AI Act od 2 sierpnia 2026 r. w kadrach i płacach – jak przygotować firmę do nowych obowiązków?

Czym jest AI Act i dlaczego dotyczy działów HR

AI Act (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2024/1689) to pierwsze na świecie kompleksowe unijne regulacje dotyczące sztucznej inteligencji. Obowiązuje formalnie od 1 sierpnia 2024 r., ale – podobnie jak w przypadku RODO – jego przepisy wchodzą w życie etapami, dając firmom czas na dostosowanie procesów.

Dla działów HR i płac ma to szczególne znaczenie, ponieważ AI Act wprost wskazuje systemy wykorzystywane w rekrutacji i zarządzaniu pracownikami jako obszar podwyższonego ryzyka. Coraz więcej organizacji korzysta z narzędzi AI do przeglądania CV, prowadzenia rozmów wstępnych przez chatboty czy wspierania decyzji o awansach – a każde z tych zastosowań może podlegać nowym wymogom prawnym.

Harmonogram wdrażania AI Act – kluczowe daty

Wokół terminu 2 sierpnia 2026 r. narosło wiele nieporozumień – część firm zakłada, że tego dnia w pełni zaczną obowiązywać wszystkie wymogi dla systemów wysokiego ryzyka. W rzeczywistości harmonogram wygląda inaczej:

• 2 lutego 2025 r. – zakaz stosowania praktyk AI uznanych za niedopuszczalne ryzyko (np. rozpoznawanie emocji pracowników, scoring społeczny, manipulowanie decyzjami kandydatów) oraz obowiązek tzw. AI literacy, czyli zapewnienia odpowiednich kompetencji osobom korzystającym z AI w firmie.
• 2 sierpnia 2026 r. – wejście w życie przepisów dotyczących przejrzystości (art. 50 AI Act) oraz rozpoczęcie egzekwowania kolejnej części regulacji, w tym zasad dla ogólnego przeznaczenia modeli AI i nadzoru nad stosowaniem rozporządzenia.
• 2 grudnia 2027 r. – pełne wejście w życie obowiązków dla większości systemów wysokiego ryzyka wykorzystywanych w HR, w tym w rekrutacji i ocenie pracowników.
• 2 sierpnia 2028 r. – objęcie regulacją części systemów AI zintegrowanych z produktami już podlegającymi innym unijnym przepisom.

AI Act – co zmieniło się 2 sierpnia 2026 r.?

Najważniejszym praktycznym skutkiem dla pracodawców jest obowiązek informowania pracowników i kandydatów o kontakcie z systemem AI, jeśli nie wynika to jednoznacznie z kontekstu. W praktyce oznacza to konieczność:

• oznaczania chatbotów HR i wirtualnych asystentów rekrutacyjnych jako systemów AI,
• informowania pracowników o wykorzystaniu AI do generowania lub modyfikowania treści (np. ogłoszeń o pracę, opinii o kandydatach, komunikatów wewnętrznych),
• oznaczania treści syntetycznych – w tym obrazów, materiałów wideo (deepfake) i nagrań audio generowanych przez AI,
• zapewnienia, że osoby obsługujące systemy AI mają odpowiednią wiedzę o zasadach ich działania i ograniczeniach.

To właśnie brak dopełnienia obowiązków transparentności – a nie brak dokumentacji dla systemów wysokiego ryzyka – jest dziś największym ryzykiem prawnym dla większości firm korzystających z AI w codziennej pracy.

Czy firma musi informować pracowników i klientów o wykorzystaniu AI?

Nie w każdym przypadku.

To jedno z najważniejszych rozróżnień, które warto wprowadzić w firmowej polityce AI. Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta np. z wewnętrznego narzędzia generatywnej AI do przygotowania pierwszej wersji dokumentu, samo wykorzystanie AI nie oznacza automatycznie obowiązku poinformowania pracownika czy klienta.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy osoba fizyczna bezpośrednio wchodzi w interakcję z systemem AI. AI Act przewiduje, że osoba korzystająca z takiego systemu powinna być poinformowana, że ma do czynienia ze sztuczną inteligencją, chyba że jest to oczywiste z kontekstu. Informacja powinna być przekazana najpóźniej przy pierwszej interakcji lub ekspozycji.

W praktyce może to dotyczyć np.:

• chatbota odpowiadającego kandydatom na pytania dotyczące rekrutacji,
• wirtualnego asystenta dla pracowników,
  
• automatycznego systemu komunikującego się z użytkownikami.

Nie oznacza to jednak, że każda wiadomość przygotowana z pomocą ChatGPT lub innego narzędzia AI musi być oznaczona jako wygenerowana przez AI.

AI Act a systemy wysokiego ryzyka w HR

Pierwotnie przepisy dotyczące systemów wysokiego ryzyka miały zacząć być stosowane 2 sierpnia 2026 r. Termin ten został jednak zmieniony przez Digital Omnibus on AI, przyjęty jako rozporządzenie UE 2026/1744.

Dla systemów wysokiego ryzyka należących do kategorii z załącznika III, a więc obejmujących m.in. zastosowania w obszarze zatrudnienia, nową datą stosowania regulacji jest 2 grudnia 2027 r.

To nie oznacza jednak, że firmy mogą odłożyć przygotowania na koniec 2027 r. Wręcz przeciwnie – dodatkowy czas warto wykorzystać na uporządkowanie sposobu korzystania z AI.

W przypadku systemów wysokiego ryzyka przedsiębiorcy będą musieli uwzględnić m.in. wymagania dotyczące zarządzania ryzykiem, jakości danych, dokumentacji, monitorowania systemu i nadzoru człowieka. Przy wykorzystaniu systemu wysokiego ryzyka w miejscu pracy przepisy przewidują także obowiązek poinformowania przedstawicieli pracowników oraz pracowników, którzy będą podlegać jego wykorzystaniu.

AI Act a kadry i płace – co powinny sprawdzić firmy?

Sam fakt wykorzystywania AI w procesach kadrowo-płacowych nie oznacza automatycznie, że system jest wysokiego ryzyka.

Przykładowo, wykorzystanie AI do:

• przygotowania projektu komunikatu do pracownika,
• uporządkowania informacji,
• stworzenia roboczego zestawienia,
• przygotowania materiałów szkoleniowych,

nie musi oznaczać zastosowania systemu wysokiego ryzyka.

Inaczej należy podejść do AI, która wpływa na decyzje dotyczące pracowników – np. automatycznie ocenia ich wyniki, rekomenduje awans, rozwiązanie umowy lub przydzielenie określonych zadań.

Warto więc stworzyć w organizacji rejestr wykorzystywanych narzędzi AI i przy każdym z nich określić:

1. Do czego system jest wykorzystywany,
2. Jakie dane są do niego wprowadzane,
3. Czy dane dotyczą pracowników lub kandydatów,
4. Czy AI podejmuje decyzję, czy tylko wspiera człowieka,
5. Czy system komunikuje się bezpośrednio z osobami fizycznymi,
6. Kto odpowiada za końcową decyzję,
7. Czy zastosowanie systemu może podlegać regulacjom AI Act.

Takie podejście jest szczególnie istotne w obszarze HR, gdzie dane wykorzystywane przez AI mogą obejmować informacje dotyczące pracowników i kandydatów.

Kary za brak zgodności z AI Act

AI Act przewiduje sankcje wyższe niż te znane z RODO – do 35 mln euro lub 7% globalnego rocznego obrotu za najpoważniejsze naruszenia, np. stosowanie zakazanych praktyk AI.

Za pozostałe naruszenia, w tym brak dopełnienia obowiązków transparentności, kary mogą sięgać niższych, ale wciąż istotnych progów. Od 2 sierpnia 2026 r. organy nadzorcze zyskują też realne narzędzia do prowadzenia kontroli i egzekwowania przepisów, co oznacza, że ryzyko regulacyjne przestaje być teoretyczne.

Tymczasem z danych branżowych wynika, że ponad połowa polskich firm już wykorzystuje AI w procesach HR, ale tylko niewielki odsetek wdrożył rozwiązania zgodne z przepisami – to pokazuje skalę wyzwania, przed którym stoją działy kadr i płac.

Jak przygotować firmę do AI Act?

Przedsiębiorstwo nie powinno czekać do 2 grudnia 2027 r. z uporządkowaniem procesów. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie audytu wykorzystywania AI.

1. Zidentyfikuj wszystkie narzędzia AI: Sprawdź nie tylko oficjalne systemy wdrożone przez firmę. Pracownicy mogą korzystać również z ogólnodostępnych narzędzi generatywnej AI.

2. Określ, do czego wykorzystywana jest AI: To kluczowe dla oceny ryzyka. Ten sam model AI może być wykorzystywany do prostego przygotowania tekstu albo do oceny kandydatów – a konsekwencje regulacyjne mogą być zupełnie inne.

3. Sprawdź dane przekazywane do AI: Szczególną uwagę należy zwrócić na dane pracowników, kandydatów, klientów oraz informacje finansowe i poufne. AI Act nie zastępuje przy tym RODO. Korzystanie z AI nadal musi być oceniane również pod kątem przepisów o ochronie danych osobowych.

4. Ustal zasady korzystania z AI: Warto przygotować wewnętrzną politykę lub procedurę określającą m.in.: jakie narzędzia są dopuszczone, jakich danych nie wolno wprowadzać do AI, kiedy wynik AI musi zostać zweryfikowany przez człowieka, kto może korzystać z określonych systemów oraz jak należy informować użytkowników o interakcji z AI.

5. Przeanalizuj procesy HR: Szczególnie dokładnie należy sprawdzić rekrutację, ocenę pracowników, awanse, rozwiązania stosunku pracy, przydzielanie zadań oraz monitoring i ocenę wyników pracy.

6. Przygotuj pracowników: Digital Omnibus zmienił charakter regulacji dotyczących AI Literacy, ale rozwijanie kompetencji AI pozostaje istotnym elementem odpowiedzialnego wdrażania sztucznej inteligencji. Aktualne przepisy wymagają podejmowania działań wspierających rozwój AI Literacy pracowników i osób korzystających z systemów AI w imieniu organizacji. Szkolenie powinno obejmować nie tylko obsługę narzędzia, ale również bezpieczeństwo danych, ograniczenia modeli AI, ryzyko błędów i zasady weryfikowania wyników.

Podsumowanie

AI Act w HR nie zaczyna się dopiero 2 grudnia 2027 r. Już dziś firmy powinny przeanalizować, w jaki sposób wykorzystują sztuczną inteligencję w rekrutacji, zarządzaniu personelem, komunikacji z pracownikami i klientami.

2 sierpnia 2026 r. rozpoczęło się stosowanie przepisów dotyczących przejrzystości określonych systemów AI. Nie oznacza to jednak obowiązku informowania o każdym użyciu sztucznej inteligencji. Kluczowe jest ustalenie, jaki system AI jest wykorzystywany, w jakim celu i w jaki sposób oddziałuje na pracowników, kandydatów lub klientów.

Firmy mają jednocześnie więcej czasu na przygotowanie się do regulacji dotyczących systemów wysokiego ryzyka w HR. Dla zastosowań wskazanych w załączniku III AI Act termin stosowania został przesunięty na 2 grudnia 2027 r.

Najlepszym momentem na audyt wykorzystywania AI, uporządkowanie zasad korzystania z narzędzi i przygotowanie procesów HR jest więc właśnie teraz.