Jak przejęliśmy raportowanie do międzynarodowej grupy w 18 krajach w IBM Cognos Controller

W skrócie

Klient: grupa z branży ochrony zdrowia w 18 krajach

Międzynarodowe grupy kapitałowe coraz częściej oczekują od spółek lokalnych nie tylko terminowych danych finansowych, lecz także pełnej spójności, wysokiej jakości informacji oraz gotowości do szybkiego reagowania na zmiany wytycznych raportowych. W praktyce oznacza to ogromną presję na lokalne zespoły finansowe i osoby odpowiedzialne za raportowanie.

Z taką sytuacją mierzyły się spółki należące do międzynarodowej grupy z branży ochrony zdrowia, obecnej w 18 krajach – prowadzące m.in. szpital, przychodnie i placówki medycyny estetycznej, a także jedna spółka zagraniczna. Każda ze spółek funkcjonowała w innym otoczeniu prawnym i na innym systemie finansowo-księgowym, jednak wszystkie musiały raportować dane do centrali w systemie IBM Cognos Controller, według bardzo restrykcyjnego harmonogramu.

Celem klientów było jedno: zapewnić bezpieczne, terminowe i bezproblemowe raportowanie do grupy, bez dalszego obciążania lokalnych zespołów finansowych.

Problem: wysokie wymagania centrali i rosnące ryzyko operacyjne

Raportowanie grupowe obejmowało znacznie więcej niż standardowe zamknięcie miesiąca. Każdy cykl raportowy oznaczał konieczność uzgadniania transakcji z jednostkami powiązanymi, przygotowywania szczegółowych not dotyczących m.in. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, rezerw czy odpisów aktualizujących. Dodatkowo, w okresach kwartalnych, pojawiał się obowiązek uzgodnienia efektywnej stawki podatkowej w dedykowanym narzędziu grupowym.

Połączenie:

• bardzo krótkich terminów,
• skomplikowanej logiki IBM Cognos Controller,
• różnorodnych systemów lokalnych,
• intensywnej komunikacji z centralą

powodowało, że raportowanie stawało się jednym z najbardziej ryzykownych i czasochłonnych obszarów pracy zespołów finansowych. Każdy błąd lub opóźnienie generował dodatkowe wyjaśnienia, korekty i presję po stronie lokalnego managementu.

Rozwiązanie: pełne przejęcie odpowiedzialności za raportowanie grupowe

W Aider Polska przejęliśmy całościową odpowiedzialność za proces raportowania do grupy dla kilkunastu spółek, w tym jednej zagranicznej, działając jako zewnętrzny, wyspecjalizowany zespół raportowy – faktyczne przedłużenie działów finansowych klienta. Spółki przejmowaliśmy w różnych momentach współpracy: zaczynaliśmy od obsługi księgowej, a już od kolejnego miesiąca raportowaliśmy dane spółki do grupy. Proces prowadzi zespół 4 osób.

Wdrożenie: mapowanie lokalnych kont do planu kont grupy

Współpracę rozpoczęliśmy od szczegółowego wdrożenia, obejmującego mapowanie lokalnych kont księgowych do planu kont grupy. Plan kont obowiązujący w grupie jest bardzo rozbudowany i wymaga raportowania z podziałem na wiele MPK, dlatego mapowanie zostało przygotowane z uwzględnieniem nie tylko struktury kont, lecz także zasad ich wzajemnych uzgodnień w systemie konsolidacyjnym. Na tym etapie zweryfikowaliśmy również lokalne schematy księgowań i – tam, gdzie było to konieczne – zaproponowaliśmy zmiany zwiększające spójność danych raportowych.

Miesięczny cykl raportowy w IBM Cognos Controller

Po zamknięciu każdego miesiąca przejmujemy pełną obsługę danych raportowych: od weryfikacji zestawień obrotów i sald, przez kontrolę spójności danych, aż po ich załadowanie do IBM Cognos Controller. Kluczowym elementem naszego podejścia jest identyfikacja i eliminacja niezgodności, zanim dane trafią do centrali, co znacząco ogranicza liczbę korekt po stronie grupy.

Cały cykl mieści się w pięciu dniach roboczych:

Transakcje z jednostkami powiązanymi, waluty i efektywna stawka podatkowa

Szczególną uwagę poświęcamy transakcjom z jednostkami powiązanymi (intercompany) – zarówno pod kątem poprawnego przypisania do kont grupowych, jak i zgodności z logiką raportów w Cognos. O tym, jak zachować spójność danych przy pożyczkach wewnątrzgrupowych, piszemy w artykule Naliczanie odsetek od pożyczek – jak zapewnić poprawność ewidencji i spójność danych w grupie kapitałowej.

Obsługujemy również raportowanie w walutach obcych oraz zapewniamy pełne wsparcie w obszarach wymagających specjalistycznej wiedzy, takich jak uzgodnienie efektywnej stawki podatkowej.

Uzgodnienie efektywnej stawki podatkowej przygotowujemy co kwartał w narzędziu grupowym. Wyjaśnia ono, dlaczego podatek wykazany w wyniku spółki różni się od iloczynu zysku przed opodatkowaniem i stawki ustawowej.

Kontakt z centralą i nowe wytyczne

Dodatkowo to my przejmujemy bieżący kontakt z zespołami raportowymi w grupie, wdrażamy nowe wytyczne, aktualizacje szablonów oraz zmiany reguł walidacyjnych. Klient otrzymuje jedno miejsce odpowiedzialności za cały proces raportowania.

Efekty: realna wartość dla klientów i grupy

Dzięki outsourcingowi raportowania klienci osiągnęli realne, odczuwalne korzyści biznesowe. Proces raportowania został ustabilizowany, a raporty są dostarczane do grupy terminowo i w oczekiwanej jakości. Ryzyko błędów konsolidacyjnych zostało istotnie ograniczone, a liczba zapytań i korekt ze strony centrali znacząco spadła.

Lokalne zespoły finansowe zostały odciążone z najbardziej czasochłonnych i technicznych elementów raportowania, co pozwoliło im skupić się na analizie wyników i wsparciu biznesu. Z perspektywy grupy oznacza to spójne dane gotowe do konsolidacji, a z perspektywy lokalnego managementu – większą przewidywalność i bezpieczeństwo całego procesu.

Najlepszym potwierdzeniem jakości jest rozwój współpracy: grupa powierza nam raportowanie kolejnych, nowych spółek, a jeden z klientów z grupy wystawił nam pozytywne referencje.

Co obejmuje pakiet raportowy do grupy?

W opisanym projekcie dane przekazywane do centrali obejmowały:

Dane z pakietów spółek są podstawą skonsolidowanego sprawozdania grupy – zasady konsolidacji opisujemy w artykule Konsolidacja sprawozdań finansowych – kluczowe zasady i wymagania.

Jak przygotować spółkę do przekazania raportowania do grupy?

Przed przekazaniem raportowania do grupy zewnętrznemu zespołowi warto przygotować:

1. Wytyczne grupy: instrukcję raportową, plan kont grupy, harmonogram i reguły walidacyjne obowiązujące w systemie konsolidacyjnym.

2. Mapowanie kont: przypisanie lokalnych kont do planu kont grupy, z podziałem na MPK, jeśli grupa go wymaga.

3. Schematy księgowań: sprawdzenie, czy lokalne księgowania dostarczają danych w podziale, jakiego wymagają noty grupy.

4. Listę jednostek powiązanych: spółki z grupy, z którymi zawierane są transakcje, i zasady ich uzgadniania.

5. Dostępy i kontakty: dostęp do systemu konsolidacyjnego i osoby kontaktowe w zespołach raportowych grupy.

Przy takim przygotowaniu raportowanie można przejąć szybko – w opisanym projekcie dane spółki trafiały do grupy już od miesiąca następującego po rozpoczęciu obsługi księgowej.

Podsumowanie: dlaczego to rozwiązanie działa

To case study pokazuje, że outsourcing raportowania do międzynarodowej grupy kapitałowej to nie tylko delegowanie obowiązków, ale świadoma decyzja o zwiększeniu kontroli, jakości i bezpieczeństwa danych finansowych. Dzięki doświadczeniu w pracy z IBM Cognos Controller, znajomości wymogów grupowych oraz elastycznemu podejściu jesteśmy w stanie skutecznie przejąć nawet najbardziej wymagające procesy raportowe.

Dla klientów oznacza to spokój, przewidywalność i pewność, że raportowanie do grupy jest w rękach zespołu, który zna realia międzynarodowych struktur i potrafi działać pod presją czasu.

Jak Aider Polska może pomóc?

Prowadzimy księgowość spółek raportujących do zagranicznych central i przygotowujemy dla nich dane w formacie grupy – w ramach specjalizacji księgowość dla firm raportujących do grupy. Pracujemy również na systemie klienta. Wspieramy też raportowanie zarządcze do grupy, obsługę księgową grup kapitałowych i konsolidację sprawozdań finansowych.

Outsourcing przynosi szereg korzyści, szczególnie w kontekście tak skomplikowanych raportowań, które składają się z wielu elementów:

• Wysoka jakość i spójność danych – nasz zespół zna IBM Cognos Controller i sprawnie uzgadnia zaraportowane dane, korzystając z różnych raportów w tym systemie.
• Mniejsze ryzyko błędów i opóźnień – dzięki wewnętrznym procedurom, znajomości standardów raportowania oraz doświadczeniu w pracy z wymagającymi działami grupy.
• Obsługa skomplikowanych wymogów centrali – sprawnie wdrażamy nowe wytyczne raportowe, aktualizacje szablonów, zmiany w strukturach pakietów i nowe reguły walidacyjne.
• Sprawna praca z systemami konsolidacyjnymi – poprawnie mapujemy dane, analizujemy różnice konsolidacyjne i eliminujemy niezgodności już na etapie wprowadzania informacji.
• Oszczędność czasu i zasobów wewnętrznych – lokalne działy finansowe mogą skupić się na analizie biznesowej, planowaniu i wsparciu operacyjnym.
• Elastyczność i skalowalność – zakres wsparcia dopasowujemy do zmian w strukturze grupy, rosnącej liczby spółek i złożoności raportowania.

Outsourcing procesu raportowania staje się więc nie tylko sposobem na usprawnienie przepływu danych, ale również strategicznym narzędziem wspierającym stabilność, transparentność i efektywność całej grupy kapitałowej.