Co zrobić, gdy płatność trafiła na rachunek spoza białej listy?

W codziennym prowadzeniu działalności gospodarczej nietrudno o błąd. Jednym z poważniejszych może być dokonanie przelewu na rachunek, który nie znajduje się na tzw. białej liście podatników VAT. Co to oznacza i jakie niesie za sobą konsekwencje? Co zrobić, gdy dokonamy takiej płatności?

płatność na rachunek spoza białej listy

Biała lista podatników VAT to elektroniczny rejestr prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Zawiera dane podmiotów:


  • zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni i zwolnieni,
  • wykreślonych z rejestru VAT,
  • przywróconych do rejestru VAT.

 


Obowiązek weryfikacji rachunku przed dokonaniem płatności


Przedsiębiorcy powinni weryfikować, czy rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na białej liście, jeśli płatność przekracza 15 000zł brutto, niezależnie czy płatność została dokonana jednorazowo czy w ratach.


 


Co grozi za dokonanie przelewu na rachunek spoza białej listy?


Dwie główne sankcje:


  1. Odpowiedzialność solidarna za VAT – gdy Twój kontrahent nie zapłaci VAT z tytułu danej transakcji, US może zażądać tej kwoty od Ciebie.
  2. Wyłączenie kosztów uzyskania przychodu – zapłata na niewłaściwy rachunek bankowy spowoduje, że wydatek nie może być uznany za koszt podatkowy (zapłacimy wyższy podatek dochodowy).

Warto pamiętać, że sankcje nie występują, gdy wartość transakcji jest niższa niż 15 000 zł.


Nabywca może uniknąć konsekwencji odpowiedzialności solidarnej za VAT, jeżeli dokona zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP).


 


Co zrobić, gdy płatność została już dokonana?


Nie wszystko stracone. Polskie przepisy przewidują procedurę naprawczą, która może uchronić podatnika przed sankcjami.


  1. Sprawdź rachunek i datę płatności – Zweryfikuj, czy rachunek rzeczywiście nie widniał na białej liście w dniu zlecenia przelewu. Można to zrobić przy wykorzystaniu wyszukiwarki na stronie Ministerstwa Finansów.
  2. Złóż zawiadomienie ZAW-NR – Jeśli płatność faktycznie poszła na „nielegalny” rachunek, należy złożyć ZAW-NR. Zawiadomienie należy złożyć w przeciągu 7 dni od zlecenia przelewu – termin ten jest nieprzywracany, czyli po jego przekroczeniu ochrona nie przysługuje.

Za dzień zlecenia przelewu rozumie się dzień, w którym przedsiębiorca złożył dyspozycję płatności w banku lub SKOK, a nie dzień obciążenia rachunku. Zawiadomienie ZAW-NR należy złożyć przy pierwszej zapłacie na rachunek kontrahenta, który nie znajduje się na białej liście.


 


Co zawiera ZAW-NR?


  • dane identyfikacyjne podatnika składającego zawiadomienie (firma, NIP),
  • dane kontrahenta (nazwa, NIP, adres),
  • kwotę, datę i tytuł przelewu,
  • numer rachunku bankowego, na który dokonano płatności,
  • dane urzędu skarbowego kontrahenta,
  • podpis (kwalifikowany, profil zaufany lub upoważniony pełnomocnik)

 


Gdzie i jak złożyć?


  • elektronicznie przez ePUAP,
  • w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika, który dokonał zapłaty należności.

Skontaktuj się z kontrahentem – Można też podjąć próbę rozwiązania sytuacji w sposób praktyczny: poprosić kontrahenta o zwrot środków i ponowne przelanie pieniędzy na prawidłowy rachunek.


 


Autor:
Julia Izdebska, Asystent Księgowy w Aider Polska (MDDP Outsourcing), Warszawa