Jak otwierać i zamykać księgi w przypadku likwidacji spółki (Gazeta Prawna 21.01.2013)

Uchwałę podjęto 15 stycznia 2013 r. Jest ona zgodna z umową spółki, która wymienia przesłanki, w wyniku których można postawić ją w stan likwidacji. Co należy teraz zrobić od strony rachunkowej?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać postawiona w stan likwidacji na podstawie uchwały wspólników w wyniku zaistnienia okoliczności, które zostały wymienione w ustawie z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.). Ustawa o rachunkowości nakłada na likwidowane spółki specyficzne wymagania. Jedno z nich dotyczy momentu otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z przepisami ustawy spółka zobowiązana jest do zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający dzień postawienia jej w stan likwidacji. Należy przy tym pamiętać, że księgi rachunkowe powinny zostać zamknięte nie później niż w ciągu trzech miesięcy od daty zaistnienia tego zdarzenia.

Na dzień otwarcia likwidacji, w ciągu piętnastu dni od zaistnienia zdarzenia, jednostka ma obowiązek otworzyć księgi rachunkowe. Od tego momentu spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi swoją działalność pod dotychczasową firmą z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień zakończenia likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i – analogicznie jak w przypadku zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji – należy je zamknąć w ciągu trzech miesięcy od daty zaistnienia tego zdarzenia. Istotny jest fakt, że zamknięcie ksiąg rachunkowych zarówno na dzień poprzedzający dzień postawienia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w stan likwidacji jak i na dzień zakończenia procesu likwidacji, należy sporządzić sprawozdanie finansowe, a ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki specjalne obowiązki związane z wyceną i prezentacją składników majątku spółki.

Przykład

Sposób postępowania

Transmed Sp. z o.o. prowadzi na terenie Polski działalność handlową. W związku z niekorzystną sytuacją gospodarczą wspólnicy spółki postanowili o jej likwidacji i 15 stycznia 2013 r. powzięli uchwałę o postawieniu spółki w stan likwidacji. Decyzja wspólników jest zgodna z umową spółki, która wymienia przesłanki, w wyniku których można postawić Transmed Sp. z o.o. w stan likwidacji. Obecnie proces likwidacji Transmed Sp. z o.o. jest w toku.
Obowiązki Transmed Sp. z o.o. związane z otwieraniem i zamykaniem ksiąg rachunkowych są następujące:

• na dzień 14 stycznia 2013 r. należy zamknąć księgi rachunkowe (do 14 kwietnia 2013 r.) i sporządzić sprawozdanie finansowe zgodnie ze specyficznymi wymogami określonymi w ustawie o rachunkowości;
• na dzień 15 stycznia 2013 r. należy otworzyć księgi rachunkowe (do 3o stycznia 2013 r.), wprowadzając jako bilans otwarcia dane ze sprawozdania finansowego sporządzonego na 14 stycznia;
• na dzień zakończenia procesu likwidacji Transmed Sp. z o.o. będzie zobowiązana do zamknięcia ksiąg rachunkowych w ciągu trzech miesięcy oraz do sporządzenia sprawozdania finansowego zgodnie z wymogami ustawy.

Podstawa prawna:
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Autor:
Magdalena Kraszewska–Szuba
Aider Polska (MDDP Outsourcing) w Warszawie