Aider Polska i Worksmile łączą siły: od wniosku pracownika po zamkniętą listę płac

Piąty dzień miesiąca

Zestawienie nieobecności wyeksportowane do Excela. Osobny plik z benefitami – z podziałem na to, co finansuje ZFŚS, a co środki obrotowe, i co trzeba doliczyć pracownikowi do przychodu. Trzeci arkusz z korektami, bo ktoś zmienił decyzję po terminie. Wszystko wysłane mailem do biura kadrowo-płacowego, a potem seria pytań zwrotnych o brakujące pozycje.

Z perspektywy pracownika ten sam miesiąc wygląda zupełnie inaczej. Wniosek urlopowy zatwierdzony w telefonie. Benefit wybrany w kafeterii. Dokument podpisany elektronicznie w drodze na zmianę. Jeden płynny proces – i tak właśnie powinien wyglądać.

Obie perspektywy opisują te same zdarzenia. Różni je tylko to, co dzieje się pomiędzy nimi. I to właśnie tam, w luce między systemem, w którym pracownik zgłasza sprawę, a systemem, w którym nalicza się wynagrodzenie, giną godziny pracy i rodzą się błędy w rozliczeniach.

To nie jest problem ludzi. To problem luki między systemami. Dlatego Aider Polska i Worksmile postanowiły połączyć siły.

Czym jest Worksmile?

Worksmile to polska platforma HR, która łączy trzy obszary zwykle obsługiwane przez trzy osobne narzędzia: HCM i automatyzację procesów kadrowych, komunikację wewnętrzną oraz benefity pracownicze.

To nie jest jednak lista modułów, tylko decyzja architektoniczna: dane pracownicze mają jedno miejsce, a nie trzy. Nie ma osobnego systemu do wniosków, osobnej platformy benefitowej i osobnego intranetu, między którymi ktoś musi te informacje uzgadniać.

Z perspektywy kadr i płac najistotniejszy jest moduł HCM, bo to w nim powstaje niemal każda informacja, która trafia potem na listę płac:

• Cykl życia pracownika i obieg spraw. Centralna baza danych z kartami pracowników, historią zatrudnienia i awansów oraz automatycznie budowaną strukturą organizacji. Kreator formularzy i kreator ścieżek akceptacji pozwalają odwzorować realny obieg decyzji – od preonboardingu, przez zmiany warunków zatrudnienia i wnioski socjalne z ZFŚS, po offboarding i zgłoszenia sygnalistów.
  
  
• E-dokumenty i podpis elektroniczny. Biblioteka szablonów z polami zasilanymi danymi z systemu, repozytorium z wersjonowaniem oraz potwierdzenia odbioru przy dystrybucji pasków czy PIT-ów. Podpis elektroniczny – SES i kwalifikowany – jest wbudowany w proces, a karta podpisów z pełną historią jest gotowa do archiwizacji lub kontroli.
  
  
• Nieobecności i czas pracy. Konfigurowalne pule urlopowe, polityki dopasowane do struktury i lokalizacji, automatyczne naliczanie sald. Ewidencja czasu pracy obejmuje rejestrację, nadgodziny, bank godzin i rozliczanie w zdefiniowanych okresach.
  
  
• Benefity i budżety. Zapisy, limity, budżety i rozliczenie świadczeń wraz z informacją o źródle ich finansowania.
  
  
• Aplikacja mobilna. Te same funkcje dla pracowników bez służbowego komputera i firmowego adresu e-mail – w zakładach produkcyjnych, magazynach i sieciach sprzedaży to zwykle największe wąskie gardło obiegu dokumentów.

Efekt jest taki, że manager zatwierdza urlop i ewidencja nieobecności aktualizuje się natychmiast. Pracownik wybiera pakiet medyczny i budżet benefitowy przelicza się automatycznie, razem z konsekwencjami podatkowymi tego wyboru. Nowa osoba przechodzi onboarding i od pierwszego dnia ma komplet danych oraz podpisanych dokumentów.

To jednak wciąż połowa układanki. Druga połowa zaczyna się tam, gdzie te dane muszą zamienić się w prawidłowo naliczoną wypłatę.

Największym wyzwaniem w naszej pracy rzadko jest samo naliczenie. Jest nim kompletność i jakość danych wejściowych – a te przychodzą do nas z kilku źródeł naraz, w różnych formatach i w różnym czasie. Współpraca z Worksmile zmienia ten punkt wyjścia: dostajemy dane uporządkowane, zatwierdzone i opisane, razem z informacją o źródle finansowania świadczeń. To skraca zamknięcie miesiąca i realnie ogranicza liczbę korekt.

Kinga Miszyn, Senior Payroll Manager, Aider Polska

Jakie dane przepływają między Worksmile a Aider?

Współpraca porządkuje pięć przepływów, które w większości firm do dziś odbywają się ręcznie.

1. Nieobecności i czas pracy

Wnioski urlopowe, zwolnienia i pozostałe absencje są składane i zatwierdzane w Worksmile — z pełną historią decyzji. Ewidencja czasu pracy obejmuje automatyczne naliczanie godzin i nadgodzin w zdefiniowanych okresach rozliczeniowych. Do zespołu płacowego trafia gotowa ewidencja za okres, a nie zbiór maili i zrzutów ekranu.

2. Dane kadrowe w drugą stronę

Zmiany stanowisk, wymiaru etatu, struktury organizacyjnej czy sald urlopowych są widoczne tam, gdzie pracownik i manager ich szukają — w aplikacji, a nie w prośbie do HR o sprawdzenie.

3. Wnioski i sprawy pracownicze

To najszerszy z przepływów. Zaawansowane workflow pozwalają zbudować dowolną sprawę pracowniczą: własny formularz z walidacją pól i wymaganymi załącznikami, wielostopniową ścieżkę akceptacji odwzorowującą realną strukturę decyzyjną (pracownik → przełożony → HR → payroll), automatyczne przypisania według działu lub lokalizacji oraz powiadomienia o zmianie statusu.

Zakres obejmuje cały cykl życia pracownika: od preonboardingu, przez wnioski kadrowe i urlopowe, zmiany warunków zatrudnienia, świadczenia socjalne z ZFŚS, wnioski szkoleniowe i wydatki służbowe, aż po offboarding. Do tego dochodzi raportowanie: czas obsługi zgłoszeń, wąskie gardła w akceptacjach, statystyki w poszczególnych kategoriach.

Efekt dla zespołu kadrowo-płacowego: każda sprawa mająca wpływ na wynagrodzenie dociera jako zamknięty, zatwierdzony i udokumentowany proces — a nie jako mail z prośbą o uwzględnienie zmiany „od pierwszego”.

4. Dokumenty do pracownika

Elektroniczne paski wynagrodzeń, PIT-11 i dokumenty PPK trafiają do aplikacji, którą pracownik i tak otwiera codziennie — z potwierdzeniem odbioru. Bez osobnego portalu, osobnego loginu i osobnej instrukcji, jak się do niego zalogować.

5. Benefity na liście płac

To najbardziej niedoceniany punkt zapalny w całym procesie i temat, który zasługuje na osobne omówienie.

Benefity a lista płac: gdzie najczęściej powstają korekty

Każde świadczenie pozapłacowe ma swoje konsekwencje podatkowo-składkowe, a te zależą od charakteru benefitu i od źródła jego finansowania. To samo świadczenie finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i ze środków obrotowych rozlicza się inaczej. Do tego dochodzą zmiany w trakcie miesiąca, dopłaty pracownika, świadczenia dla członków rodziny i pakiety o różnej wartości w obrębie jednej firmy.

W klasycznym modelu ktoś rekonstruuje to raz w miesiącu w arkuszu – na podstawie eksportu z platformy benefitowej, listy zmian z HR i własnej pamięci o wyjątkach. Stąd bierze się większość korekt.

W modelu partnerskim Worksmile przekazuje zestawienie benefitowe w ustrukturyzowanej formie: z podziałem na ZFŚS i środki obrotowe oraz z wartościami przypisanymi do konkretnych pracowników i okresów. Kwalifikacja podatkowo-składkowa i naliczenie pozostają tam, gdzie powinny – po stronie ekspertów Aider. Zmienia się to, od czego zaczynają pracę.

Jak to wygląda w praktyce

Co zyskuje każda ze stron

• HR przestaje być łącznikiem między pracownikiem a biurem kadrowym. Zamiast zbierać, sprawdzać i przepisywać dane przed każdym zamknięciem miesiąca, pilnuje procesu, który dzieje się sam. To czas odzyskany na rzeczy, których nie da się zautomatyzować: rekrutację, rozwój, rozmowy z zespołem.
• Manager widzi dostępność zespołu, salda urlopowe i statusy wniosków w czasie rzeczywistym – i zatwierdza je w jednym miejscu, z pełną ścieżką decyzyjną.
• Pracownik ma jedną aplikację na wszystko: wniosek, benefit, dokument, komunikat, pasek wynagrodzenia. Nie musi wiedzieć, gdzie kończy się HR, a zaczyna biuro rachunkowe – i bardzo dobrze.
• Zarząd i CFO zyskują spójne dane o kosztach zatrudnienia, wykorzystaniu benefitów i strukturze organizacji, dostępne wtedy, kiedy są potrzebne – a nie po dwóch tygodniach zbierania informacji przed audytem czy due diligence.
• Zespół kadrowo-płacowy Aider Polska dostaje na wejściu dane kompletne, zatwierdzone i opisane. Mniej pytań uzupełniających, mniej korekt po terminie, krótsze zamknięcie miesiąca.

„Przez lata mówiło się o miękkim i twardym HR tak, jakby to były dwa osobne światy. Dla pracownika nigdy nie były. Wniosek urlopowy, wybór benefitu i pasek wynagrodzenia to dla niego jeden ciąg zdarzeń, a nie trzy działy i cztery systemy. Worksmile budujemy właśnie w tym miejscu – tam, gdzie organizacja spotyka się z człowiekiem na co dzień. Współpraca z Aider zamyka ten obraz: dane, które powstają u nas, stają się bezpośrednią podstawą naliczenia, a nie kolejnym plikiem do uzgodnienia."

Tomasz Chaciński, CEO, Worksmile

Dla kogo jest to rozwiązanie?

Partnerstwo ma największy sens w organizacjach, w których spełniony jest przynajmniej jeden z poniższych warunków:

• zatrudnienie powyżej 100 osób, przy czym część załogi nie ma służbowego komputera ani firmowego adresu e-mail;
• rozbudowany katalog benefitów finansowanych z różnych źródeł, w tym z ZFŚS;
• kilka lokalizacji lub spółek o odmiennych politykach urlopowych i regulaminach;
• zamknięcie miesiąca poprzedzone kilkudniowym zbieraniem danych z arkuszy i maili;
• planowana zmiana modelu obsługi kadrowo-płacowej lub wdrożenie nowego systemu HR.

Jeśli rozpoznajesz w tym swoją organizację – punktem wyjścia jest krótki warsztat, na którym mapujemy dane faktycznie przekazywane dziś do biura kadrowo-płacowego. Zwykle wystarcza on, żeby zobaczyć, ile z nich powstaje dwa razy.

O partnerach

Aider Polska to jedna z największych w Polsce firm świadczących usługi outsourcingu księgowości oraz kadr i płac. Blisko 400 specjalistów pracuje z biur w Warszawie i Katowicach, obsługując zarówno międzynarodowe korporacje, jak i polskie przedsiębiorstwa, również w języku angielskim. Aider Polska jest częścią nordyckiej Grupy Aider, co oznacza połączenie skandynawskiego podejścia do technologii i długofalowego partnerstwa z bardzo dobrą znajomością polskich realiów: prawa pracy, ZUS, PIT, PPK, PFRON i sprawozdawczości. W 2025 roku firma otrzymała międzynarodową nagrodę Global Payroll Awards.

Worksmile to polska platforma HR łącząca HCM, komunikację wewnętrzną i benefity pracownicze w jednym rozwiązaniu. Odpowiada za automatyzację procesów kadrowych w całym cyklu życia pracownika: od preonboardingu, przez wnioski, nieobecności, e-dokumenty z podpisem elektronicznym i benefity, po offboarding – z aplikacją mobilną dostępną również dla pracowników bez służbowego adresu e-mail.