Rotacja w dziale księgowości, błędy w rozliczeniach i ryzyko wstrzymania dostaw – to realne wyzwania, przed którymi stanęły dwie polskie spółki produkcyjne należące do globalnej grupy z branży chemicznej. W ciągu kilku miesięcy MDDP Outsourcing Polska nie tylko przejęło pełną odpowiedzialność za księgowość, ale także z sukcesem wdrożyło system elektronicznego obiegu dokumentów, ustandaryzowało procesy i odzyskało kontrolę nad terminowością płatności oraz jakością raportowania.
Sytuacja wyjściowa: nieefektywny dział księgowy i ryzyko paraliżu operacyjnego
Klient – dwie spółki produkcyjne działające w Polsce – mierzył się z poważnymi problemami kadrowymi w dziale księgowości. Wysoka rotacja personelu doprowadziła do:
- opóźnień w płatnościach,
- błędów w księgowaniu,
- braku spójności w raportach finansowych,
- ryzyka niedopełnienia obowiązków wobec urzędów skarbowych (CIT, JPK VAT),
- potencjalnego wstrzymania dostaw kluczowych surowców i transportu produktów gotowych.
W obliczu takiej sytuacji zarząd spółek zdecydował się na kompleksowe zlecenie obsługi księgowej MDDP Outsourcing Polska – w trakcie trwającego roku obrotowego.
Zakres działań: od stabilizacji po transformację procesów
- Analiza systemów i procesów księgowych
Pierwszym krokiem było szczegółowe zapoznanie się z obowiązującymi procesami oraz systemami wykorzystywanymi przez klienta. Choć obie spółki należą do tego samego właściciela, korzystały z różnych, przestarzałych systemów ERP (jeden z nich to dedykowane oprogramowanie Comarch dla jednostek samorządowych, a drugi – wersja systemu Microsoft Navision sprzed kilkunastu lat). Część odchodzących pracowników nie była chętna do przekazywania obowiązków. Tam, gdzie to możliwe, zespół MDDP Outsourcing Polska – za zgodą pracowników – nagrywał spotkania i na tej podstawie przygotował szczegółowe instrukcje operacyjne. Na początkowym etapie zdecydowano się zachować dotychczasowy model działania, by zapewnić ciągłość, a dopiero w kolejnym kroku wdrażać zmiany usprawniające.
- Ustabilizowanie procesów i wdrożenie procedur operacyjnych
Zespół MDDP Outsourcing Polska wprowadził zestaw standardowych procedur operacyjnych, obejmujących: obieg faktur, generowanie płatności, raportowanie finansowe. Efektem była większa przejrzystość i efektywność czasowa procesów księgowych, a także poprawa komunikacji z dostawcami i działami operacyjnymi.
- Digitalizacja obiegu dokumentów – wdrożenie Webcon
Przed rozpoczęciem współpracy wszystkie dokumenty były przetwarzane w formie papierowej – również e-faktury były drukowane i ręcznie opisywane. Wdrożenie systemu Webcon do elektronicznego obiegu dokumentów stało się wspólnym priorytetem klienta i MDDP Outsourcing Polska. Choć w pierwszym miesiącu nie było przestrzeni na pełne uruchomienie systemu, projekt został zakończony sukcesem już w drugim miesiącu współpracy – po serii warsztatów, konfiguracji obiegów akceptacyjnych oraz ustawieniu wymaganych pól księgowych (np. centra kosztów). Obieg dokumentów został w całości zdigitalizowany.
- Intensywna komunikacja i spotkania statusowe
W pierwszym okresie współpracy zespoły MDDP Outsourcing Polska oraz klienta spotykały się intensywnie – zarówno z osobami operacyjnymi, jak i zarządami obu spółek. Cykliczne spotkania statusowe odbywały się co tydzień, a dodatkowe spotkania ad hoc pozwalały szybko rozwiązywać bieżące kwestie (np. związane z płatnościami lub wdrożeniem Webcon). Z upływem czasu wystarczyły już tylko cykliczne spotkania związane z harmonogramem zamknięcia miesiąca.
- Wsparcie przy zamknięciu poprzedniego roku obrotowego
W toku współpracy okazało się, że z powodu odejścia osoby odpowiedzialnej za zamknięcie roku, nie zostały przygotowane sprawozdania finansowe. Choć umowa przewidywała wyłącznie bieżącą obsługę, klient zwrócił się z prośbą o dodatkowe wsparcie. Zespół MDDP Outsourcing Polska wsparł klienta kompleksowo:
- sporządził jednostkowe sprawozdania finansowe dla obu spółek,
- przygotował skonsolidowane sprawozdanie grupowe,
- pomagał klientowi w procesie audytu.
Efekt? Wszystkie sprawozdania zostały przyjęte bez zastrzeżeń przez biegłego rewidenta.
Wyniki współpracy i korzyści dla klienta?
- Zwiększenie efektywności księgowej – wprowadzenie procedur i standaryzacja procesów umożliwiły szybsze i dokładniejsze księgowanie.
- Redukcja błędów – system kontroli jakości i eliminacja rozproszenia zminimalizowały ryzyko pomyłek.
- Poprawa płynności płatności – terminowe rozliczenia pozwoliły uniknąć przerw w dostawach surowców i usług.
- Zgodność z regulacjami – uporządkowana dokumentacja i wdrożenie procedur zapewniły pełną zgodność z wymogami prawnymi.
- Cyfryzacja obiegu dokumentów – dzięki Webcon zlikwidowano zaległości w opisie dokumentów, zapewniając stały, zdalny dostęp do wszystkich faktur.
- Redukcja kosztów i ryzyk personalnych – outsourcing okazał się tańszy niż utrzymanie wieloosobowego zespołu wewnętrznego, a klient zyskał dostęp do ekspertów niezależnie od rotacji kadry.
- Zachowanie ciągłości operacyjnej – procesy finansowe zostały ustabilizowane bez zakłóceń, co miało kluczowe znaczenie dla utrzymania produkcji i logistyki.
Kompleksowe przejęcie księgowości dwóch spółek produkcyjnych w trakcie trwającego roku obrotowego było procesem wymagającym – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i technologicznym. Dzięki doświadczeniu MDDP Outsourcing Polska i bliskiej współpracy z klientem udało się nie tylko ustabilizować funkcję księgową, ale także wdrożyć trwałe zmiany, które zwiększyły efektywność, ograniczyły ryzyka i zbudowały solidne podstawy do dalszego rozwoju, zachowują nade wszystko operacyjną ciągłość działania obu firm.
