Chcąc poznać zasady związane z właściwymi praktykami archiwizacji dokumentacji księgowej, należy zapoznać się z treścią ustawy o rachunkowości oraz treścią ordynacji podatkowej. Oba wspomniane źródła pozwalają na prawidłowe wywiązanie się z obowiązków spoczywających na kierownikach jednostki oraz księgowych, w zakresie archiwizacji dokumentów księgowych.
Jakie dokumenty księgowe należy archiwizować?
W trakcie roku oraz po jego zakończeniu, sporządzanych jest wiele dokumentów oraz innych dowodów, które razem tworzą zbiór księgowy. W jego skład wchodzą:
- dowody księgowe,
- polityka rachunkowości,
- księgi rachunkowe,
- sprawozdania finansowe,
- dokumenty sporządzane w ramach przeprowadzonych inwentaryzacji.
Wszystkie powyższe składowe dokumentacji księgowej należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, gdzie nie będzie występowało ryzyko ich uszkodzenia bądź sfałszowania.
Jaki obowiązuje okres przechowywania dokumentów księgowych?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości okres archiwizacji zbiorów księgowych jest liczony od początku roku następującego po roku, którego zbiór dotyczy. Poniżej przykładowe typy dokumenty oraz czas, przez jaki należy je archiwizować.
- Dokumenty potwierdzające zawarte umowy – 5 lat.
- Dokumenty będące potwierdzeniem dokonanych zakupów – 5 lat.
- Dokumenty potwierdzające sprzedaż towarów lub usług – 5 lat.
- Dokumenty dotyczące przeprowadzonych inwentaryzacji – 5 lat.
- Umowy związane z udzielonymi bądź otrzymanymi pożyczkami lub kredytami – 5 lat.
- Księgi handlowe – 5 lat.
- Wszystkie inne, niewymienione powyżej – 5 lat.
Wszystkie powyższe dokumenty, które zostały ujęte np. w 2023 roku, powinny być przechowywane do początku 2029 roku, gdyż okres 5 lat liczyć należy od początku 2024 roku – czyli roku następującego po roku 2023, w którym zostały sporządzone te dokumenty.
W przypadku sprawozdań finansowych również obowiązuje okres 5 lat archiwizacji, jednak należy pamiętać o tym, że sprawozdania finansowe są sporządzane oraz zatwierdzane w roku następującym po zakończonym okresie, stąd sprawozdanie za 2023 rok, zgodnie z UoR, powinno być przechowywane do 2030 roku.
W przypadku ordynacji podatkowej, okres obowiązku archiwizacji zbiorów zależny jest od terminu zapłaty zobowiązania podatkowego, który związany był z wystąpieniem danego dokumentu. Przedawnienie zobowiązań następuje po 5 latach, jednak obowiązek archiwizacji liczony jest od ostatniego dnia roku, w którym minął okres zapłaty podatku. Dlatego, inaczej niż w przypadku UOR, dokumenty oraz sprawozdania finansowe powinny być przechowywane do końca 2029 roku.
Pamiętaj! Wszystko to, co posiada jednostka w księgach rachunkowych, musi mieć swoje odzwierciedlenie w posiadanych zbiorach księgowych, dlatego tak istotne jest, aby być świadomym obowiązujących zasad oraz źródeł, w których należy szukać obowiązujących terminów.
Archiwizacja dokumentacji księgowej to nie tylko obowiązek prawny, ale również kluczowy element zapewnienia bezpieczeństwa danych finansowych oraz minimalizacji ryzyka w przypadku kontroli. Powierzenie tego zadania profesjonalnemu dostawcy usług księgowych, takiemu jak MDDP Outsourcing, pozwala uniknąć błędów i niedopatrzeń, które mogą mieć kosztowne konsekwencje. Nasz zespół zadba o prawidłowe przechowywanie dokumentów zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi, dając Ci więcej czasu i spokoju na rozwój strategicznych obszarów biznesu.
Autor: Magdalena Kaszyńska-Sałacińska, Młodszy Księgowy, MDDP Outsourcing – Warszawa
