Choć ich stosowanie upraszcza ewidencję, wiąże się z koniecznością rozliczania odchyleń, które powstają w wyniku różnic między ceną ewidencyjną a rzeczywistą. Jak skutecznie zarządzać tymi różnicami? Jakie przepisy regulują ten proces? W artykule wyjaśniamy, czym są odchylenia, jak je klasyfikować i rozliczać zgodnie z Ustawą o rachunkowości – zarówno na bieżąco, jak i za pomocą wskaźnika odchyleń przeciętnych.
Stałe ceny ewidencyjne
W wielu jednostkach handlowych stosowanie stałych cen ewidencyjnych to powszechna praktyka, która upraszcza ewidencję przychodów i rozchodów towarów. Ceny te, ustalane są samodzielnie przez jednostkę i najczęściej odpowiadają cenom zakupu netto, cenom sprzedaży netto (z marżą), bądź cenom sprzedaży brutto (z VAT). Obowiązują one w określonym czasie, niezależnie od rzeczywistych cen zakupu. Sposoby kalkulacji cen powinny zostać opisane w polityce rachunkowości jednostki (art. 10 Ustawy o rachunkowości). Art. 34 ust. 2 Ustawy o rachunkowości dopuszcza ewidencjonowanie w trakcie okresu sprawozdawczego towarów w cenach przyjętych do ewidencji, natomiast na dzień bilansowy doprowadza się te wartości do poziomu rzeczywistego, określonego w art. 28 ust. 1 pkt 6.
Dlaczego stosujemy stałe ceny ewidencyjne?
W hurtowniach często przyjmuje się ceny sprzedaży netto, natomiast w handlu detalicznym – ze względu na różnorodność towarów – wygodniej jest operować cenami brutto. Takie podejście pozwala na uproszczoną kontrolę stanów magazynowych i rozchodów. Różnica miedzy cenami rzeczywistymi, a cenami ustalonymi to odchylenia od cen ewidencyjnych towarów.
Odchylenia – co to takiego?
Rzeczywiste ceny zakupu towarów mogą różnić się od przyjętych cen ewidencyjnych. Powstałe różnice nazywamy odchyleniami od cen ewidencyjnych i ujmujemy je najczęściej na dedykowanym koncie „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów”, które koryguje konto „Towary”. Odchylenia mogą być:
- Debetowe - gdy cena zakupu jest wyższa niż cena ewidencyjna,
- Kredytowe - gdy cena zakupu jest niższa niż cena ewidencyjna.
W jednostkach detalicznych, które stosują ceny sprzedaży brutto, warto prowadzić dwa konta analityczne:
- „Odchylenia z tytułu marży”,
- „Odchylenia z tytułu VAT należnego”.
Jak rozliczać odchylenia?
Rozliczenie odchyleń powinno odbywać się co najmniej na koniec każdego okresu sprawozdawczego (art. 3 ust. 1 pkt 8 Ustawy o rachunkowości). Można to zrobić na dwa sposoby:
- Na bieżąco - przy każdym rozchodzie towaru, dokumentując odchylenia dowodem magazynowym.
- Za pomocą wskaźnika odchyleń przeciętnych (Wop) - obliczanego według wzoru:
Wop = (O × 100) / (Rk + S)
- O - suma odchyleń w danym okresie,
- Rk - wartość zapasów w cenach ewidencyjnych na koniec okresu,
- S - wartość sprzedanych towarów w cenach ewidencyjnych.
Na podstawie Wop można obliczyć:
- Odchylenia przypadające na rozchód (Os):
Os = (S × Wop) / 100
- Odchylenia przypadające na zapas (ORk):
ORk = (Rk × Wop) / 100
Rozliczanie odchyleń od cen ewidencyjnych to kluczowy element rzetelnej ewidencji towarów w jednostkach handlowych. Stosowanie stałych cen ewidencyjnych upraszcza operacje magazynowe i sprzedażowe, ale wymaga systematycznego monitorowania różnic między cenami ewidencyjnymi a rzeczywistymi kosztami zakupu. Dzięki odpowiednio prowadzonym kontom analitycznym oraz zastosowaniu wskaźnika odchyleń przeciętnych, jednostki mogą skutecznie rozliczać te różnice, zapewniając zgodność z przepisami rachunkowości oraz dokładność danych finansowych. Regularne rozliczanie odchyleń nie tylko wspiera transparentność, ale także pozwala na lepsze zarządzanie marżą i zapasami.
Autor: Magdalena Włodek, Senior Manager w MDDP Outsourcing Polska – Warszawa
