Nota korygująca do faktury – kiedy, kto i jak może wystawić?

Pomyłkę na fakturze może skorygować nie tylko sprzedawca wystawiając fakturę korygującą, ale również z pomocą przychodzi nota korygująca. Jak wystawić notę korygującą? Zasady wystawiania not korygujących, w tym elementy, które taki druk powinien zawierać oraz dane, jakie można za jego pomocą skorygować, zostały uregulowane w art. 106k ustawy o podatku od towarów i usług.

Jak wystawić notę korygującą do faktury?

Druk noty korygującej musi, zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, zawierać:

• wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”,
• numer kolejny i datę wystawienia noty,
• dane sprzedawcy oraz nabywcy (czyli ich imiona i nazwiska lub nazwy, adresy i NIP-y),
• dane zawarte na fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6, a są to:
  • data wystawienia faktury,
  
  
  • numer kolejny faktury, który jednoznacznie ją identyfikuje,
  
  
  • imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy,
  
  
  • NIP-y sprzedawcy i nabywcy,
  
  
  • data sprzedaży lub data otrzymania zapłaty,
  
  
• treść korygowanej informacji oraz treść prawidłową.

Zamiast zastanawiać się jakie informacje powinna zawierać nota korygująca, druk najlepiej pobrać z gotowych wzorów poniżej.

DO POBRANIA I WYDRUKOWANIA: gotowy wzór noty korygującej

Kiedy nie można wystawić noty korygującej faktury?

Dane, które można skorygować wystawiając notę korygującą, to elementy faktury wymienione w art. 106e ustawy o VAT, z wyjątkiem tych wskazanych w punktach 8-15. Zatem wystawienie noty korygującej nie będzie dozwolone, w przypadku gdy pomyłka dotyczy:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• kwot wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwoty należności ogółem.

Błędy w wyżej wymienionych danych znajdujących się na fakturze może skorygować tylko sprzedawca wystawiając fakturę korygującą.

Kiedy nota korygująca do faktury może być wystawiona?

Pomyłki dotyczące pozostałych elementów faktury mogą być z powodzeniem korygowane. Za pomocą przychodzi w tej sytuacji- nota korygująca. Przykładowo, nabywca może wystawić notę korygującą, jeśli wykryje na fakturze błąd dotyczący m.in.:

• daty wystawienia,
• daty sprzedaży,
• daty płatności,
• numeru faktury,
• nazwy towaru lub usługi,
• danych obu stron transakcji (takich jak nazwa, adres, NIP),
• dodatkowych zwrotów umieszczanych na fakturze, takich jak np. „mechanizm podzielonej płatności” lub „odwrotne obciążenie”.

Nota korygująca- akceptacja druku przez sprzedawcę

Zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury (sprzedawcę). Sposób akceptacji nie został w ustawie sprecyzowany. W praktyce przyjmuje się więc, że sprzedawca może zaakceptować notę w dowolny sposób, na przykład mailowo lub przekazując nabywcy jej podpisany wydruk.

ZOBACZ TAKŻE:

• Czym jest faktura uproszczona, kto i kiedy może ją wystawić?
• Przejście na e-faktury – dokumenty księgowe wysyłane mailem

Weronika Stelmach
Ekspert ds. księgowości w MDDP Outsourcing: biuro księgowe w Warszawie

Źródła:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.