Outsourcingu głównego księgowego  – krok 1: analiza potrzeb klienta

Pierwszym krokiem w toku zlecania na zewnątrz obsługi zadań głównego księgowego, jest dokładna analiza potrzeb. W MDDP Outsourcing, jako profesjonalni dostawcy usług nadzoru księgowego, na tym etapie określamy, jakie są oczekiwania i wymagania klienta wobec głównego księgowego oraz jakie zadania mają być realizowane. Nasza analiza obejmuje:

1. przegląd obecnych procesów księgowych,
2. identyfikację obszarów wymagających usprawnień
3. oraz określenie celów, które firma chce osiągnąć dzięki outsourcingowi.

Outsourcingu głównego księgowego  – krok 2: wybór dostawcy usług

Po identyfikacji własnych potrzeb, bądź omówieniu ich z potencjalnymi dostawcami usług, należy dokonać weryfikacji mocnych i słabych stron maksymalnie 2-3 wstępnie wyselekcjonowanych ewentualnych partnerów outsourcingowych. Podczas dokonywania wyboru warto zwrócić uwagę na takie aspekty, które zapewnią przede wszystkim profesjonalną współpracę oraz wysoka jakość obsługi. W tym celu spośród różnorodnych kryteriów należy uwzględnić zwłaszcza poniższe aspekty:

• doświadczenie i kompetencje dostawców – należy sprawdzić, czy potencjalny kontrahent współpracował już z firmami o podobnym profilu działalności i skali (w praktyce ten aspekt bardzo ułatwia wzajemne zrozumienie potrzeb i wymagań oraz przesądza o jakości współpracy);
• referencje i opinie – warto skrupulatnie przyjrzeć się opiniom innych klientów oraz referencjom dostawców (a także ich datom), sprawdzając które wątki – spośród ważnych dla nas – się powtarzają, a które nie występują wcale;
• technologie i narzędzia – w dobie trwającej obecnie transformacji technologicznej („Przemysł 4.0”) szalenie istotna jest rzetelna weryfikacja, czy potencjalny dostawca usług outsourcingu głównego księgowego korzysta z nowoczesnych narzędzi i technologii wspierających procesy księgowe, czy raczej modne slogany zdobią jedynie jego marketingowe sztandary;
• elastyczność i skalowalność – przyda się także sprawdzenie, czy potencjalny partner jest w stanie na bieżąco modyfikować oraz dopasowywać zakres usług do zmieniających się potrzeb i wymagań klienta.

Outsourcingu głównego księgowego  – krok 3: wdrożenie usługi

Wdrożenie usługi nadzoru księgowego powinno obejmować szczegółowy przegląd aktualnych procesów księgowych odbywających się w firmie oraz ustalenie osób za nie odpowiedzialnych. Na podstawie takiej analizy powinno nastąpić odpowiednie rozdzielenie zadań między głównym księgowym, a wewnętrznym zespołem księgowym oraz zapewnienie niezbędnego wsparcia szkoleniowego w odpowiednim zakresie, w tym – odnośnie nowych procedur i narzędzi.

Zatem w przypadku wdrożenia outsourcingu głównego księgowego kluczowe elementy, na których należy się skoncentrować, to:

1. przegląd procesów – wyszczególnienie procesów księgowych oraz ustalenie osób za nie odpowiedzialnych;
2. podział zadań – rozdział zadań między głównego księgowego a wewnętrzny zespół księgowy;
3. szkolenia i wsparcie – zapewnienie szkoleń dla pracowników oraz wsparcia technicznego.

Może Cię zainteresuje nasz artykuł pt.: „Outsourcing głównego księgowego – bieżąca współpraca„? 

Outsourcingu głównego księgowego  – krok 4: monitorowanie współpracy

Po dokonaniu wyboru i podpisaniu umowy bardzo ważna jest bieżąca współpraca w oparciu o regularne spotkania statusowe oraz przygotowany z wyprzedzeniem miesięczny harmonogram pracy. Zapewniają one wysoką płynność działań oraz efektywną współpracę. Ważne jest przy tym utrzymywanie dobrej wzajemnej komunikacji oraz zapewnianie bieżącego feedbacku – w obie strony. Dzięki temu, po pierwszym wzajemnym „dotarciu się partnerów”, współdziałanie w modelu outsourcingowym może przynieść maksymalne zyski.

Zatem kluczowymi elementami służącymi regularnemu monitorowaniu współpracy na tym etapie są:

• spotkania statusowe – regularne spotkania, na których omawiane są bieżące sprawy, postępy oraz ewentualne wyzwania czy problemy, z którymi mierzą się zespoły;
• harmonogram prac – przygotowany z wyprzedzeniem miesięczny harmonogram prac, który określa zadania, osoby za nie odpowiedzialne oraz terminy ich realizacji;
• raportowanie – regularne spotkania w celu omówienia wyników i efektów współpracy, a także analiza wskaźników efektywności i wspólne wyznaczenie kolejnych celów.

Dlaczego warto wybrać MDDP Outsourcing jako dostawcę usługi nadzoru księgowego?

W MDDP Outsourcing specjalizujemy się w usługach outsourcingu głównego księgowego, dzięki naszej unikalnej i słynnej na rynku elastyczności oraz najwyższej eksperckości. Oferujemy kompleksowe wsparcie w zarządzaniu finansami, zgodności z przepisami oraz optymalizacji procesów księgowych. Współpracujący z nami klienci w zakresie nadzoru księgowego zyskują następujące atuty:

• ekspertów – nasi ludzie stają się ludźmi naszych klientów, z całą swoją wiedzą i doświadczeniem, ale bez „obciążeń” związanych z zajmowanym etatem;
• technologię – naszym najsilniejszym wyróżnikiem wśród konkurentów są nowoczesne narzędzia zapewniające efektywną i wygodną współpracę oraz maksymalną redukcję ewentualnych błędów księgowych;
• elastyczność – nasze usługi dopasowują się do zmieniających się potrzeb naszych klientów, ich etapu rozwoju oraz bieżących biznesowych wyzwań.

Zachęcam również do obejrzenia krótkiego materiału wideo, w którym w skrócie omawiam przedstawione powyżej kroki wdrożenia outsourcingu głównego księgowego. 

Zapraszam do kontaktu i umówienia się na bezpłatną konsultację!

Ekspert: Bożena Wodarska
Telefon: 451 171 859
E-mail: bozena.wodarska@mddp-outsourcing.pl