Odroczenie kar w KSeF do końca 2027 r. Co oznacza projekt rządu dla firm?

Projekt obejmuje też drugi, mniej nagłośniony obszar: przedłużenie do 30 czerwca 2030 r. odwrotnego obciążenia VAT dla gazu, energii elektrycznej i uprawnień do emisji gazów cieplarnianych. Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie się zmienia, czego projekt nie zmienia i co z tego wynika dla finansów, księgowości i IT.

Co dokładnie przewiduje projekt?

Najważniejsza zmiana dotyczy terminu kar. Przepisy o karach pieniężnych za naruszenia w KSeF (art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT) mają wejść w życie 1 stycznia 2028 r., a nie 1 stycznia 2027 r. Projekt zmienia w tym celu przepis o wejściu w życie ustawy z 16 czerwca 2023 r., która wprowadziła KSeF.

Według uzasadnienia projekt odpowiada na postulaty przedsiębiorców. Odroczenie ma dać czas firmom, które do końca 2026 r. korzystają z okresów przejściowych, oraz tym, które już stosują KSeF, ale mają trudności z jego prawidłowym wdrożeniem.

Czy KSeF jest przesunięty na 2028 r.?

Nie. Przesunięte mają zostać wyłącznie kary. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników, w tym dla najmniejszych firm. Ministerstwo Finansów podkreśla, że przyjęte rozwiązanie nie oznacza rezygnacji z obowiązku stosowania KSeF.

Małe firmy i limit 10 000 zł – co od 1 stycznia 2027 r.?

Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana takimi fakturami w miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ustawy o VAT). Do tego samego dnia można też wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących (art. 145n). Od 1 stycznia 2027 r. oba wyjątki wygasają i projekt tego nie zmienia.

Dla małych firm odroczenie kar oznacza więc dodatkowy rok na naukę systemu bez ryzyka sankcji finansowych – ale nie zwolnienie z KSeF. Więcej o limicie i wyjątkach piszemy w artykule KSeF 2026: kto musi, kto nie.

Jakie kary przewiduje art. 106ni ustawy o VAT?

Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę pieniężną, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
• w czasie awarii lub niedostępności KSeF albo w trybie offline24 wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie przesłał do KSeF w wymaganym terminie faktury wystawionej w trybie offline24, w czasie awarii lub niedostępności systemu.

Kara może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem. Nakłada ją naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji, a podatnik płaci ją w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji (art. 106ni ust. 1 i 3).

W praktyce ryzyko dotyczy nie tylko firm, które celowo omijają KSeF. Kara może wynikać także z błędów procesowych: z faktury offline, której nikt nie dosłał do systemu, albo z wystawienia dokumentu poza wzorem w czasie niedostępności.

Co urząd skarbowy zrobi w 2027 r., jeśli nie będzie kar?

Brak kar nie oznacza braku reakcji. Według uzasadnienia projektu organy KAS najpierw przypomną podatnikowi o obowiązku. Jeśli to nie pomoże, sprawdzą w ramach czynności sprawdzających (art. 272 Ordynacji podatkowej), czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT należnego i naliczonego.

Ministerstwo zapowiada też działania informacyjne, które mają przypominać, że niewystawianie faktur w KSeF może w przyszłości oznaczać kary. Faktura wystawiona poza systemem w 2027 r. pozostanie więc naruszeniem przepisów, tyle że bez sankcji z art. 106ni.

Czego projekt nie zmienia?

Numer KSeF w przelewie i w MPP od 1 stycznia 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. podatnik VAT czynny, który płaci przelewem innemu podatnikowi VAT czynnemu za fakturę z KSeF, musi podać w tytule płatności numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy nadany przez system (art. 108g ustawy o VAT). Ten sam termin dotyczy płatności w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a).

W konsultacjach Konfederacja Lewiatan proponowała odroczenie tego obowiązku razem z karami. Ministerstwo odrzuciło postulat – jego zdaniem numer KSeF w płatności ma przede wszystkim przeciwdziałać zatorom płatniczym. Dlatego to dobry moment, by sprawdzić, czy system ERP i bankowość elektroniczna przenoszą numer KSeF do przelewu automatycznie. O MPP piszemy więcej w artykule o zmianach w split payment.

Faktury z kas rejestrujących

Możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących wygasa 31 grudnia 2026 r. (art. 145n ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 r. sprzedawca będzie wydawał paragon z każdej sprzedaży, a fakturę wystawi w KSeF – projekt tego terminu nie przesuwa.

Tokeny KSeF

Projekt nie dotyczy uwierzytelniania w KSeF. Ministerstwo zapowiedziało wcześniej utrzymanie tokenów bezterminowo, co wymaga zmiany rozporządzenia. Szczegóły opisujemy w artykule o tokenach KSeF.

Jakie poprawki techniczne wprowadza projekt?

Poza odroczeniem kar projekt porządkuje trzy przepisy o KSeF. Ministerstwo opisuje je jako doprecyzowania, które nie zmieniają praktyki:

• art. 106nd ust. 2 pkt 8 – KSeF „przydziela” fakturom numer identyfikujący, zamiast je „oznaczać”,
• art. 106nh ust. 4 – faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF nabywca otrzymuje w systemie, tak jak przy trybie offline24 (poprawione odesłanie do art. 106nda ust. 3),
• art. 106ni ust. 1 pkt 2 – kara nie obejmie faktur wystawionych w czasie awarii całkowitej, bo takich faktur nie przesyła się do KSeF.

Odwrotne obciążenie dla gazu, energii i uprawnień do emisji do 30 czerwca 2030 r.

Projekt przedłuża o 3,5 roku – do 30 czerwca 2030 r. – mechanizm odwrotnego obciążenia przy dostawach gazu w systemie gazowym, energii elektrycznej w systemie elektroenergetycznym i usługach przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych (art. 145e ust. 1 ustawy o VAT). VAT rozlicza wtedy nabywca, a nie sprzedawca.

Mechanizm dotyczy wąskiej grupy – według oceny skutków regulacji ok. 150 podmiotów zawierających transakcje na giełdzie towarowej, rynku regulowanym lub zorganizowanej platformie obrotu. Nabywcą musi być czynny podatnik VAT, którego główna działalność w zakresie nabywania gazu lub energii polega na ich odprzedaży. Dla większości MŚP zmiana nie ma znaczenia.

Mechanizm działa od 1 kwietnia 2023 r. Pierwotnie miał obowiązywać do 28 lutego 2025 r., potem przedłużono go do 31 grudnia 2026 r. Jego podstawą jest art. 199a dyrektywy VAT, a Komisja Europejska 1 października 2026 r. zaproponowała przedłużenie tej możliwości do 30 czerwca 2030 r. Ostateczna data zależy jednak od zgody Rady UE. Więcej o samym mechanizmie piszemy w artykule o odwrotnym obciążeniu w obrocie krajowym.

Na jakim etapie jest projekt?

Projekt trafił do Sejmu 20 października 2026 r. jako druk nr 3245, z wnioskiem o skrócenie postępowania. Pierwsze czytanie odbyło się 21 października 2026 r., a projekt skierowano do Komisji Finansów Publicznych. Nowelizacja ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r.

Przed nią jeszcze drugie i trzecie czytanie, prace w Senacie i podpis Prezydenta. Jeśli ustawa nie zostanie ogłoszona przed końcem 2026 r., kary zaczną obowiązywać 1 stycznia 2027 r., zgodnie z obecnymi przepisami.

Podsumowanie

Projekt z druku nr 3245 daje firmom dodatkowy rok bez kar pieniężnych za błędy w KSeF, ale nie przesuwa obowiązku. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie wszystkich podatników, a numer KSeF trzeba będzie podawać w przelewach. Najlepiej wykorzystać ten czas na uporządkowanie procesów, zamiast traktować go jako kolejne odroczenie.

Najważniejsze informacje:

• kary z art. 106ni mają obowiązywać od 1 stycznia 2028 r. – to wciąż projekt,
• KSeF dla wszystkich od 1 stycznia 2027 r. – bez zmian,
• limit 10 000 zł i faktury z kas wygasają 31 grudnia 2026 r.,
• numer KSeF w przelewach i MPP od 1 stycznia 2027 r. – bez odroczenia,
• odwrotne obciążenie dla gazu, energii i uprawnień do emisji ma działać do 30 czerwca 2030 r.

Jak Aider Polska może pomóc?

Przeprowadzamy audyt i wdrożenie KSeF: sprawdzamy procesy fakturowania, obsługę trybów offline, uprawnienia i płatności z numerem KSeF, a następnie pomagamy uporządkować je przed 1 stycznia 2027 r.