Płatność na rachunek spoza białej listy podatników VAT – jakie są sankcje i co zrobić?

Kiedy płatność musi trafić na rachunek z białej listy?

Sankcje dotyczą tylko płatności za transakcje, które zgodnie z art. 19 Prawa przedsiębiorców muszą przejść przez rachunek płatniczy. Chodzi o sytuację, w której:

• drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł – bez względu na liczbę wynikających z niej płatności.

Dodatkowo sprzedawca musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, a dostawa towarów lub usługa – udokumentowana fakturą.

Uwaga! Liczy się wartość transakcji, a nie pojedynczej faktury czy przelewu. Przykładowo: umowa na 18 000 zł brutto rozliczana trzema fakturami po 6 000 zł to jedna transakcja powyżej progu. Każda z tych płatności powinna więc trafić na rachunek z białej listy.

Jeżeli transakcja nie przekracza 15 000 zł, zapłata na rachunek spoza wykazu nie powoduje sankcji. Wydatek może być kosztem uzyskania przychodu, a ZAW-NR nie jest potrzebny.

Warto wiedzieć: w Sejmie jest poselski projekt (druk nr 2806) podniesienia limitu z art. 19 Prawa przedsiębiorców z 15 000 zł do 25 000 zł. Ponieważ przepisy o białej liście odwołują się do tego limitu, jego zmiana podniosłaby także próg sankcji. Na początku listopada 2026 r. projekt był na etapie prac w Sejmie i nie został uchwalony – do czasu ewentualnej zmiany obowiązuje próg 15 000 zł.

Jakie są sankcje za zapłatę na rachunek spoza białej listy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie, może skutkować:

1. Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu

Wydatku w części zapłaconej na rachunek spoza wykazu nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców opodatkowanych PIT, jak i CIT (art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT).

Jeżeli koszt został już ujęty, trzeba go skorygować – zmniejszyć koszty, a gdy nie jest to możliwe, zwiększyć przychody – w miesiącu, w którym zlecono przelew. Te same zasady dotyczą zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

2. Odpowiedzialność solidarna w VAT

Jeśli sprzedawca nie odprowadzi VAT należnego od transakcji, nabywca, który zapłacił na niewłaściwy rachunek, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej. Odpowiada całym swoim majątkiem, w części VAT przypadającej na tę dostawę lub usługę (art. 117ba Ordynacji podatkowej).

Ryzyko to dotyczy nabywców będących podatnikami VAT – także zwolnionych – którzy płacą przelewem kontrahentom zarejestrowanym jako czynni podatnicy VAT.

Uwaga! Biała lista nie wpływa na prawo do odliczenia VAT z faktury zakupowej. Sankcje dotyczą wyłącznie kosztów podatkowych i odpowiedzialności solidarnej.

Uwaga na pomylenie przepisów: odpowiedzialność za zapłatę na rachunek spoza białej listy to co innego niż odpowiedzialność solidarna z art. 105a ustawy o VAT. Ta druga dotyczy nabycia towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy, a od 1 stycznia 2027 r. obejmie także wybrane usługi z nowego załącznika nr 16 (ustawa z 4 września 2026 r., Dz.U. poz. 1270). To odrębny mechanizm, niezależny od tego, na jaki rachunek trafiła zapłata.

Jak uniknąć sankcji?

Sankcji można uniknąć w dwóch przypadkach:

1. Płatność w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)

Zastosowanie split paymentu zabezpiecza nabywcę przed negatywnymi konsekwencjami, nawet jeżeli rachunek nie znajduje się na białej liście. Chroni zarówno przed utratą kosztu, jak i przed odpowiedzialnością solidarną. Więcej o zasadach MPP piszemy w artykule Mechanizm podzielonej płatności – split payment.

2. Złożenie zawiadomienia ZAW-NR

Nabywca może w terminie 7 dni od zlecenia przelewu złożyć zawiadomienie ZAW-NR, informując o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza wykazu. Zawiadomienie składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy – czyli podatnika, który dokonał zapłaty – a nie dla sprzedawcy. Robi się to przy pierwszej płatności na dany rachunek.

Zgłoszenie to wyłącza sankcję braku kosztu oraz odpowiedzialność solidarną.

ZAW-NR zawiera:

• dane nabywcy, który zapłacił (NIP, nazwę lub imię i nazwisko, adres),
• dane wystawcy faktury wskazane na fakturze,
• numer rachunku, na który trafiła zapłata,
• kwotę zapłaconą przelewem i dzień zlecenia przelewu.

Jak wypełnić formularz, opisujemy w artykule Druk ZAW-NR w praktyce.

Od 1 października 2026 r. pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (UPL-1) obejmuje również podpisywanie ZAW-NR (art. 117ba § 3a Ordynacji podatkowej). W praktyce biuro rachunkowe z takim pełnomocnictwem może podpisać zawiadomienie w imieniu klienta.

Kiedy sankcje nie mają zastosowania?

Przepisy o białej liście nie obejmują także płatności:

• za wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import towarów i import usług,
• za dostawy rozliczane przez nabywcę (odwrotne obciążenie),
• na określone rachunki banku lub SKOK, np. służące do faktoringu – jeśli nabywca otrzymał informację, że rachunek ma taki charakter.

Płatność na rachunek spoza białej listy – skutki w skrócie

Podsumowanie

Zapłata na rachunek spoza białej listy nie zawsze oznacza problem. Sankcje dotyczą tylko transakcji powyżej 15 000 zł z czynnymi podatnikami VAT i można ich uniknąć – płacąc w MPP albo składając ZAW-NR w ciągu 7 dni.

Kluczowe znaczenie ma sprawdzenie rachunku przed płatnością i szybka reakcja, jeśli przelew trafił już na rachunek spoza wykazu.

Jak Aider Polska wspiera klientów w weryfikacji płatności?

W ramach obsługi księgowej i VAT compliance zwracamy uwagę na faktury powyżej progu 15 000 zł, których rachunku nie ma na białej liście. Wyjaśniamy takie przypadki z klientem przed płatnością, a gdy przelew został już zlecony – pilnujemy terminu i przygotowujemy zawiadomienie ZAW-NR.