Jak asysta kadrowa usprawniła procesy HR w firmie z branży finansowej

W wielu średnich organizacjach zadania HR są realizowane przez osoby, które równolegle odpowiadają za administrację, finanse lub operacje. Taki model często działa poprawnie tylko do momentu wzrostu zatrudnienia lub zwiększenia rotacji pracowników. W praktyce prowadzi to do opóźnień, błędów formalnych i przeciążenia zespołu.

Taka sytuacja miała miejsce u klienta Aider Polska z branży usług finansowych.

Przy zatrudnieniu na poziomie 50 pracowników oraz rocznej rotacji wynoszącej 7%, całość spraw kadrowych była obsługiwana przez jedną osobę z działu administracji. Oprócz codziennych obowiązków administracyjnych odpowiadała ona także za:

• rekrutację,
• onboarding nowych pracowników,
• dokumentację kadrową,
• zgłoszenia do benefitów,
• komunikację pracowniczą.

Klient nie posiadał zgody centrali na zatrudnienie dodatkowego specjalisty HR ani rozbudowę działu administracji. Konieczne było więc znalezienie rozwiązania, które poprawi efektywność procesów bez zwiększania etatów.

Audyt procesów HR i decyzja o outsourcingu kadr

Podczas warsztatów organizacyjnych z klientem przeprowadzono szczegółową analizę:

• najczęstszych błędów,
• obiegu dokumentacji,
• procesów onboardingowych,
• możliwości automatyzacji HR.

Na tej podstawie zaproponowano wdrożenie usługi asysty kadrowej w modelu outsourcingowym. Klient zdecydował się na pakiet 20 godzin miesięcznie.

Zakres wdrożonej asysty kadrowej

Koordynacja zatrudnienia nowych pracowników

Wsparcie obejmowało:

• nadzór nad poprawnością dokumentacji zatrudnienia,
• weryfikację kwestionariuszy osobowych,
• organizację szkoleń BHP,
• przygotowanie skierowań na badania wstępne,
• zgłoszenia do benefitów.

Obsługa bieżących procesów kadrowych

W ramach outsourcingu kadr Aider Polska przejęło także:

• przygotowywanie porozumień zmieniających,
• koordynację szkoleń okresowych BHP,
• organizację badań okresowych,
• aktualizację benefitów,
• bieżącą komunikację pracowniczą.

Narzędzia wdrożone w procesie

Aby usprawnić przepływ informacji, wdrożono zestaw narzędzi wspierających digitalizację HR:

• e-Platformę HR,
• pulpity pracownicze,
• dedykowaną skrzynkę mailową dla pracowników,
• integrację z platformami benefitowymi,
• dostęp do systemu dostawcy usług medycznych,
• ustandaryzowane formularze wymiany danych.

Digitalizacja procesów HR pozwoliła ograniczyć manualne operacje oraz zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich.

Efekty po 2 miesiącach

Już po 2 miesiącach klient zaobserwował znaczącą poprawę efektywności procesów kadrowych. Najważniejsze rezultaty obejmowały:

• Znaczne odciążenie administracji: Pracownik administracyjny przestał wykonywać nadgodziny związane z obsługą HR.

  
  

• Mniejszą liczbę błędów: Uporządkowane procesy ograniczyły pomyłki w dokumentacji i payroll.

  
  

• Szybszą komunikację z pracownikami: Pracownicy docenili szybki kontakt z dedykowanymi opiekunami Aider Polska.

  
  

• Wyższą satysfakcję pracowników: Obsługa kadrowa została oceniona bardzo wysoko pod względem jakości i responsywności.

  
  

Kluczowe korzyści z asysty kadrowej

• Oszczędność czasu: Firma nie musi samodzielnie zarządzać dokumentacją pracowniczą.

  
  

• Mniejsze ryzyko błędów: Profesjonalna obsługa zmniejsza ryzyko kosztownych pomyłek.

  
  

• Kompleksowe wsparcie HR: Pracownicy otrzymują szybkie wsparcie w sprawach kadrowo-płacowych.

  
  

• Niższe koszty niż etat HR: Firma płaci wyłącznie za rzeczywiście potrzebny zakres wsparcia.

  
  

Podsumowanie

Początkowo asysta kadrowa miała być rozwiązaniem tymczasowym wdrożonym na 6 miesięcy. Po zakończeniu planowanego okresu klient zdecydował się jednak przedłużyć współpracę na czas nieokreślony, potwierdzając biznesową skuteczność modelu outsourcingowego.