Obsługa kadrowo–płacowa expatów i pracowników zagranicznych w Polsce

Obsługa kadrowo-płacowa expatów i pracowników zagranicznych w Polsce

Zatrudnienie pracownika z zagranicy lub oddelegowanie expata do polskiej spółki wiąże się z wyzwaniami, których nie rozwiązuje standardowy system kadrowo–płacowy. Inne zasady opodatkowania, kwestie ubezpieczeń społecznych, umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, certyfikaty rezydencji podatkowej, A1 – to obszary, w których błędy są kosztowne, a nieświadomość przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności.

Aider Polska, jako biuro kadrowe, obsługuje polskie spółki zatrudniające pracowników zagranicznych oraz spółki-córki grup międzynarodowych, do których oddelegowani są pracownicy z centrali lub innych krajów grupy.

Obsługę HR i payroll prowadzimy w języku polskim i angielskim.

Skontaktuj się z nami

Najczęstsze sytuacje, które obsługujemy kadrowo

- Pracownik zatrudniony przez spółkę zagraniczną, oddelegowany do pracy w polskiej spółce grupy. Konieczne jest ustalenie czy pracownik podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu, jak wygląda opodatkowanie w Polsce, czy spółka polska jest zobowiązana do poboru zaliczek PIT jako płatnik.
- Pracownik zatrudniony bezpośrednio przez polską spółkę, będący obywatelem innego kraju. W zależności od obywatelstwa, miejsca zamieszkania i rezydencji podatkowej – zasady opodatkowania i ubezpieczeń mogą się istotnie różnić od standardowych.
- Część pracowników zagranicznych jest objęta pakietem wynagrodzenia zawierającym elementy takie jak mieszkanie, samochód, szkoła dla dzieci, dodatek relokacyjny. Prawidłowe zakwalifikowanie tych świadczeń na potrzeby podatku i ZUS wymaga wiedzy i doświadczenia.

Zakres obsługi biura kadrowo-płacowego dla expatów w Polsce

Jako biuro kadrowo-płacowe w ramach obsługi expatów i pracowników zagranicznych realizujemy m.in.:

weryfikację statusu podatkowego i ubezpieczeniowego pracownika w Polsce,
naliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem właściwych zasad opodatkowania – w tym umów o unikaniu podwójnego opodatkowania,
obsługę certyfikatów rezydencji podatkowej,
weryfikację i obsługę zaświadczeń A1 (potwierdzenie podlegania ubezpieczeniom w innym kraju UE),
prowadzenie akt osobowych i dokumentacji kadrowej,
sporządzanie deklaracji PIT i informacji podatkowych dla pracowników zagranicznych,
komunikację z pracownikiem w języku angielskim,
raportowanie do centrali grupy zgodnie z wymaganym formatem.

Skontaktuj się z nami

Współpraca z doradcą podatkowym

Obsługa expatów często wykracza poza standardową obsługę payroll – konieczna jest ocena rezydencji podatkowej, analiza umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ocena skutków tax equalization. W takich przypadkach współpracujemy z doradcami podatkowymi, zapewniając klientowi kompleksowe wsparcie bez konieczności koordynowania wielu dostawców.

Nasze biuro kadrowe wspiera klientów także w ograniczaniu ryzyk podatkowych i compliance związanych z zatrudnianiem pracowników zagranicznych w Polsce.

Obsługa kadrowo-płacowa w języku angielskim

Dla spółek z zagranicznym właścicielem lub zarządem prowadzone przez nas procesy kadrowo-płacowe, dokumentacja i komunikacja mogą być prowadzone w języku angielskim.

Przygotowujemy raporty kadrowe i zestawienia płacowe w formatach wymaganych przez centrale grup międzynarodowych.

Skontaktuj się z nami

ricardo-gomez-angel-uYpCFuddgYE-unsplash-1

FAQ – Obsługa expatów i pracowników zagranicznych

- Tak. Profesjonalne biuro kadrowe wspiera firmy w obsłudze payroll, dokumentacji kadrowej, rozliczeń ZUS oraz podatków dla pracowników zagranicznych.
- A1 to dokument potwierdzający, w którym kraju pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podczas pracy w państwie UE. Ma kluczowe znaczenie przy delegowaniu pracowników.
- Rozliczenie zależy od rezydencji podatkowej, długości pobytu w Polsce, źródła dochodu oraz postanowień odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
- Tak. Profesjonalne biuro kadrowo-płacowe Aider Polska prowadzi komunikację, dokumentację oraz raportowanie w języku angielskim, zgodnie ze standardami grup międzynarodowych.