Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości oraz stanowiskami Komitetu Standardów, każda jednostka gospodarcza, niezależnie od swojej wielkości czy formy prawnej, zobowiązana jest do przeprowadzania inwentaryzacji przynajmniej raz w roku.
Czym jest inwentaryzacja aktywów i pasywów?
Głównym celem inwentaryzacji jest potwierdzenie istnienia, stanu oraz wartości składników majątku jednostki i porównanie ich z danymi w księgach rachunkowych. Pozwala to na wychwycenie wszelkich różnic inwentaryzacyjnych, które mogą wynikać z błędów, zdarzeń losowych, czy też innych przyczyn. W przypadku jednostek, które są zobowiązane do badania sprawozdań finansowych, istotne jest wcześniejsze powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, gdyż obserwacja spisu z natury to jeden z istotnych elementów procesu audytu.
Kto ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji?
Odpowiedzialność za organizację i nadzór nad inwentaryzacją spoczywa na kierowniku jednostki. W przypadku organu wieloosobowego odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie. Kierownik jednostki powinien określić terminy oraz harmonogram inwentaryzacji w polityce rachunkowości lub w instrukcji inwentaryzacyjnej, dostosowując je do specyfiki działalności jednostki i rodzajów składników aktywów. Do obowiązków kierownika należy m.in. powołanie komisji inwentaryzacyjnej, wydanie zarządzeń dotyczących przeprowadzenia spisu, nadzór nad przebiegiem inwentaryzacji oraz rozliczenie jej wyników.
Jakie są możliwe metody inwentaryzacji?
Ustawa o Rachunkowości (art. 26) wyróżnia trzy główne metody inwentaryzacji:
- spis z natury – polega na fizycznym zliczeniu, zważeniu lub zmierzeniu składników aktywów, ich wycenie oraz porównaniu z danymi w księgach rachunkowych; nadwyżki lub niedobory należy odpowiednio rozliczyć i ująć w księgach;
- potwierdzenie salda – uzgodnienie sald środków pieniężnych z bankami oraz należności z kontrahentami; ta metoda polega na zbieraniu informacji o stanach rachunków i rozrachunkach od instytucji zewnętrznych;
- weryfikacja – stosowana, gdy niemożliwe jest przeprowadzenie spisu z natury lub uzyskanie potwierdzenia salda; weryfikacja polega na porównaniu danych księgowych z dokumentacją i sprawdzeniu poprawności sald; wyniki weryfikacji muszą być udokumentowane protokołem.
W jakich terminach powinno się przeprowadzać inwentaryzację i jak często?
Zasadniczo inwentaryzację przeprowadza się na koniec roku obrotowego, ale można ją rozpocząć do 3 miesięcy przed zakończeniem roku i zakończyć do 15 dni po dniu bilansowym. Terminy te nie dotyczą aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produkcji w toku oraz niektórych materiałów i towarów, które muszą być inwentaryzowane dokładnie na koniec roku.
Częstotliwość inwentaryzacji powinna być następująca:
- raz w roku – m.in. aktywa pieniężne, materiały i towary na terenie niestrzeżonym;
- raz na dwa lata – zapasy na terenie strzeżonym;
- raz na cztery lata – nieruchomości i środki trwałe na terenie strzeżonym.
Jak prawidłowo udokumentować inwentaryzację?
Wyniki spisu z natury dokumentuje się na arkuszach spisowych. Arkusze muszą być wypełnione w sposób przejrzysty, bez pozostawiania wolnych miejsc. W przypadku wykrycia różnic inwentaryzacyjnych, należy je rozliczyć i przedstawić w księgach rachunkowych. Weryfikacja sald dokumentowana jest protokołem, a uzgodnienie salda potwierdzają pisemne oświadczenia kontrahentów.
.webp)
