Przygotowanie pliku JPK_KR_PD dla spółki korzystającej z SAP

W tym case study pokazujemy, jak wsparliśmy klienta z branży produkcyjnej w przygotowaniu zgodnego z przepisami pliku JPK_KR_PD, przeprowadziliśmy weryfikację mapowania planu kont oraz wyeliminowaliśmy błędy, które mogły skutkować koniecznością późniejszych korekt lub zwiększonym ryzykiem podatkowym.

Wyzwanie klienta

Nasz klient z branży produkcyjnej wykorzystuje system SAP jako główny system finansowo-księgowy. W związku z obowiązkiem przygotowania pliku JPK_KR_PD za rok podatkowy 2025 stanął przed koniecznością dostosowania danych księgowych do nowej struktury logicznej.

System SAP był przygotowany do generowania struktur takich jak:

• JPK_KR,
• JPK_FA,
• JPK_MAG,

jednak z uwagi na ograniczenia techniczne nie umożliwiał wygenerowania kompletnego i poprawnego pliku JPK_KR_PD gotowego do wysyłki.

Spółka samodzielnie przygotowała pierwszy etap projektu, czyli mapowanie kont księgowych do wymaganych znaczników JPK_KR_PD. Ze względu na znaczenie poprawności raportowanych danych oraz konieczność ograniczenia ryzyka błędów przed pierwszym raportowaniem zdecydowała się na niezależną weryfikację przygotowanego rozwiązania.

Naszym zadaniem było nie tylko techniczne przygotowanie pliku XML, ale przede wszystkim zapewnienie zgodności z wymaganiami Ministerstwa Finansów oraz poprawności prezentacji danych księgowych.

Zakres realizowanych prac

Projekt został podzielony na dwa główne etapy:

• weryfikację mapowania planu kont,
• przygotowanie i walidację pliku JPK_KR_PD.

Weryfikacja mapowania planu kont

Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza przygotowanego przez klienta mapowania kont księgowych.

Zweryfikowaliśmy przypisanie poszczególnych kont do odpowiednich pozycji struktury JPK_KR_PD oraz ich powiązanie z bilansem i rachunkiem zysków i strat. Pozwoliło to właściwie ocenić charakter operacji ujmowanych na poszczególnych kontach oraz poprawność zastosowanych znaczników.

Podczas analizy zidentyfikowaliśmy kilka obszarów wymagających korekty.

Pominięcie kont z zerowym saldem

Jednym z najczęściej spotykanych problemów było pominięcie kont, których saldo końcowe wynosiło zero.

Choć na koniec roku konto nie wykazywało salda, w trakcie roku występowały na nim obroty. Zgodnie z wymaganiami struktury JPK_KR_PD takie konta również powinny zostać odpowiednio oznaczone.

Brak kont technicznych

Podobna sytuacja dotyczyła kont technicznych, które również zostały pominięte podczas mapowania.

Ich nieuwzględnienie mogło skutkować niekompletnością raportowanych danych.

Nieprawidłowe oznaczenia znaczników

Kolejnym błędem było nieprawidłowe stosowanie wielkości liter w znacznikach.

Dla schemy JPK_KR_PD zapis ma znaczenie techniczne. Przykładowo znacznik: BPBIII3d_D12 nie jest tożsamy z zapisem: BPBIII3D_D12.

Nawet pozornie niewielka różnica może powodować błędy podczas walidacji pliku.

Brak znaczników dodatkowych

Klient przypisał wyłącznie znaczniki podstawowe.

W ramach naszej analizy rozszerzyliśmy mapowanie o znaczniki dodatkowe wszędzie tam, gdzie charakter konta wymagał uwzględnienia zarówno salda po stronie Wn, jak i Ma.

Dotyczyło to przede wszystkim kont o charakterze mieszanym.

Nieprawidłowe wykorzystanie pozycji „INNE”

Przeprowadziliśmy również szczegółową analizę pozycji oznaczonych znacznikiem „INNE”.

Część kont została zakwalifikowana do tej kategorii nieprawidłowo i wymagała przypisania do właściwych pozycji struktury.

Walidacja mapowania

Po omówieniu wszystkich zmian z zespołem klienta wprowadzono uzgodnione korekty.

Następnie przeprowadziliśmy ponowną walidację mapowania, potwierdzając jego zgodność z wymaganiami JPK_KR_PD.

Przygotowanie pliku JPK_KR_PD

Po zakończeniu prac nad mapowaniem rozpoczęliśmy przygotowanie właściwego pliku JPK_KR_PD na podstawie danych wygenerowanych z systemu SAP.

Zweryfikowaliśmy kompletność danych w najważniejszych węzłach struktury, w tym:

• Dziennik,
• KontoZapis,
• Kontrahent.

Analiza obejmowała zarówno poprawność danych biznesowych, jak i zgodność ze strukturą logiczną XML.

Najczęściej wykrywane błędy

Podczas przygotowywania pliku zidentyfikowaliśmy kilka istotnych niezgodności.

Puste zapisy w strukturze

System generował zapisy, w których zarówno strona Wn, jak i Ma posiadały wartość zero.

Takie rekordy wymagały usunięcia przed przygotowaniem finalnego pliku.

Brak polskich znaków

W opisach części operacji księgowych brakowało polskich znaków.

Choć problem wydaje się techniczny, wpływał na czytelność danych i ich późniejszą analizę.

Niekompletne dane kontrahentów

W strukturze Kontrahent tylko część rekordów zawierała prawidłowe kody krajów.

Po analizie dane zostały uzupełnione, dzięki czemu plik spełnił wymagania struktury logicznej.

Końcowa walidacja

Po wyeliminowaniu wszystkich niezgodności wykonaliśmy końcową walidację pliku JPK_KR_PD.

Wynik potwierdził zgodność przygotowanego pliku z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Po zakończeniu prac klient dokonał wysyłki pliku za pomocą dedykowanej aplikacji Ministerstwa Finansów.

Efekty projektu

Realizacja projektu pozwoliła osiągnąć kilka kluczowych rezultatów:

• pełną zgodność mapowania planu kont z wymaganiami JPK_KR_PD,
• przygotowanie poprawnego pliku XML JPK_KR_PD,
• pozytywną walidację przed wysyłką,
• wyeliminowanie błędów przed pierwszym raportowaniem,
• ograniczenie ryzyka podatkowego,
• uniknięcie konieczności późniejszych korekt,
• terminowe wywiązanie się z obowiązku raportowania JPK_CIT.

Dzięki ścisłej współpracy z zespołem księgowym klienta wszystkie wątpliwości były na bieżąco wyjaśniane, a cały proces przebiegł sprawnie i zgodnie z harmonogramem.