Kim jest prokurent w spółce z o.o.? Uprawnienia, odpowiedzialność i powołanie

Kto to jest prokurent?

Najprościej: to pełnomocnik, którego uprawnienia zna każdy kontrahent, bo wynikają z przepisów, a nie z dokumentu wręczonego przez spółkę. Prokurę regulują art. 109¹–109⁹ Kodeksu cywilnego. Może jej udzielić tylko przedsiębiorca wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego albo CEIDG, więc każda spółka z o.o. prowadząca działalność gospodarczą może powołać prokurenta – jednego albo kilku.

Kim jest prokurent w typowej spółce? Najczęściej dyrektorem finansowym, dyrektorem operacyjnym, szefem oddziału albo wspólnikiem, który nie zasiada w zarządzie. Łączy ich jedno: zarząd ufa im na tyle, że pozwala im podpisywać umowy, rozmawiać z bankiem i występować w imieniu spółki bez każdorazowej zgody.

Przepisy stawiają tylko jeden wymóg – prokurentem może być osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych (art. 109² § 1 KC). Nie liczy się wykształcenie, staż ani obywatelstwo. Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Wspólnik spoza zarządu może zostać prokurentem, jeżeli spełnia ustawowe wymagania. Wspólnik spoza zarządu może być prokurentem bez przeszkód.

Czym prokura różni się od zwykłego pełnomocnictwa?

Przy zwykłym pełnomocnictwie to spółka decyduje, co wolno pełnomocnikowi. Przy prokurze zakres wyznacza ustawa i nie da się go skutecznie zawęzić wobec kontrahentów (art. 109¹ § 2 KC). Dla drugiej strony to wygoda: nie musi analizować treści umocowania, wystarczy sprawdzić wpis w KRS. Dlatego banki zwykle bez problemu akceptują podpis prokurenta, a z pełnomocnikiem bywa różnie.

Czego prokurent nie może zrobić bez dodatkowego pełnomocnictwa?

Kodeks cywilny wskazuje trzy takie czynności (art. 109³ KC). Prokura nie wystarczy do zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania (np. w dzierżawę) ani do zbycia lub obciążenia nieruchomości. Do każdej z nich prokurent potrzebuje osobnego pełnomocnictwa.

Prokurent nie może też przekazać prokury dalej. Może za to ustanowić pełnomocnika do konkretnej czynności albo czynności określonego rodzaju (art. 109⁶ KC) – np. upoważnić księgową do odbierania korespondencji z urzędu skarbowego.

Rodzaje prokury

Najczęściej spotyka się prokurę samoistną. Prokurent działa wtedy sam i jego podpis wystarcza.

Gdy spółka chce kontroli „czterech oczu”, wybiera prokurę łączną. Kilku prokurentów może wtedy działać tylko wspólnie (art. 109⁴ § 1 KC). Jej odmianą jest prokura łączna niewłaściwa, w której prokurent podpisuje razem z członkiem zarządu (art. 109⁴ § 1¹ KC). To popularne rozwiązanie dla dyrektora finansowego: umowy z bankiem podpisuje on razem z prezesem, a nie samodzielnie.

Spółki z oddziałami mogą udzielić prokury oddziałowej, ograniczonej do spraw oddziału wpisanego do KRS (art. 109⁴ § 2 KC). Rodzaj prokury i sposób jej wykonywania zawsze widać w rejestrze.

Za co odpowiada prokurent i czym różni się od członka zarządu?

Z perspektywy osoby, która rozważa przyjęcie prokury, to najważniejsza różnica. Członek zarządu odpowiada osobiście za długi spółki, jeśli egzekucja z jej majątku okaże się bezskuteczna (art. 299 KSH), a także za jej zaległości podatkowe (art. 116 Ordynacji podatkowej). Prokurenta te przepisy nie dotyczą.

Prokurent nie jest jednak całkiem bez odpowiedzialności. Odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną swoim działaniem lub zaniechaniem. Jeśli pracuje na etacie, jego odpowiedzialność ogranicza Kodeks pracy – przy szkodzie wyrządzonej nieumyślnie odszkodowanie nie może przekroczyć kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119 KP). Jeżeli prokurent działa poza zakresem udzielonego mu umocowania, skutki takiej czynności oraz ewentualną odpowiedzialność należy oceniać na podstawie przepisów o działaniu bez umocowania i okoliczności konkretnej sprawy. Grozi mu też odpowiedzialność karna, m.in. za nadużycie zaufania (art. 296 Kodeksu karnego), oraz karnoskarbowa jako osobie zajmującej się sprawami finansowymi spółki (art. 9 § 3 KKS).

Jak powołać prokurenta w spółce z o.o.?

Prokurę ustanawia zarząd. W spółce z wieloosobowym zarządem wymagana jest zgoda wszystkich jego członków (art. 208 § 6 KSH), chyba że umowa spółki przewiduje dodatkowe wymogi. Prokury udziela się konkretnej osobie na piśmie pod rygorem nieważności (art. 109² § 2 KC), wskazując jej rodzaj.

Spółka ma 7 dni na zgłoszenie prokury do KRS. Wniosek składa elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych, dołączając dokument ustanowienia prokury oraz zgodę prokurenta na powołanie, jeśli jest wymagana. Opłata wynosi 250 zł za wpis i 100 zł za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”. W systemie S24 opłata za wniosek zmianowy wynosi 300 zł.

Prokurent może działać od chwili skutecznego udzielenia prokury, ponieważ wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny. W praktyce bank lub kontrahent może jednak wymagać aktualnego odpisu z rejestru.

Jak odwołać prokurenta i kiedy prokura wygasa?

Tu przepisy są wyraźnie asymetryczne: powołanie wymaga jednomyślności zarządu, a do odwołania wystarczy jeden jego członek (art. 208 § 7 KSH). Prokurę można odwołać w każdej chwili, a spółka nie może się tego prawa zrzec (art. 109⁵ KC). Odwołanie, tak jak powołanie, zgłasza się do KRS w ciągu 7 dni.

Niezależnie od decyzji zarządu prokura wygasa, gdy spółka zostanie wykreślona z KRS, ogłosi upadłość, otworzy likwidację albo zostanie przekształcona. Wygasa też ze śmiercią prokurenta (art. 109⁷ KC). 

Jak wynagradzać prokurenta?

Sama prokura nie daje prawa do wynagrodzenia. Pieniądze wynikają z relacji, w jakiej prokurent pozostaje ze spółką, i od tej relacji zależy, jak spółka rozliczy podatek i składki.

Przy wyborze formy liczy się nie tylko koszt. Umowa o pracę ogranicza odpowiedzialność materialną prokurenta, co dla wielu menedżerów jest argumentem za etatem.

Rozliczamy wynagrodzenia zarządu i prokurentów w ramach obsługi kadrowo-płacowej → sprawdź naszą usługę: outsourcing kadr i płac

Kiedy warto powołać prokurenta?

Weźmy spółkę z o.o. należącą do grupy z Norwegii. Zarząd tworzą dwie osoby z centrali w Oslo, które bywają w Polsce kilka razy w roku. Każda umowa z dostawcą, każdy aneks do kredytu i każde pismo do urzędu czeka na podpis kogoś, kto akurat jest w podróży. Prokurent łączny – np. dyrektor finansowy w Polsce, podpisujący razem z jednym z członków zarządu – skraca ten obieg z tygodni do dni, a centrala nadal ma kontrolę nad ważnymi decyzjami.

Podobnie jest w spółkach z jednoosobowym zarządem. Urlop czy choroba prezesa nie powinny wstrzymywać firmy, a prokurent zapewnia ciągłość reprezentacji. Prokura bywa też sposobem na awans zaufanego menedżera bez wprowadzania go do zarządu i bez obciążania odpowiedzialnością z art. 299 KSH.

Prokurent nie zastąpi natomiast członka zarządu, gdy dana osoba ma współdecydować o kierunku spółki. Nie sprawdzi się również wtedy, gdy spółka chce, by ktoś zajmował się tylko jednym obszarem, np. zamówieniami do określonej kwoty – takie zawężenie i tak nie będzie skuteczne wobec kontrahentów, więc lepsze jest pełnomocnictwo rodzajowe. Prokura ma sens tylko wtedy, gdy zarząd naprawdę ufa kandydatowi.

Podsumowanie

Prokurent to najszerszy pełnomocnik, jakiego może mieć spółka z o.o. Reprezentuje ją niemal tak jak zarząd, ale nie odpowiada za jej długi, a jego umocowanie widzi każdy w KRS. Zarząd powołuje go jednomyślnie, ale odwołać może każdy członek z osobna. Najwięcej zyskują na prokurze spółki z zarządem za granicą albo jednoosobowym oraz te, w których codziennych podpisów jest więcej, niż zarząd jest w stanie złożyć.

Prowadzisz spółkę z o.o.? Zapewniamy kompleksową obsługę – księgowość, kadry i płace, doradztwo podatkowe → sprawdź naszą usługę: obsługa księgowa spółek z o.o.