Wprowadzenie
Międzynarodowa spółka z branży IT potrzebowała pilnego uporządkowania procesów podatkowych, zapewnienia ciągłości raportowania JPK_V7 oraz wsparcia przy wdrożeniu nowego systemu księgowego narzuconego przez grupę kapitałową. Projekt obejmował przejęcie bieżących rozliczeń VAT, przygotowanie korekt historycznych danych oraz wdrożenie narzędzia wspierającego raportowanie VAT i CIT.
Dodatkowym wyzwaniem były zmiany organizacyjne po stronie klienta, konieczność migracji danych historycznych oraz zapewnienie zgodności raportowania z polskimi przepisami podatkowymi. Kluczowym celem projektu było ograniczenie ryzyka błędów w raportowaniu VAT i stworzenie stabilnego procesu obsługi podatkowej wspierającego dalszy rozwój organizacji.
Wyzwania podatkowe i organizacyjne klienta
Klient, będący częścią międzynarodowej grupy kapitałowej z branży informatycznej, zdecydował się na zmianę dostawcy usług podatkowych. Powodem była potrzeba uporządkowania procesów raportowych, poprawy jakości danych księgowych oraz zapewnienia większej kontroli nad obszarem VAT.
W momencie rozpoczęcia współpracy organizacja mierzyła się z kilkoma istotnymi wyzwaniami:
- koniecznością przejęcia bieżącego raportowania VAT i JPK_V7,
- stosowaniem współczynnika proporcji VAT,
- występowaniem zarówno sprzedaży opodatkowanej, jak i zwolnionej,
- potrzebą przygotowania korekt deklaracji VAT i plików JPK_V7 za ostatnie 5 lat,
- planowaną migracją do nowego systemu księgowego,
- wdrożeniem nowego narzędzia do raportowania podatkowego,
- koniecznością zapewnienia ciągłości raportowania pomimo zmian organizacyjnych.
Dodatkowym utrudnieniem był fakt, że nowy system grupowy nie był w pełni dostosowany do polskich wymogów raportowych oraz lokalnych obowiązków podatkowych.
Przejęcie procesu raportowania VAT i JPK_V7
Pierwszym etapem projektu było przejęcie bieżących obowiązków związanych z raportowaniem VAT oraz przygotowywaniem plików JPK_V7. Kluczowe znaczenie miało szybkie poznanie specyfiki działalności klienta, modelu rozliczeń oraz sposobu ujmowania danych w systemie księgowym.
W ramach projektu zespół Aider Polska odpowiadał za:
- bieżącą analizę danych transakcyjnych,
- weryfikację poprawności rozliczeń VAT,
- kontrolę zgodności raportowania JPK_V7,
- identyfikację obszarów podwyższonego ryzyka podatkowego,
- wsparcie klienta w bieżących kwestiach związanych z raportowaniem podatkowym.
Dzięki sprawnemu przejęciu procesu raportowania klient zachował ciągłość realizacji obowiązków podatkowych oraz ograniczył ryzyko błędów mogących skutkować korektami lub sankcjami.
Sprzedaż ZCP a obowiązki VAT
W trakcie współpracy klient realizował również sprzedaż zorganizowanej części przedsiębiorstwa (ZCP), co wymagało dodatkowego wsparcia podatkowego.
Choć sama transakcja sprzedaży ZCP nie podlegała opodatkowaniu VAT, konieczne było przeanalizowanie jej wpływu na dotychczasowy model rozliczeń podatkowych oraz sposób alokacji podatku naliczonego.
Wsparcie obejmowało m.in.:
- opracowanie metodologii alokacji podatku naliczonego,
- analizę potencjalnych korekt wieloletnich VAT,
- przygotowanie uzasadnienia przyjętego podejścia na potrzeby dokumentacyjne,
- wsparcie w ograniczeniu ryzyka podatkowego związanego z transakcją.
Celem działań było zachowanie spójności procesów raportowych oraz zabezpieczenie organizacji na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej.
Korekty historycznych rozliczeń VAT i JPK_V7
Istotnym elementem projektu było również uporządkowanie historycznych danych podatkowych. W ramach działań naprawczych przeprowadzono szczegółową analizę wcześniejszych rozliczeń VAT oraz danych raportowanych w JPK_V7.
Projekt obejmował:
- przygotowanie korekt deklaracji VAT i plików JPK_V7 za okres 5 lat,
- uzgodnienie kont VAT,
- weryfikację poprawności danych księgowych,
- analizę zgodności raportowania z obowiązującymi przepisami,
- przygotowanie organizacji do migracji danych do nowego systemu.
Dzięki tym działaniom możliwe było ograniczenie ryzyka błędów raportowych oraz poprawa jakości danych wykorzystywanych w procesach podatkowych i księgowych.
Wdrożenie nowego systemu księgowego
Kolejnym etapem projektu była migracja do nowego systemu księgowego wdrażanego na poziomie grupy kapitałowej. System nie wspierał w pełni polskich wymogów podatkowych, dlatego klient zdecydował się na wdrożenie dodatkowego narzędzia do raportowania VAT i CIT.
Jednym z kluczowych elementów projektu było odpowiednie mapowanie danych księgowych na potrzeby raportowania podatkowego.
W ramach projektu firma Aider Polska:
- uczestniczyła w warsztatach wdrożeniowych,
- wspierała proces mapowania danych VAT i CIT,
- brała udział w testach poprawności raportowania,
- identyfikowała obszary wymagające korekt,
- współpracowała z firmą wdrożeniową oraz zespołami klienta.
Cały proces trwał około 6 miesięcy i obejmował regularne spotkania projektowe, testy systemowe oraz bieżącą analizę poprawności danych raportowych.
Efekty projektu
Efektem wdrożenia było stworzenie stabilnego i uporządkowanego procesu raportowania podatkowego dostosowanego do wymogów polskich przepisów oraz standardów grupy kapitałowej.
Nowe rozwiązanie umożliwiło:
- automatyzację wybranych procesów raportowych,
- sprawniejsze przygotowywanie plików JPK_V7 i deklaracji VAT-UE,
- integrację z systemem VIES oraz białą listą podatników VAT,
- szybszą identyfikację potencjalnych nieprawidłowości,
- poprawę jakości danych księgowych,
- ograniczenie ryzyka błędów w raportowaniu VAT.
Dzięki wdrożeniu klient uzyskał większą kontrolę nad procesami podatkowymi oraz możliwość sprawniejszego reagowania na zmiany regulacyjne i organizacyjne.
Wnioski
Projekt pokazał, że skuteczne zarządzanie procesami podatkowymi w międzynarodowej organizacji wymaga nie tylko poprawnego przygotowania deklaracji VAT, ale również odpowiednio zaprojektowanych procesów raportowych, wysokiej jakości danych oraz wsparcia technologicznego.
Kluczowe znaczenie mają:
- prawidłowe mapowanie danych księgowych,
- bieżąca kontrola poprawności raportowania JPK_V7,
- integracja systemów finansowo-księgowych z narzędziami podatkowymi,
- szybka identyfikacja ryzyk podatkowych,
- zapewnienie ciągłości raportowania podczas zmian systemowych.
Dzięki współpracy z Aider Polska klient uporządkował procesy podatkowe, ograniczył ryzyko błędów raportowych oraz wdrożył rozwiązania wspierające długoterminowe bezpieczeństwo podatkowe organizacji.
Autorzy case study:
Piotr Steczyszyn, Senior Tax Manager w Aider Polska
Katarzyna Zbiegień, Manager w Aider Polska
