Rachunek zysków i strat – jak przygotować go krok po kroku?

Czym jest rachunek zysków i strat?

Rachunek zysków i strat to element sprawozdania finansowego przedstawiający przychody, koszty, zyski, straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za określony okres. Pozwala określić wynik finansowy przedsiębiorstwa, a także przeanalizować, z jakich obszarów działalności wynika osiągnięty zysk lub strata.

RZiS jest sporządzany za określony okres sprawozdawczy, dlatego w przeciwieństwie do bilansu nie pokazuje stanu majątku firmy na konkretny dzień. Pokazuje natomiast, jak w danym okresie kształtowały się jej przychody i koszty oraz jaki wynik finansowy został osiągnięty.

W rachunku zysków i strat mogą być prezentowane m.in.:

• przychody ze sprzedaży,
• koszty działalności operacyjnej,
• pozostałe przychody i koszty operacyjne,
• przychody i koszty finansowe,
• podatek dochodowy,
• wynik finansowy netto.

Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy i kalkulacyjny

Ustawa o rachunkowości przewiduje dwa warianty sporządzania rachunku zysków i strat dla jednostek objętych załącznikiem nr 1: wariant porównawczy oraz wariant kalkulacyjny. Wybór wariantu wpływa przede wszystkim na sposób prezentacji kosztów.

Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy

W wariancie porównawczym koszty działalności operacyjnej prezentowane są według rodzaju. Oznacza to, że w RZiS wyodrębniane są m.in.:

• amortyzacja,
• zużycie materiałów i energii,
• usługi obce,
• podatki i opłaty,
• wynagrodzenia,
• ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
• pozostałe koszty rodzajowe,
• wartość sprzedanych towarów i materiałów.

Taki sposób prezentacji pozwala przeanalizować strukturę kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo.

Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny

W wariancie kalkulacyjnym koszty prezentowane są według funkcji, czyli miejsca ich powstawania i przeznaczenia.

W rachunku uwzględnia się m.in.:

• koszt wytworzenia sprzedanych produktów,
• koszty sprzedaży,
• koszty ogólnego zarządu,
• wartość sprzedanych towarów i materiałów.

Wariant kalkulacyjny pozwala więc spojrzeć na koszty z perspektywy funkcjonowania przedsiębiorstwa i ocenić, jak poszczególne obszary działalności wpływają na osiągany wynik.

Wariant porównawczy czy kalkulacyjny – który wybrać?

Wybór wariantu powinien być powiązany ze sposobem prowadzenia ewidencji kosztów oraz przyjętymi zasadami rachunkowości jednostki. Nie można więc sprowadzać wyboru wyłącznie do wielkości przedsiębiorstwa.

W praktyce istotne jest przede wszystkim to, w jaki sposób jednostka ewidencjonuje koszty oraz jaki sposób prezentacji danych najlepiej odpowiada przyjętym zasadom rachunkowości.

Jak zrobić rachunek zysków i strat krok po kroku?

Sporządzenie RZiS wymaga przede wszystkim prawidłowych i kompletnych danych z ksiąg rachunkowych. Samo wygenerowanie dokumentu w systemie księgowym nie oznacza jeszcze, że rachunek został prawidłowo przygotowany.

Krok 1. Przygotuj i zweryfikuj dane finansowe

Przed sporządzeniem rachunku należy upewnić się, że wszystkie operacje gospodarcze dotyczące analizowanego okresu zostały prawidłowo ujęte w księgach rachunkowych.

Warto zweryfikować m.in.:

• kompletność zaksięgowanych dokumentów,
• prawidłowość ujęcia przychodów i kosztów,
• salda kont wynikowych,
• rozliczenia międzyokresowe,
• amortyzację,
• naliczenia dotyczące wynagrodzeń i świadczeń,
• operacje finansowe.

RZiS powinien być przygotowany na podstawie kompletnych i zweryfikowanych danych.

Krok 2. Ustal przychody

Kolejnym etapem jest określenie przychodów osiągniętych przez jednostkę w analizowanym okresie.

W zależności od charakteru działalności mogą to być m.in. przychody ze sprzedaży produktów, towarów i usług. Następnie należy prawidłowo przyporządkować je do odpowiednich pozycji rachunku zysków i strat.

Krok 3. Uporządkuj koszty

Następnie należy zebrać i odpowiednio sklasyfikować koszty dotyczące danego okresu.

Sposób ich prezentacji będzie zależał od wybranego wariantu RZiS.

W wariancie porównawczym koszty są prezentowane według rodzaju, natomiast w wariancie kalkulacyjnym – według funkcji.

To jeden z kluczowych etapów sporządzania rachunku, ponieważ błędna klasyfikacja kosztów może bezpośrednio wpłynąć na prezentowany wynik.

Krok 4. Ustal wynik ze sprzedaży

Po zestawieniu odpowiednich przychodów i kosztów można ustalić wynik ze sprzedaży.

Na tym etapie można już ocenić, czy podstawowa działalność przedsiębiorstwa generuje dodatni wynik, czy koszty działalności przewyższają osiągane przychody.

Krok 5. Uwzględnij pozostałą działalność operacyjną

Następnie należy uwzględnić pozostałe przychody i koszty operacyjne, czyli zdarzenia związane z działalnością operacyjną, ale niezwiązane bezpośrednio z podstawową sprzedażą przedsiębiorstwa.

Ich uwzględnienie pozwala ustalić wynik z działalności operacyjnej.

Krok 6. Uwzględnij przychody i koszty finansowe

Kolejnym etapem jest ujęcie przychodów i kosztów finansowych.

W tej części rachunku mogą znaleźć się m.in. przychody z odsetek, a po stronie kosztów – odsetki związane z finansowaniem działalności, np. kredytami lub pożyczkami.

Po uwzględnieniu tych pozycji można ustalić wynik finansowy brutto.

Krok 7. Ustal wynik finansowy netto

Ostatnim etapem jest uwzględnienie obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego, w szczególności podatku dochodowego – jeżeli dotyczy jednostki.

W efekcie otrzymujemy wynik finansowy netto, czyli końcowy zysk lub stratę przedsiębiorstwa za analizowany okres.

Rachunek zysków i strat a bilans – czym się różnią?

Rachunek zysków i strat oraz bilans są elementami sprawozdania finansowego, ale pokazują różne informacje.

Oba dokumenty należy analizować łącznie. RZiS pokazuje przede wszystkim, jak firma osiągnęła określony wynik, natomiast bilans pokazuje, jak wygląda jej sytuacja majątkowa i finansowa na dzień bilansowy.

Rachunek zysków i strat w praktyce – jak powstaje w systemie księgowym?

Współczesne systemy księgowe pozwalają wygenerować rachunek zysków i strat automatycznie. Nie oznacza to jednak, że system samodzielnie „wie”, gdzie powinny znaleźć się poszczególne wartości.

Za prawidłową prezentację danych odpowiada odpowiednio skonfigurowana ewidencja księgowa.

Księgowy przyporządkowuje odpowiednie konta wynikowe do konkretnych pozycji RZiS. Dzięki temu system może prawidłowo pobrać dane z ksiąg rachunkowych i zaprezentować je w odpowiednim układzie.

W przypadku bardziej rozbudowanych organizacji, grup kapitałowych czy niestandardowych konfiguracji proces może wymagać wykorzystania dodatkowych narzędzi wspierających raportowanie finansowe.

W Aider Polska wspieramy przedsiębiorstwa w przygotowywaniu rachunków zysków i strat, bilansów oraz sprawozdań finansowych, również w przypadku organizacji korzystających z różnych systemów księgowych i rozbudowanych struktur.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu RZiS

Przy przygotowywaniu rachunku zysków i strat szczególną uwagę warto zwrócić na:

• niekompletne dane księgowe,
• nieprawidłową klasyfikację przychodów i kosztów,
• błędne przyporządkowanie kont do pozycji RZiS,
• nieuwzględnienie wszystkich kosztów dotyczących danego okresu,
• nieprawidłowe rozliczenia międzyokresowe,
• pomieszanie zasad prezentacji właściwych dla wariantu porównawczego i kalkulacyjnego,
• brak porównania wyników z poprzednimi okresami.

Dlatego przygotowanie RZiS nie powinno ograniczać się do wygenerowania raportu z systemu księgowego. Kluczowa jest wcześniejsza weryfikacja danych oraz prawidłowa konfiguracja ewidencji.