VAT-26 - jak zgłosić samochód firmowy i odliczyć 100% VAT?

Zgłoszenie VAT-26 to dokument, który muszą złożyć przedsiębiorcy wykorzystujący samochód osobowy wyłącznie do celów działalności gospodarczej i chcący odliczać VAT w wysokości 100%. Odliczenie VAT przysługuje wówczas od wszystkich kosztów związanych z nabyciem takiego pojazdu oraz od wszelkich kosztów eksploatacyjnych, takich jak paliwo, koszty serwisowe czy naprawy, leasing, ubezpieczenie i inne koszty operacyjne.

Zgłoszenie składa się do właściwego urzędu skarbowego, tj. w przypadku spółki – do urzędu odpowiedniego dla miejsca rejestracji przedsiębiorstwa, natomiast w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika.

VAT-26 można złożyć elektronicznie lub osobiście w urzędzie skarbowym.

Warunki pełnego odliczenia VAT od samochodu firmowego

Jeżeli samochód będzie wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych i będzie dodatkowo prowadzona szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka), przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT. Należy przy tym pamiętać, by ewidencja była zgodna z przepisami i zawierała m.in. cel podróży, trasę i dokładną liczbę kilometrów, aby uniknąć problemów podczas kontroli.

Terminy i formalności związane z VAT-26

Ustawa ściśle określa termin złożenia VAT-26. Zgłoszenie to należy złożyć maksymalnie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca poniósł pierwszy wydatek związany z pojazdem, ale nie później niż w dniu złożenia JPK_V7 za poprzedni miesiąc.

Przykład: jeżeli pierwszy wydatek został poniesiony 5 października, wówczas zgłoszenie VAT-26 musi nastąpić do 25 listopada. Jeśli jednak plik JPK_V7 zostanie wysłany przed 25 listopada, VAT-26 należy złożyć tego samego dnia.

Konsekwencje niezłożenia lub opóźnienia w złożeniu VAT-26

Jeśli zgłoszenie VAT-26 nie zostanie złożone w ustawowym terminie, podatnik straci bezpowrotnie możliwość odliczenia 100% VAT od wydatków poniesionych w pierwszym miesiącu użytkowania pojazdu. W takim przypadku można odliczyć tylko 50% VAT. Dotyczy to także zakupu samochodu.

Przykład: jeżeli pierwszy wydatek został poniesiony 5 października, a zgłoszenie VAT-26 nie zostało wysłane do 25 listopada, to od wydatków poniesionych w październiku podatnik może odliczyć jedynie 50% VAT. Jeśli VAT-26 zostanie złożone do 27 grudnia (lub wraz ze złożeniem JPK_V7 za listopad 2024), wówczas od wydatków listopadowych będzie możliwe odliczenie 100% VAT.

Kiedy nie jest konieczne zgłoszenie VAT-26?

Złożenie zgłoszenia VAT-26 nie jest wymagane w dwóch przypadkach:

1. jeżeli przedsiębiorca ma zamiar korzystać z samochodu wyłącznie do celów prywatnych (wówczas odliczenie VAT w ogóle nie przysługuje),
2. jeżeli samochód będzie wykorzystywany w sposób mieszany (czyli zarówno prywatnie, jak i firmowo) – w takim przypadku można odliczyć tylko 50% VAT.

Warto wiedzieć, że w przypadku niektórych pojazdów specjalnych lub ciężarowych zgłoszenie VAT-26 może być nieobowiązkowe, o ile spełniają one określone kryteria ustawowe.

Czy US może wymagać dodatkowych dokumentów przy zgłoszeniu VAT-26?

Po złożeniu formularza VAT-26 urząd skarbowy może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających status i wykorzystanie pojazdu. Przykładowe wymagane dokumenty, to np.:

• faktura zakupu pojazdu,
• umowa leasingowa,
• umowa najmu,
• inny dokument potwierdzający, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.

Zgłoszenie VAT-26 to kluczowy element dla przedsiębiorców chcących odliczyć 100% VAT od kosztów związanych z pojazdem. Kluczowe znaczenie ma terminowość złożenia zgłoszenia oraz odpowiednie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować ograniczeniem odliczenia VAT do 50% i dodatkowymi komplikacjami podczas kontroli urzędowej.

Autor: 
Liliana Szala, Specjalista ds. VAT