Choć Ministerstwo Finansów przesunęło termin obowiązkowego wdrożenia na 1 lutego 2026 r., nie powinno to usypiać czujności. Wręcz przeciwnie – to dodatkowy czas, który należy dobrze wykorzystać.
Od czego zacząć?
Najpierw warto przyjrzeć się, jak dziś wygląda proces przyjmowania dokumentów w biurze. W wielu przypadkach faktury spływają w różnych formach: PDF-y przesyłane mailowo, skany, zdjęcia, a nawet papierowe oryginały przynoszone osobiście. Tymczasem KSeF oznacza, że wszystkie faktury będą wystawiane i odbierane elektronicznie przez jeden centralny system.
Biuro chcące wdrożyć konkretne rozwiązania, powinno przed:
- przeanalizować, jakich narzędzi dziś używa (czy są one zgodne z KSeF) – szczególną uwagę należy zwrócić na systemy ERP, obiegu dokumentów oraz narzędzia do e-fakturowania,
- skonsultować się z dostawcami oprogramowania i poznać ich harmonogram wdrożeniowy,
- zacząć testować integrację z KSeF już teraz – w trybie dobrowolnym.
W kolejnym kroku trzeba zadbać o formalności. Biuro rachunkowe nie może korzystać z KSeF w imieniu klienta bez odpowiedniego upoważnienia. Może to być formularz ZAW-FA, złożony w urzędzie skarbowym, lub nadanie dostępu technicznego przez podatnika na portalu Ministerstwa Finansów. Każde z tych rozwiązań wiąże się z koniecznością kontaktu z klientem i dokładnego wyjaśnienia, co należy zrobić.
Bez procedur ani rusz
Zmiana narzędzia wymaga również zmiany na poziomie organizacyjnym. Biuro powinno wdrożyć wewnętrzne procedury korzystania z KSeF, w tym:
- sposób logowania i autoryzacji użytkowników,
- instrukcję reagowania na błędy systemowe,
- proces raportowania i archiwizacji dokumentów.
Dobrym pomysłem jest opracowanie wewnętrznego przewodnika lub tzw. „manuala KSeF” dla pracowników, który pomoże ujednolicić działania całego zespołu. Z czasem można go również udostępniać klientom.
Klient w centrum wdrożenia
Nie mniej ważna niż organizacja pracy wewnątrz biura jest komunikacja z klientami. To często najmniej przygotowany element procesu. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z nadchodzących zmian ani z tego, jak KSeF wpłynie na ich codzienną działalność. Dlatego biuro rachunkowe powinno już teraz opracować:
- proste instrukcje krok po kroku, jak nadać dostęp lub podpisać ZAW-FA,
- ogólne wprowadzenie do działania systemu e-Faktur,
- harmonogram przejścia na system elektroniczny – dostosowany do rodzaju klienta (samozatrudniony, spółka, organizacja pozarządowa itp.).
Przygotowanie takiego „pakietu wdrożeniowego” nie tylko zwiększy efektywność, ale także zbuduje zaufanie klientów do biura jako partnera doradczo-księgowego.
Wdrażanie to proces – nie jednorazowe zadanie
Warto myśleć o wdrażaniu KSeF jak o procesie, który potrwa co najmniej kilka miesięcy. Nie chodzi wyłącznie o kwestie techniczne. Praca z KSeF wymaga zmiany nawyków, przestawienia procesów, a także gotowości na pojawiające się błędy i sytuacje nietypowe – jak np. awaria systemu, błędna numeracja czy nieczytelność danych.
Dlatego tak ważne jest, by już teraz – zanim KSeF stanie się obowiązkowy – przejść przez etap testowy. Wystawienie kilkudziesięciu faktur „na próbę” pozwoli wyłapać słabe punkty i opracować procedury na spokojnie, a nie w stresie i pośpiechu.
Autor:
Patrycja Wilczek, Księgowa z katowickiego biura Aider Polska (MDDP Outsourcing Polska)
.webp)
