Od grafiku do listy płac: jak Aider Polska i Grafik Optymalny porządkują proces rozliczania czasu pracy
Payrollu nie zaczyna się od listy płac. Zaczyna się znacznie wcześniej – od tego, jak firma planuje pracę, rejestruje godziny i przekazuje dane do rozliczenia. Aider Polska i Grafik Optymalny łączą kompetencje w dwóch kluczowych obszarach: zarządzaniu czasem pracy oraz obsłudze kadrowo-płacowej. Dzięki temu dane, które powstają na etapie planowania i ewidencji pracy, mogą zasilać proces naliczania wynagrodzeń.
Kluczowe informacje
- Grafik Optymalny i Aider Polska łączą dwa elementy jednego procesu: zarządzanie czasem pracy oraz profesjonalną obsługę kadrowo-płacową.
- Grafik Optymalny pozwala na zarządzanie i optymalizację danych, które powstają na etapie planowania i ewidencji czasu pracy – od grafików i dyspozycyjności, przez rejestrację wejść i wyjść, po ewidencję godzin, nadgodzin i urlopów.
- Aider Polska wykorzystuje te dane w procesie kadrowo-płacowym, odpowiadając za prawidłowe naliczenie wynagrodzeń oraz dalsze rozliczenia pracodawcy.
- Kluczowa korzyść pojawia się na styku obu procesów: mniej ręcznego przepisywania i uzgadniania danych dotyczących czasu pracy, a tym samym mniejsze ryzyko błędów w payrollu.
- Model jest szczególnie istotny dla organizacji, w których czas pracy jest złożony: występują systemy zmianowe, wiele lokalizacji, duża liczba pracowników, sezonowość czy rozbudowane zasady rozliczania nadgodzin.
Dwa procesy, które powinny ze sobą współpracować
Grafik Optymalny jest narzędziem do planowania i rozliczania czasu pracy. System pozwala m.in. tworzyć grafiki zgodne z Kodeksem pracy, uwzględniać dyspozycyjność pracowników, obsługiwać urlopy i wnioski, rejestrować czas pracy oraz prowadzić jego ewidencję. Oferuje również automatyczne wyliczanie nadgodzin i raportowanie danych o czasie pracy i kosztach.
Aider Polska działa na kolejnym etapie procesu. Zespół kadrowo-płacowy wykorzystuje dane dotyczące zatrudnienia i czasu pracy do przygotowania list płac, naliczenia wynagrodzeń, rozliczenia składek i podatków oraz przygotowania wymaganych raportów i deklaracji.
W praktyce oznacza to połączenie dwóch światów: operacyjnego zarządzania czasem pracy oraz eksperckiego payrollu.
Nie chodzi przy tym o zastąpienie pracy specjalistów automatyzacją. Chodzi o to, aby specjaliści Aider Polska otrzymywali uporządkowane dane, które pozwalają im skupić się na ich roli – prawidłowym i zgodnym z przepisami rozliczeniu wynagrodzeń.
Dlaczego ma to znaczenie szczególnie w dużych organizacjach?
Im większa i bardziej rozproszona organizacja, tym trudniej zarządzać czasem pracy ręcznie. Dotyczy to szczególnie firm:
- działających w wielu lokalizacjach,
- zatrudniających dużą liczbę pracowników,
- pracujących zmianowo lub wielozmianowo,
- działających w retailu, HoReCa, produkcji czy usługach,
- charakteryzujących się sezonowością zatrudnienia,
- korzystających z różnych systemów czasu pracy,
- rozliczających dużą liczbę nadgodzin,
- posiadających rozbudowaną strukturę organizacyjną.
To właśnie te organizacje są naturalnym środowiskiem dla rozwiązania, które łączy zarządzanie czasem pracy z profesjonalnym payroll.
Grafik Optymalny jest kierowany przede wszystkim do średnich i dużych firm, szczególnie z sektora retail, produkcji, HoReCa i usług.
Od grafiku do wypłaty – jeden spójny proces
Dobrze działający payroll nie zaczyna się przy tworzeniu listy płac. Zaczyna się w momencie, w którym firma planuje pracę, pracownik pojawia się na zmianie, rejestruje czas pracy, korzysta z urlopu albo wypracowuje nadgodziny.
Jeżeli informacje z tych etapów są rozproszone, payroll musi je najpierw zebrać i uporządkować.
Jeżeli są odpowiednio zorganizowane już u źródła, zespół kadrowo-płacowy może skupić się na tym, co naprawdę wymaga jego kompetencji – prawidłowym rozliczeniu pracowników i zapewnieniu zgodności procesu z przepisami.
Właśnie na tym polega wartość współpracy Aider Polska i Grafiku Optymalnego.
Chcesz sprawdzić, jak uporządkować proces zarządzania czasem pracy i payrollu w swojej organizacji? Porozmawiajmy.
