Mapowanie planu kont i znaczników PD do JPK_KR_PD w jednostce z branży medycznej – jak ograniczyć zapisy na kontach pozabilansowych?

Celem projektu było nie tylko techniczne przypisanie wymaganych oznaczeń do istniejących kont księgowych, ale przede wszystkim takie dostosowanie ewidencji księgowej, aby przyszłe raportowanie danych w strukturze JPK_KR_PD było możliwie spójne, powtarzalne i w jak największym stopniu oparte na danych wynikających bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego.

Projekt obejmował kompleksowe mapowanie planu kont do znaczników JPK_KR_PD, analizę brakujących oznaczeń oraz zaprojektowanie sposobu ewidencji zdarzeń powodujących różnice pomiędzy wynikiem bilansowym a wynikiem podatkowym.

W skrócie

Wyzwanie – dostosowanie planu kont do JPK_KR_PD

Jednym z kluczowych elementów wdrożenia JPK_KR_PD jest odpowiednie oznaczenie kont księgowych zgodnie ze słownikami znaczników przewidzianymi dla tej struktury.

Słowniki znaczników wynikają z załączników do rozporządzenia Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2024 poz. 1314). Ze schematu struktury JPK_KR_PD opublikowanego przez Ministerstwo Finansów wynika również, że pola S_12_1 i S_12_2 wykorzystują słownik „Mapa kont”, natomiast pole S_12_3 odnosi się do odrębnej „Mapy kont PD”, czyli znaczników podatkowych.

W praktyce samo przypisanie znacznika do nazwy konta nie jest wystarczające. Konieczne jest zrozumienie, jakiego rodzaju operacje faktycznie są ewidencjonowane na danym koncie, ponieważ to treść ekonomiczna zapisów powinna determinować prawidłowe mapowanie.

W przypadku klienta dodatkowym wyzwaniem była rozbudowana działalność operacyjna charakterystyczna dla jednostki z branży medycznej, a w konsekwencji szeroki plan kont obejmujący różnego rodzaju koszty, przychody, rozliczenia międzyokresowe, zobowiązania, należności oraz pozostałe pozycje bilansowe i wynikowe.

Naszym zadaniem było więc nie tylko przeprowadzenie mapowania kont księgowych JPK_KR_PD, ale również zidentyfikowanie miejsc, w których obecna struktura planu kont może nie zapewniać wystarczającego poziomu szczegółowości do prawidłowego raportowania.

Co oznaczają pola S_12_1, S_12_2 i S_12_3?

W strukturze JPK_KR_PD znaczniki kont z zestawienia obrotów i sald wpisuje się w trzech polach. S_12_1 to znacznik główny konta, S_12_2 – znacznik dodatkowy, stosowany, gdy charakter konta tego wymaga, a S_12_3 – znacznik podatkowy PD. Co istotne, pole S_12_3 jest w schemacie opcjonalne, ale według wyjaśnień Ministerstwa Finansów trzeba je wypełnić zawsze, gdy konto wymaga znacznika PD.

Mapowanie kont do znaczników S_12_1 i S_12_2

Pierwszym etapem prac była szczegółowa analiza planu kont klienta.

Dla każdego konta oceniliśmy jego charakter oraz rodzaj księgowanych na nim operacji, a następnie przypisaliśmy właściwy znacznik główny JPK_KR_PD, raportowany w polu S_12_1. W przypadkach, w których charakter konta wymagał dodatkowego oznaczenia, wskazaliśmy również znacznik dodatkowy S_12_2.

Efektem tego etapu była przygotowana dla klienta mapa kont JPK_KR_PD, wskazująca sposób oznaczenia poszczególnych kont na potrzeby przyszłego raportowania.

Analiza brakujących znaczników JPK_KR_PD

Nie ograniczyliśmy się jednak wyłącznie do kont już istniejących w planie kont klienta. Kolejnym elementem projektu było porównanie planu kont z katalogiem znaczników określonych przez Ministerstwo Finansów. Na tej podstawie wyszczególniliśmy znaczniki JPK_KR_PD, dla których w obecnym planie kont klienta nie występowały odpowiadające im konta.

Sama identyfikacja brakujących oznaczeń nie oznaczała jednak automatycznie rekomendacji tworzenia nowych kont dla każdego znacznika. Analizowaliśmy również profil działalności klienta oraz prawdopodobieństwo wystąpienia poszczególnych kategorii operacji.

Dzięki temu mogliśmy wyszczególnić znaczniki, które w praktyce mogą mieć dla jednostki medycznej istotne znaczenie, oraz takie, które dotyczą zdarzeń mało prawdopodobnych lub nieadekwatnych do modelu działalności klienta.

Dla brakujących obszarów przygotowaliśmy propozycje nowych kont księgowych wraz z odpowiednimi znacznikami JPK_KR_PD. Jednocześnie wskazaliśmy, których zmian w planie kont rekomendujemy dokonać w pierwszej kolejności. Takie podejście pozwoliło uniknąć niepotrzebnego rozbudowywania planu kont wyłącznie na potrzeby technicznego odwzorowania całego słownika JPK_KR_PD.

Znaczniki podatkowe PD i różnice bilansowo-podatkowe

Najbardziej wymagającym elementem projektu było zaprojektowanie sposobu ewidencji zdarzeń wpływających na różnice pomiędzy wynikiem bilansowym a podatkowym. W strukturze JPK_KR_PD istotną rolę odgrywa pole S_12_3, w którym wykazywane są znaczniki podatkowe PD wynikające z odrębnej Mapy kont PD.

Słownik przewiduje znaczniki PD w dwóch wersjach: dla kont wynikowych oraz – z dopiskiem _PB – dla kont pozabilansowych. Część kategorii występuje wyłącznie w wersji pozabilansowej:

Ministerstwo Finansów dopuszcza różne sposoby organizacji ewidencji dla celów podatkowych. Podatnik może wykorzystywać wyodrębnione konta bilansowe, konta pozabilansowe albo model mieszany, przy czym właściwy znacznik PD powinien zostać przypisany wszędzie tam, gdzie wymaga tego charakter danego konta.

Klient zdecydował, że nie chce prowadzić dodatkowej ewidencji różnic podatkowych na kontach pozabilansowych JPK_KR_PD. Zależało mu na tym, aby dane potrzebne do raportowania były możliwie szeroko generowane bezpośrednio z podstawowej ewidencji księgowej. W związku z tym konieczne było zaprojektowanie alternatywnego modelu.

Nowe konta wynikowe ze znacznikami PD

Przeanalizowaliśmy konta wynikowe, na których klient księgował operacje mogące powodować różnice pomiędzy wynikiem rachunkowym a podstawą opodatkowania CIT. Szczególną uwagę zwróciliśmy na sytuacje, w których na jednym koncie mogły być ujmowane zarówno zdarzenia mające określone skutki podatkowe, jak i operacje neutralne albo rozliczane podatkowo w inny sposób.

Z perspektywy raportowania JPK_KR_PD takie rozwiązanie może być problematyczne, ponieważ prawidłowe przypisanie znacznika PD wymaga odpowiedniego wyodrębnienia kategorii zdarzeń podatkowych. W odpowiedzi na ten problem zaproponowaliśmy klientowi utworzenie nowych kont wynikowych, analogicznych do kont już funkcjonujących w jego planie kont, ale przeznaczonych do ewidencji określonych różnic podatkowych.

Wyodrębnione konta miały służyć m.in. do ujmowania:

• różnic trwałych,
• różnic przejściowych,
• odwróceń wcześniej rozpoznanych różnic.

Osobne konta dostały przede wszystkim rezerwy, np. na wynagrodzenia, naliczone odsetki od pożyczek oraz odpisy aktualizujące. To typowe źródła różnic: co do zasady nie są kosztem podatkowym w momencie ujęcia w księgach (art. 16 ust. 1 pkt 11, 26a i 27 ustawy o CIT), a ich skutki podatkowe pojawiają się później albo wcale.

Każde z nowych kont zostało oznaczone jednocześnie znacznikiem głównym, właściwym dla danej pozycji rachunku zysków i strat, oraz odpowiednim znacznikiem podatkowym PD. W efekcie informacja potrzebna do JPK_KR_PD będzie wynikała bezpośrednio z konta, na którym zaksięgowano daną operację.

Rezygnacja z ręcznych zapisów na kontach pozabilansowych

Jednym z głównych celów klienta było ograniczenie dodatkowych czynności wykonywanych przez księgowych wyłącznie na potrzeby raportowania podatkowego. Alternatywnym rozwiązaniem byłoby bowiem pozostawienie obecnego modelu księgowania i każdorazowe wykonywanie dodatkowego zapisu na odpowiednim koncie pozabilansowym oznaczonym znacznikiem PD.

Takie rozwiązanie może jednak oznaczać konieczność pamiętania przez pracowników działu księgowego o wykonaniu dodatkowej operacji przy każdym zdarzeniu wpływającym na różnicę bilansowo-podatkową.

Zaprojektowany przez nas model oparty na wyodrębnionych kontach wynikowych ze znacznikami podatkowymi JPK_KR_PD pozwolił klientowi całkowicie zrezygnować z kont pozabilansowych. Księgowy ujmuje daną operację bezpośrednio na odpowiednim koncie, a informacja potrzebna do raportowania JPK_KR_PD jest już powiązana z tym kontem.

Efekt projektu

W wyniku realizacji projektu klient otrzymał kompleksowe wsparcie w zakresie mapowania planu kont na potrzeby JPK_KR_PD oraz dostosowania ewidencji księgowej do nowych obowiązków raportowych. W szczególności przygotowaliśmy dla klienta:

• zmapowany plan kont, z przypisanymi znacznikami głównymi i dodatkowymi raportowanymi w polach S_12_1 i S_12_2,
• identyfikację znaczników przewidzianych w wytycznych i słownikach Ministerstwa Finansów, które nie znajdowały odzwierciedlenia w dotychczasowym planie kont klienta,
• propozycje nowych kont księgowych dla brakujących kategorii, wraz ze wskazaniem, które z nich rekomendujemy wdrożyć w pierwszej kolejności,
• analizę kont mogących generować różnice pomiędzy wynikiem bilansowym a podatkowym,
• propozycję nowych kont wynikowych przeznaczonych do ewidencjonowania różnic trwałych, różnic przejściowych oraz ich odwróceń,
• przypisanie znaczników podatkowych PD do nowych kont, tak aby dane potrzebne do raportowania w polu S_12_3 wynikały bezpośrednio z ewidencji księgowej,
• model ewidencji różnic podatkowych oparty na kontach wynikowych, zgodny z decyzją klienta o rezygnacji z dodatkowego księgowania na kontach pozabilansowych,
• rekomendacje dotyczące dalszego dostosowania planu kont i procesów księgowych do JPK_KR_PD.

Przyjęte rozwiązanie pozwala oprzeć przygotowanie pliku JPK_KR_PD na danych wynikających bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego, a tym samym ograniczyć liczbę manualnych czynności po stronie zespołu księgowego i zmniejszyć ryzyko błędnego przypisania znaczników.

Konta wynikowe, pozabilansowe czy model mieszany?

Wybór modelu ewidencji różnic podatkowych zależy od organizacji pracy księgowości i od tego, jak często w jednostce występują zdarzenia wymagające znaczników PD. Każde z rozwiązań dopuszczonych przez Ministerstwo Finansów ma swoje zalety i ograniczenia:

Warto też pamiętać, że słownik znaczników PD może się zmienić. Ministerstwo Finansów konsultowało projekt jego rozszerzenia o nowe znaczniki dla kont wynikowych i pozabilansowych. Jeśli zmiany wejdą w życie, przygotowane mapowanie trzeba będzie przejrzeć.

Wsparcie w mapowaniu planu kont JPK_KR_PD

Projekt pokazuje, że mapowanie planu kont do JPK_KR_PD nie powinno polegać wyłącznie na technicznym przypisaniu znaczników do istniejących numerów kont. W wielu przypadkach prawidłowe przygotowanie organizacji do raportowania wymaga wcześniejszej analizy sposobu księgowania poszczególnych zdarzeń, identyfikacji kont wymagających podziału, zaprojektowania nowych kont analitycznych lub wynikowych oraz wyboru właściwego sposobu ewidencjonowania różnic bilansowo-podatkowych i znaczników PD.

Dobrze przeprowadzone mapowanie kont JPK_KR_PD może dzięki temu jednocześnie przygotować podatnika do spełnienia obowiązków raportowych oraz uprościć pracę zespołu księgowego. O terminach przesyłania JPK_KR_PD piszemy w artykule JPK_KR_PD i JPK_CIT 2026 – kluczowe terminy, mapowanie kont i wdrożenie, a mapowanie kont w innym systemie opisujemy w case study Wdrożenie JPK_CIT w spółce handlowej (Enova).

W ramach usługi CIT compliance pomagamy przygotować plan kont i ewidencję do JPK_KR_PD – od mapowania znaczników, przez model ewidencji różnic podatkowych, po weryfikację danych przed wysyłką.