Przygotowanie raportowania JPK CIT w SAP dla spółki transportowej raportującej zgodnie z MSSF

W związku z wejściem w życie nowych obowiązków raportowych w zakresie JPK CIT spółka z branży transportowej została objęta obowiązkiem dostosowania swoich procesów finansowo-księgowych do wymogów raportowania podatkowego JPK CIT.

Obowiązek raportowania wynikał z przekroczenia progu 50 mln EUR przychodów, co oznaczało konieczność przygotowania odpowiednich danych źródłowych oraz zapewnienia zgodności systemu SAP z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Projekt obejmował kompleksowe przygotowanie raportowania JPK CIT w SAP, w tym analizę jakości danych w systemie SAP, identyfikację błędów walidacyjnych oraz przeprowadzenie działań naprawczych umożliwiających wygenerowanie poprawnego raportu.

Ze względu na skalę działalności spółki oraz specyfikę prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), projekt wiązał się z szeregiem wyzwań zarówno technicznych, jak i interpretacyjnych.

Wyzwanie nr 1 – JPK CIT dla spółki raportującej zgodnie z MSSF

Jednym z najistotniejszych zagadnień projektu było przygotowanie raportowania dla spółki prowadzącej księgi rachunkowe zgodnie z MSSF.

Na etapie realizacji projektu Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze kompletnych znaczników umożliwiających mapowanie danych dla podmiotów sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSSF.

Oznaczało to, że część pól przewidzianych w strukturze JPK CIT nie mogła zostać uzupełniona, ponieważ nie istniały oficjalne wytyczne określające sposób ich wypełnienia.

Kluczowym elementem projektu było zatem rozróżnienie pomiędzy:

• polami, które powinny zostać obowiązkowo uzupełnione,
• polami, które powinny pozostać puste,
• polami, dla których brak danych wynikał bezpośrednio z nieopublikowania znaczników przez Ministerstwo Finansów.

Przeprowadzono szczegółową analizę dokumentacji technicznej oraz opublikowanych wyjaśnień dotyczących JPK CIT. Na tej podstawie potwierdzono, że pozostawienie części pól pustych nie było błędem raportowym, lecz konsekwencją braku oficjalnych rozwiązań dla podmiotów stosujących MSSF.

W ramach projektu przygotowano również dokumentację uzasadniającą sposób postępowania, co pozwoliło ograniczyć ryzyko interpretacyjne oraz zapewnić spójne podejście do raportowania.

Wyzwanie nr 2 – Błędy walidacyjne JPK CIT w SAP dotyczące MSSF

W trakcie testowego generowania plików wykryto dodatkowy problem związany z oznaczeniem podmiotu sporządzającego sprawozdanie finansowe zgodnie z MSSF.

W jednym z pól technicznych zamiast wymaganej wartości: 1 wprowadzono wartość: „TAK”.

Choć z biznesowego punktu widzenia informacja była poprawna, struktura JPK CIT wymaga konkretnej wartości technicznej zgodnej ze schematem XML.

Błąd powodował niezgodność raportu z wymaganiami walidacyjnymi i wymagał:

• zmiany pola technicznego z ‘TAK” na „1”,
• ponownego wygenerowania plików,
• przeprowadzenia kolejnej walidacji.

Po wdrożeniu zmian raport został zweryfikowany pod kątem poprawności technicznej oraz zgodności ze strukturą logiczną JPK CIT.

Wyzwanie nr 3 – Jak uporządkować plan kont przed raportowaniem JPK CIT? 

W trakcie analizy danych źródłowych zidentyfikowano braki w obszarze planu kont.

Część kont księgowych nie posiadała nazw lub posiadała opisy niezgodne z wymaganiami raportowymi.

Problem nie wpływał na bieżące funkcjonowanie działu księgowego, jednak mógł powodować błędy podczas raportowania JPK CIT.

W ramach projektu:

• przeanalizowano cały plan kont,
• zidentyfikowano konta wymagające uzupełnienia,
• ujednolicono sposób opisywania kont,
• przeprowadzono testy poprawności danych po aktualizacji.

Dzięki temu wyeliminowano ryzyko występowania braków w danych raportowych.

Wyzwanie nr 4 – Jakość danych kontrahentów a raportowanie JPK CIT 

Ze względu na międzynarodowy charakter działalności spółka współpracuje z dużą liczbą zagranicznych kontrahentów.

Podczas przeglądu kartotek wykryto szereg nieprawidłowości, między innymi:

• niepełne nazwy podmiotów,
• brak spójności w nazewnictwie,
• niejednolite dane identyfikacyjne,
• błędy w nazwie kraju

Choć informacje te były wystarczające do codziennej obsługi procesów operacyjnych, nie spełniały oczekiwanego poziomu jakości dla raportowania podatkowego.

W ramach projektu dokonano przeglądu kartotek oraz ujednolicono sposób prezentacji danych kontrahentów.

Efektem była poprawa jakość zarówno raportowania JPK CIT, jak i danych wykorzystywanych przez pozostałe obszary biznesowe.

Po uzupełnieniu brakujących danych wygenerowano nową wersję pliku i przeprowadzono ponowną walidację. W wyniku przeprowadzonych działań raport został uznany za poprawny pod względem technicznym oraz zgodny z wymogami struktury JPK CIT.

Wyzwanie nr 5 – Limit wielkości pliku JPK CIT – jak rozwiązać problem 100 MB? 

Jednym z największych wyzwań technicznych okazała się wielkość generowanego pliku.

W wyniku pierwszych prób wygenerowania raportu okazało się, że plik przekracza dopuszczalny limit 100 MB.

Skala działalności spółki oraz liczba zapisów księgowych powodowały wygenerowanie raportu o rozmiarze większym niż dopuszczony przez wymagania techniczne.

W celu rozwiązania problemu przeprowadzono:

• analizę struktury danych,
• testy różnych wariantów podziału danych,
• walidację kompletności raportowanych informacji.

Ostatecznie przygotowano rozwiązanie umożliwiające podział raportu na mniejsze pliki spełniające wymagania techniczne bez utraty danych.

Po podziale każdy plik został osobno zwalidowany pod kątem poprawności technicznej.

Wyzwanie nr 6 – Uzgodnienie danych ZOiS z raportem JPK CIT

Jednym z kluczowych etapów projektu była weryfikacja zgodności danych prezentowanych w raporcie JPK CIT z danymi wykazanymi w sprawozdaniu finansowym spółki.

W trakcie testów kontrolnych wykryto rozbieżność pomiędzy wynikiem brutto prezentowanym w sprawozdaniu finansowym a wynikiem wykazywanym w strukturze ZOiS generowanej w ramach raportu JPK CIT.

Ze względu na istotność tej pozycji przeprowadzono szczegółową analizę danych źródłowych wykorzystywanych do budowy raportu.

W toku prac ustalono, że przyczyną rozbieżności nie były błędne księgowania ani niepoprawne dane finansowe, lecz niekompletność danych uwzględnionych w strukturze ZOiS. W pierwotnej wersji raportu nie zostały uwzględnione wszystkie konta wykorzystywane przez spółkę, zarówno konta wynikowe, jak i konta bilansowe mające wpływ na sposób prezentacji danych w raportowaniu.

W efekcie wartość wyniku brutto prezentowana w raporcie JPK CIT była inna niż wynik brutto wykazany w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym.

W ramach projektu:

• przeprowadzono uzgodnienie danych pomiędzy SAP a raportem JPK CIT,
• zweryfikowano kompletność kont uwzględnianych w strukturze ZOiS,
• zidentyfikowano brakujące konta,
• rozszerzono zakres danych pobieranych do raportu,
• przeprowadzono ponowne wygenerowanie oraz walidację plików.

Po uwzględnieniu wszystkich wymaganych kont wartość wyniku brutto prezentowana w strukturze ZOiS została w pełni uzgodniona z wynikiem wykazanym w sprawozdaniu finansowym spółki.

Działanie to pozwoliło wyeliminować jedną z najistotniejszych niezgodności merytorycznych zidentyfikowanych podczas przygotowywania raportu JPK CIT.

Wyzwanie nr 7 – Spójność danych pomiędzy sekcjami raportu JPK CIT

W trakcie szczegółowej weryfikacji raportu zidentyfikowano również rozbieżności pomiędzy kwotami prezentowanymi w różnych częściach pliku JPK CIT.

Analiza wykazała brak zgodności pomiędzy wartościami wykazanymi w polach:

• Z_4 i Z_7 sekcji ZOiS,
• S_6 i S_7 sekcji sprawozdawczej JPK CIT.

Zgodnie z logiką raportu wartości prezentowane w tych polach powinny być tożsame, ponieważ dotyczą tych samych danych finansowych prezentowanych w różnych częściach struktury.

W toku prac przeprowadzono szczegółowe uzgodnienie danych pomiędzy poszczególnymi sekcjami raportu oraz zweryfikowano sposób ich prezentacji w systemie SAP. Analiza pozwoliła zidentyfikować źródło rozbieżności oraz określić zakres wymaganych korekt.

Po wprowadzeniu niezbędnych zmian wygenerowano nową wersję pliku i przeprowadzono ponowną walidację. Wyniki testów potwierdziły pełną zgodność wartości wykazywanych w polach Z_4 i Z_7 z odpowiadającymi im pozycjami S_6 i S_7, a także spójność danych w całym raporcie JPK CIT.

Dzięki przeprowadzonym działaniom wyeliminowano ryzyko raportowania niespójnych danych finansowych oraz zapewniono zgodność pomiędzy poszczególnymi sekcjami raportu.

Efekty projektu

Projekt zakończył się pełnym przygotowaniem spółki do raportowania JPK CIT.

Najważniejsze rezultaty obejmowały:

• przygotowanie plików raportowych zgodnych z wymaganiami JPK CIT,

  
  

• usunięcie błędów walidacyjnych występujących w danych SAP,

  
  

• poprawę jakości danych podstawowych,

  
  

• uporządkowanie planu kont,

  
  

• standaryzację danych kontrahentów zagranicznych,

  
  

• poprawę oznaczeń związanych z raportowaniem MSSF,

  
  

• wyeliminowanie błędu polegającego na wpisaniu wartości „tak” zamiast wartości „1”,

  
  

• rozwiązanie problemu przekroczenia limitu 100 MB poprzez podział raportu,

  
  

• przygotowanie podejścia raportowego dla spółki stosującej MSSF pomimo braku opublikowanych znaczników Ministerstwa Finansów,

  
  

• ograniczenie ryzyka podatkowego oraz technicznego związanego z nowym obowiązkiem raportowym.

  
  

• uzgodnienie wartości prezentowanych w sekcjach ZOiS oraz pozostałych częściach raportu JPK CIT,

  
  

• zapewnienie zgodności kwot wykazywanych w polach Z_4 i Z_7 z wartościami prezentowanymi w polach S_6 i S_7,

  
  

• eliminacja niezgodności merytorycznych występujących pomiędzy poszczególnymi sekcjami raportu,

  
  

• zwiększenie wiarygodności i spójności raportowanych danych finansowych.

  
  

Podsumowanie

Projekt pokazał, że wdrożenie JPK CIT jest procesem znacznie szerszym niż samo wygenerowanie pliku XML. Kluczowym czynnikiem sukcesu okazała się analiza jakości danych, znajomość wymogów podatkowych oraz umiejętność identyfikacji ryzyk wynikających zarówno z konfiguracji systemu SAP, jak i z niepełnej gotowości otoczenia regulacyjnego.

Szczególnie wymagającym obszarem było przygotowanie raportowania dla podmiotu stosującego MSSF w sytuacji, gdy Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze kompletnych znaczników mapujących dla takich jednostek. Dzięki przeprowadzonej analizie możliwe było właściwe określenie pól, które powinny pozostać niewypełnione, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z aktualnymi wymaganiami raportowymi.