wyłącznie z powodu pierwotnego terminu granicznego. Dla przedsiębiorstw oznacza to mniejsze ryzyko niepotrzebnych zmian w procesach fakturowania i obiegu dokumentów.

Większa swoboda w planowaniu wdrożenia

Po wejściu w życie zapowiadanej nowelizacji firmy będą mogły dostosować model uwierzytelniania do swoich potrzeb, zamiast traktować 1 stycznia 2027 roku jako sztywną datę wymuszonej migracji.

Co firmy powinny zrobić po decyzji o bezterminowym utrzymaniu tokenów?

Przedsiębiorstwa powinny przede wszystkim zweryfikować, jak obecnie wygląda ich model uwierzytelniania i czy odpowiada on rzeczywistym potrzebom organizacji.

Warto:

• sprawdzić, z jakiej metody uwierzytelniania firma korzysta obecnie,
• zweryfikować konfigurację tokenów w systemie księgowym lub ERP,
• sprawdzić zakres uprawnień przypisanych do poszczególnych tokenów,
• ustalić, czy certyfikaty będą potrzebne do obsługi trybów offline,
• zadbać o bezpieczne przechowywanie tokenów i ograniczenie dostępu do nich,
• monitorować dalsze zmiany przepisów i dokumentacji KSeF.

Ministerstwo Finansów przypomina, że tokeny należy traktować jako dane szczególnie wrażliwe i nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym.

Tokeny KSeF zostają, ale przygotowania do KSeF nadal są potrzebne

Zapowiadane bezterminowe utrzymanie tokenów upraszcza sytuację wielu przedsiębiorstw, ale nie zwalnia ich z konieczności uporządkowania procesów związanych z KSeF. Nadal istotne pozostają m.in. konfiguracja uprawnień, integracja z systemami finansowo-księgowymi, obsługa faktur w trybach szczególnych oraz zapewnienie ciągłości procesów fakturowania.

Dla firm najważniejsze nie jest dziś wyłącznie pytanie, czy korzystać z tokenu, czy certyfikatu, lecz jak zaprojektować bezpieczny i sprawnie działający model obsługi KSeF dopasowany do skali działalności oraz wykorzystywanych systemów.

Zapowiedź Ministerstwa Finansów zwiększa przewidywalność planowania rozwiązania. Warto wykorzystać ten czas do uporządkowania procesów, zamiast odkładać przygotowania do KSeF na później.