Jak zapewniamy ciągłość obsługi księgowości?

Dedykowany zespół księgowy, uporządkowane procesy i pełna zastępowalność

Księgowość nie powinna być uzależniona od jednej osoby

Podczas rozmów ooutsourcingu księgowości niemal zawsze pojawia się to samo pytanie: co stanie się, jeśli osoba obsługująca naszą firmę odejdzie?

To naturalna obawa. W wielu organizacjach współpraca opiera się na jednej księgowej lub niewielkim zespole. Z czasem taka osoba poznaje specyfikę działalności, sposób raportowania i niestandardowe procesy. Problem pojawia się, gdy tej osoby zabraknie – nowy pracownik musi nauczyć się firmy od początku i odtworzyć wiedzę, która przez lata znajdowała się w głowie poprzednika.

W Aider Polska od ponad 20 lat budujemy model, który eliminuje to ryzyko.

Skontaktuj się z nami

Klient ma dedykowany zespół, zamiast jednej księgowej

Każdy klient współpracuje z dedykowanym zespołem ekspertów odpowiedzialnych za obsługę finansowo-księgową, raportowanie oraz kluczowe procesy back-office, na którego czele stoi manager odpowiedzialny za całość relacji, organizację pracy i jakość świadczonych usług. To właśnie ta osoba zna biznes klienta, uczestniczy w spotkaniach, rozumie oczekiwania zarządu i odpowiada za realizację uzgodnionych celów.

Jednocześnie za poszczególne procesy odpowiadają wyspecjalizowane zespoły. Inni eksperci zajmują się podatkami, inni raportowaniem, inni płatnościami, a jeszcze inni księgą główną, automatyzacją czy systemami ERP.

Klient ma jednego partnera do rozmowy, ale korzysta z wiedzy i doświadczenia całej organizacji. Nie budujemy modelu call center – klient nie musi za każdym razem tłumaczyć swojej sytuacji nowej osobie.

Wiedza pozostaje w organizacji

W tradycyjnym modelu, jeżeli jedna osoba odpowiada jednocześnie za księgowania, VAT, CIT, płatności i raportowanie, każda zmiana kadrowa oznacza konieczność ponownego wdrażania kolejnego pracownika we wszystkich obszarach.

W Aider Polska wiedza o klientach jest dokumentowana, procesy są opisane (zgodnie z wewnętrznymi procedurami operacyjnymi, SLA oraz standardami kontroli wewnętrznej), a odpowiedzialność rozłożona pomiędzy wyspecjalizowane zespoły. Nawet w przypadku zmian personalnych klient nie musi od początku tłumaczyć swojej działalności, a w Aider Polska możemy ograniczyć się do wdrożenia osoby w wybrany obszar specjalizacji. To znacząco ułatwia i skraca wdrożenie – które zawsze może się trafić czy to z powodu choroby, dłuższego zwolnienia, czy rotacji pracownika.

Skontaktuj się z nami

dane porównawcze w sprawozdaniu finansowym

Specjalizacja daje lepsze rezultaty i zwiększa jakość obsługi

W klasycznym modelu jedna osoba bardzo często odpowiada jednocześnie za księgowanie dokumentów, rozliczenia VAT i CIT, wyciągi bankowe, kontakt z klientem i raportowanie. Przy niewielkiej skali może to być wystarczające.

W Aider Polska poszczególne procesy realizowane są przez zespoły wyspecjalizowane w swoich obszarach. Dzięki temu nasi eksperci mogą rozwijać kompetencje w konkretnych dziedzinach, szybciej reagować na zmiany przepisów dotyczące rachunkowości, prawa pracy, podatków oraz obowiązków sprawozdawczych i korzystać z doświadczeń zdobytych podczas pracy z wieloma klientami.

Zastępowalność jest częścią modelu, nie procedurą awaryjną

Wiele firm pyta nas o zastępowalność pracowników. Dla nas nie jest to dodatkowa usługa uruchamiana w sytuacjach kryzysowych – to fundament modelu działania w outsourcingu księgowości oraz kadr i płac.

Procesy są dokumentowane, wiedza o klientach jest utrwalana w organizacji, a za realizację poszczególnych zadań odpowiadają zespoły, a nie pojedyncze osoby. Zmiana jednego pracownika – choroba, urlop macierzyński, odejście z pracy – nie oznacza konieczności rozpoczynania współpracy od początku.

Skontaktuj się z nami

top-view-coworkers-team-working-at-office-scaled-1

Procesowe podejście nie oznacza bezosobowej obsługi

Słowo „proces" bywa kojarzone z infolinią, przekazywaniem spraw między działami i koniecznością tłumaczenia problemu od nowa każdej kolejnej osobie. Nasze podejście wygląda zupełnie inaczej.

Klient ma swój zespół i swojego managera. Procesy organizują pracę wewnątrz Aider Polska – nie zastępują relacji z klientem. Jednocześnie za kulisami wiele zadań może być realizowanych równolegle przez różne zespoły. Prace związane z podatkami, raportowaniem, płatnościami i księgą główną nie konkurują ze sobą o czas jednej osoby.

Stabilność zespołu = stabilna współpraca

Procesy i procedury nie zastąpią doświadczenia. Dlatego ogromną wagę przywiązujemy do budowania stabilnych zespołów.

Wiele osób zarządzających dziś Aider Polska buduje tę organizację od kilkunastu lub ponad dwudziestu lat. Partnerzy rozwijający firmę od początku jej działalności nadal aktywnie uczestniczą w obsłudze klientów. Dzięki temu łączymy procesową ciągłość działania z doświadczeniem ludzi, którzy znają organizację od środka.

To szczególnie istotne dla firm oczekujących ciągłości operacyjnej w obszarze księgowości, payroll oraz raportowania zarządczego.

Skontaktuj się z nami

business-woman-working-teamwork-process-scaled-1

FAQ

- W tradycyjnym modelu taka sytuacja często oznacza ryzyko utraty wiedzy, opóźnienia w pracy i konieczność ponownego wdrażania nowej osoby. W Aider Polska wiedza o kliencie nie jest przypisana do jednej osoby – procesy są dokumentowane, a odpowiedzialność rozłożona pomiędzy wyspecjalizowane zespoły. Dzięki temu zmiany personalne nie zakłócają ciągłości obsługi księgowej, podatkowej ani raportowej.
- Nie. W Aider Polska klient współpracuje z dedykowanym managerem odpowiedzialnym za relację i jakość obsługi, ale za realizację poszczególnych procesów odpowiadają zespoły specjalistów. Oznacza to, że outsourcing księgowości nie opiera się na jednej księgowej, lecz na modelu zapewniającym zastępowalność i ciągłość działania.
- Zastępowalność jest integralną częścią naszego modelu pracy. Dzięki podziałowi odpowiedzialności, dokumentacji procesów oraz współpracy zespołowej obowiązki mogą być płynnie przejęte przez innych specjalistów bez wpływu na terminowość księgowań, rozliczeń podatkowych, obsługi kadr i płac czy raportowania finansowego.
- Nie. Dokumentujemy kluczowe procesy, schematy księgowe, zasady raportowania oraz niestandardowe wymagania klienta. Dzięki temu wdrożenie nowej osoby dotyczy wyłącznie konkretnego obszaru odpowiedzialności, a nie poznawania całej organizacji od początku. Znacząco skraca to czas onboardingu i ogranicza ryzyko błędów operacyjnych.
- Nie. Klient ma jeden główny punkt kontaktu – dedykowanego managera, który koordynuje wszystkie obszary współpracy. Za kulisami pracują wyspecjalizowane zespoły zajmujące się księgowością, podatkami, płatnościami, payroll czy raportowaniem, ale komunikacja pozostaje uporządkowana i spójna.