W dynamicznie rozwijających się firmach, gdzie zarządzanie finansami musi iść w parze z bieżącą kontrolą ryzyk i zgodnością z przepisami, rola głównego księgowego nabiera szczególnego znaczenia. Współpraca z doświadczonym ekspertem – niezależnie od tego, czy pełni on swoją funkcję wewnętrznie, czy w ramach outsourcingu (tzw. nadzoru księgowego) – może być jednym z kluczowych czynników sukcesu operacyjnego i strategicznego przedsiębiorstwa.
Poniżej przedstawiamy praktyczne zasady, które umożliwiają zbudowanie efektywnego modelu współpracy z głównym księgowym, w oparciu o doświadczenia MDDP Outsourcing.
-
Jasne reguły komunikacji z głównym księgowym – na poziomie zarządczym i operacyjnym
Efektywność współpracy zaczyna się od komunikacji. Główny księgowy nie powinien być traktowany wyłącznie jako „odbiorca dokumentów”, lecz jako partner biznesowy – z dostępem do informacji nie tylko księgowych, ale też planowanych inwestycji, strategii finansowania czy zmian organizacyjnych.
W praktyce: rekomendujemy ustalenie dwóch kanałów komunikacji – roboczego (z zespołem operacyjnym klienta) oraz strategicznego (z CFO, zarządem lub właścicielem firmy). Spotkania statusowe (robocze) warto organizować cyklicznie – nie tylko „ad hoc”, w razie problemów.
-
Podział odpowiedzialności – nie tylko kto robi, ale też kto decyduje
Outsourcing funkcji głównego księgowego nie zwalnia firmy z odpowiedzialności za dane finansowe, ale umożliwia przekazanie nadzoru nad procesami operacyjnymi i ich zgodnością z przepisami. Kluczowe jest jednak precyzyjne ustalenie zakresu odpowiedzialności obu stron – najlepiej w formie mapy procesów lub RACI matrix.
W praktyce: w ramach wdrożenia usługi MDDP Outsourcing wspólnie z klientem tworzymy dokument, który określa m.in. kto dostarcza dane źródłowe, kto je weryfikuje, kto zatwierdza dokumenty i kto raportuje. Taka transparentność eliminuje ryzyko niedopatrzeń i pozwala każdej stronie skupić się na swoich kluczowych zadaniach.
Co to jest RACI matrix? RACI to akronim od angielskich słów:
- R – Responsible (odpowiedzialny za wykonanie zadania)
- A – Accountable (odpowiedzialny końcowo za rezultat – czyli „zatwierdzający”)
- C – Consulted (konsultowany – osoba, z którą trzeba uzgodnić działania)
- I – Informed (informowany – osoba, którą trzeba poinformować o wyniku lub postępie)
Jest to narzędzie do jasnego przypisywania ról i odpowiedzialności w projekcie lub procesie. Pomaga uniknąć chaosu, niedomówień i tzw. „rozmytej odpowiedzialności”. W przypadku współpracy z głównym księgowym (np. w modelu outsourcingowym) RACI matrix można zastosować np. do takiego procesu jak, zamknięcie miesiąca. Jak wówczas wygląda matryca RACI?
Przykładowa macierz RACI – proces zamknięcia miesiąca
Macierz RACI pomaga jasno określić role i odpowiedzialności uczestników procesu. Poniżej uproszczony przykład RACI dla procesu zamknięcia miesiąca w firmie współpracującej z zewnętrznym głównym księgowym.
| Zadanie |
Klient (finanse) |
MDDP Outsourcing (nadzór księgowy) |
Zewnętrzny doradca podatkowy |
| Zebranie dokumentów źródłowych |
R |
I |
– |
| Weryfikacja kompletności dokumentów |
A |
R |
– |
| Księgowanie operacji |
– |
R, A |
– |
| Konsultacja nietypowych zdarzeń |
C |
R |
C |
| Raport do zarządu |
R |
A |
I |
Dlaczego RACI matrix działa?
- Każdy wie, za co jest odpowiedzialny.
- Jest jasność, kto decyduje i kto tylko opiniuje.
- Unika się podwójnego wykonywania tej samej pracy.
- Można łatwo przeprowadzić onboarding nowego członka zespołu
-
Narzędzia do bieżącej kontroli i przejrzystości – niezbędne systemy dla głównego księgowego
Współczesny główny księgowy powinien działać w środowisku opartym na cyfryzacji i automatyzacji. Narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów, dashboardy raportowe czy systemy klasy ERP zintegrowane z usługą księgową to nie dodatek, lecz fundament sprawnego zarządzania informacją.
W praktyce: klienci MDDP Outsourcing mają dostęp do dedykowanych pulpitów, gdzie mogą śledzić status dokumentów, rozrachunków czy sprawozdań. Nasze zespoły korzystają z rozwiązań umożliwiających nie tylko rejestrację dokumentów, ale też ich analizę pod kątem wskaźników finansowych.
-
Dostępność i bieżące wsparcie eksperckie – więcej niż „opieka nad księgowością”
Dobrze zaprojektowana usługa outsourcingu głównego księgowego (profesjonalny nadzór księgowy) powinna obejmować nie tylko przetwarzanie dokumentów i raportowanie do urzędów, ale również dostęp do wiedzy i doradztwa – np. w zakresie wdrażania nowych przepisów, reorganizacji wewnętrznych procesów czy przygotowania do audytu.
W praktyce: nasi główni księgowi świadczący usługę nadzoru księgowego są regularnie angażowani w projekty rozwojowe u klientów, wspierając ich m.in. przy fuzjach, integracji systemów czy przygotowaniach do inwestycji. Dzięki naszym różnorodnym zespołom fachowców o dużym doświadczeniu (m.in. stowarzyszonych w brytyjskim ACCA, z tytułem biegłego rewidenta, pracujących jako kontrolerzy etc.), zapewniamy pełne wsparcie merytoryczne.
Co można zyskać dzięki współpracy z głównym księgowym w modelu outsourcingowym?
Decydując się na outsourcing funkcji głównego księgowego w MDDP Outsourcing (nadzór księgowy), nasi klienci zyskują:
- dostęp do eksperckiej wiedzy – usługę świadczą doświadczeni księgowi, obsługujący firmy z różnych branż i o różnorodnej skali działalności oraz strukturze;
- elastyczność współpracy – zakres usług jest każdorazowo dostosowywany do potrzeb danej firmy, z możliwością skalowania w górę i w dół, zależnie od potrzeb i sytuacji;
- transparentność i kontrolę – zapewniamy regularne raporty, dostęp online do danych, bieżące wsparcie;
- bezpieczeństwo – zgodność z przepisami, bezpieczeństwo danych, efektywne procesy, sprawdzone procedury compliance.
Zapraszamy do kontaktu! Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak może wyglądać współpraca z zewnętrznym głównym księgowym, nadzorującym pracę działu księgowych w Twojej firmie, zapraszamy do kontaktu:
Bożena Wodarska
451 171 859
bozena.wodarska@mddp-outsourcing.pl
Zobacz szczegóły usługi
Umów się na bezpłatną konsultację – wspólnie zaplanujmy model współpracy dopasowany do realnych potrzeb Twojej firmy.
.webp)
