Jak delegować pracownika do pracy za granicą? Kompleksowe zasady delegowania pracowników

Jak delegować pracownika do pracy za granicą, zgodnie z przepisami Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii? Delegowanie pracowników to proces wymagający znajomości przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz zasad podatkowych obowiązujących zarówno w Polsce, jak i w kraju przyjmującym.

Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące delegowania pracowników zatrudnionych w Polsce do pracy za granicą, w tym: definicję delegowania pracownika, podstawowe zasady delegowania, warunki zatrudnienia i wynagradzania, okresy delegowania, ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego, rezydencję podatkową oraz źródła oficjalnych informacji.

Czym jest delegowanie pracownika do pracy za granicą?

Delegowanie pracownika do pracy za granicą w ramach świadczenia usług polega na tymczasowym skierowaniu pracownika zatrudnionego w Polsce do wykonywania pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii.

Pracodawca delegujący

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, który:

• ma siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności w Polsce,
• zatrudnia pracowników,
• świadczy usługi poza granicami kraju,

możesz czasowo delegować pracowników do pracy za granicą w następujących sytuacjach:

• w związku z realizacją umowy z zagranicznym kontrahentem,
• do oddziału lub przedsiębiorstwa należącego do tej samej grupy kapitałowej,
• jako agencja pracy tymczasowej delegująca pracowników do pracodawcy użytkownika za granicą.

Delegowanie występuje również wtedy, gdy pracownik tymczasowy jest kierowany do pracy w innym państwie UE, EOG lub Szwajcarii przez pracodawcę użytkownika.

Ważne: pracodawca użytkownik ma obowiązek poinformować agencję pracy tymczasowej o zamiarze delegowania pracownika przed jego skierowaniem.

Jakie kraje obejmuje delegowanie pracowników?

Delegowanie pracownika do pracy za granicą dotyczy:

• państw UE, m.in. Niemiec, Francji, Hiszpanii, Włoch, Holandii, Szwecji,
• państw EOG, tj. Norwegii, Islandii i Liechtensteinu,
• Szwajcarii.

Kim jest pracownik delegowany?

Pracownikiem delegowanym jest osoba, która:

• jest zatrudniona i stale wykonuje pracę w Polsce,
• zostaje tymczasowo skierowana do pracy w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii,
• wykonuje pracę na rzecz polskiego pracodawcy w ramach świadczonych przez niego usług.

Uwaga: pojęcie „pracownika” jest oceniane według przepisów kraju przyjmującego. W praktyce pracownikiem delegowanym może być również osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia.

Delegowanie cudzoziemców

Pracownikiem delegowanym może być także cudzoziemiec (obywatel państwa trzeciego), który:

• legalnie przebywa i pracuje w Polsce,
• spełnia dodatkowe wymogi kraju przyjmującego (np. obowiązek posiadania wizy).

Przykład: obywatel Ukrainy delegowany z Polski do Niemiec musi uzyskać wizę typu Vander Elst.

Podstawowe zasady delegowania pracownika do pracy za granicą

Delegowanie do pracy za granicą ma charakter czasowy i nie może być stanem trwałym. Przepisy wyróżniają dwa okresy delegowania:

• do 12 miesięcy – delegowanie krótkoterminowe,
• powyżej 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po zgłoszeniu) – delegowanie długoterminowe.

Pracodawca może wydłużyć delegowanie do 18 miesięcy, składając umotywowane powiadomienie w państwie przyjmującym przed upływem 12 miesięcy.

Delegowanie krótkoterminowe – jakie warunki trzeba zapewnić?

Jeżeli delegujesz pracownika na okres do 12 (lub 18) miesięcy, musisz zagwarantować mu warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym w zakresie:

• czasu pracy i okresów odpoczynku,
• minimalnego urlopu wypoczynkowego,
• wynagrodzenia wraz z obowiązkowymi składnikami,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• ochrony kobiet w ciąży i młodocianych,
• równego traktowania,
• zakwaterowania, jeśli zapewnia je pracodawca,
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i noclegu.

Jeżeli warunki obowiązujące w Polsce są korzystniejsze, należy je utrzymać.

Uwaga! Nie masz obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących wynagrodzenia i urlopu rocznego, jeżeli:

• pierwsza instalacja lub wstępny montaż określonych produktów przez wykwalifikowanych pracowników stanowi integralny element twojej umowy z odbiorcą usług w kraju przyjmującym oraz
• pracownicy są delegowani do tego kraju na okres nieprzekraczający 8 dni na rok.

Powyższa zasada nie ma zastosowania do prac związanych z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego, w szczególności: wykopów, robót ziemnych, montowania i demontowania elementów prefabrykowanych, wyposażania lub instalowania, renowacji, demontowania, rozbiórki, konserwacji, prac malarskich i porządkowych.

Delegowanie długoterminowe

Po przekroczeniu 12 (lub 18) miesięcy pracodawca musi zapewnić pracownikowi wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, z wyjątkiem m.in.:

• zasad zawierania i rozwiązywania umów o pracę,
• klauzul o zakazie konkurencji,
• uzupełniających pracowniczych programów kapitałowych.

Warunki delegowania dla pracowników tymczasowych

Jeżeli działasz jako agencja pracy tymczasowej i delegujesz za granicę pracowników tymczasowych, to musisz im zagwarantować co najmniej takie warunki zatrudnienia, jakie mają zastosowanie do pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Musisz także przestrzegać polskich przepisów regulujących świadczenie usług pracy tymczasowej i powierzanie pracy pracownikom tymczasowym.

Pracownicy tymczasowi mogą mieć prawo do korzystniejszych warunków w zakresie zatrudnienia niż warunki ogólnie obowiązujące dla pracowników. Takie korzystniejsze warunki te mogą być określone:

• przepisami prawa państwa przyjmującego,
• powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi,
• układami zbiorowymi obowiązującymi wyłącznie u danego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik jest delegowany.

Niezależnie od tego, pracodawca użytkownik ma obowiązek poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia obowiązujących w jego przedsiębiorstwie przed rozpoczęciem delegowania.

Jak liczyć okres delegowania?

Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Europejskiej:

• okres delegowania liczy się osobno dla każdej usługi,
• okresy delegowania sumują się, jeśli pracownicy są wysyłani przez tego samego pracodawcę do tego samego miejsca w celu realizacji tego samego zadania.
• Państwa UE mogą stosować własne szczegółowe zasady – przed delegowaniem należy je sprawdzić.

Jednak przepisy nie regulują wprost zasad obliczania okresów delegowania. Dlatego przed delegowaniem pracownika sprawdź, czy w kraju, do którego pracownik ma być delegowany, nie obowiązują szczególne uregulowania w tym zakresie. Pamiętaj, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą odstępować od ogólnych reguł wskazanych w stanowisku Komisji Europejskiej.

Przykład: W Niemczech jeśli pracownik bezpośrednio po zakończeniu delegowania w ramach jednej usługi zostanie delegowany do wykonania pracy w ramach innej usługi, to okresy delegowania są sumowane. Przy czym również okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się, jeśli wysłani są przez tego samego pracodawcę w to samo miejsce do realizacji tej samego zadania.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego

Wynagrodzenie pracownika delegowanego:

• musi być ustalane według zasad obowiązujących w kraju przyjmującym,
• obejmuje wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia,
• nie obejmuje zwrotu faktycznych kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia.

Zasada ta nie ma zastosowania do delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie musi być tożsame z wynagrodzeniem pracowników pracodawcy użytkownika w kraju przyjmującym. Uwaga! Warunki wynagradzania dla pracowników delegowanych wynikające z prawa państwa przyjmującego obejmują również termin i formę wypłaty wynagrodzenia.

Ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego (formularz A1)

Jeżeli delegujesz pracownika w ramach świadczenia usług do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii, może pojawić się pytanie, w jakim kraju trzeba odprowadzać za niego składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Ogólna reguła stanowi, że pracownik może w tym zakresie podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa. Co do zasady pracownik jest ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę – czyli w okresie delegowania pracownik powinien być ubezpieczony w kraju przyjmującym.

Przepisy dopuszczają jednak możliwość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został delegowany, czyli w Polsce. Niezależnie od tego, czy delegujesz pracownika długoterminowo czy krótkoterminowo, możesz odprowadzać składki do polskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pod warunkiem że łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

• przewidywany okres delegowania pracownika nie może przekroczyć 24 miesięcy
• osoba delegowana nie może być wysyłana do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii w celu zastąpienia innego pracownika
• pracownik delegowany, bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia, przez co najmniej miesiąc był ubezpieczony w kraju, z którego został delegowany (również w przypadku, gdy zatrudniał go inny pracodawca – decydujący jest kraj ubezpieczenia)
• pracownik delegowany wykonuje pracę w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii, ale na rzecz twojego przedsiębiorstwa
• jako pracodawca masz bezpośredni związek z pracownikiem delegowanym w zakresie zatrudnienia (w tym zakresie jest oceniane przyjęcie odpowiedzialności za rekrutację, umowę o pracę, wynagrodzenie, prawo do określenia charakteru pracy lub zwolnienia pracownika)
• prowadzisz zwykłą działalność w Polsce. Przykładowe kryteria precyzujące ten warunek zostały wskazane w Decyzji nr A2 i dotyczą:
• miejsca, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację
• liczby pracowników administracyjnych pracujących w państwie, w którym pracodawca ma siedzibę, oraz w innym państwie
• miejsca rekrutacji pracowników delegowanych
• miejsca zawierania większości umów z klientami
• prawa stosowanego do umów zawartych przez przedsiębiorstwo z klientami
• liczby umów wykonanych w państwie wysyłającym
• obrotów w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw.

Jeśli spełniasz powyższe warunki i chcesz, aby pracownik w okresie delegowania podlegał ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń społecznych, to musisz wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie dla pracownika delegowanego poświadczonego formularza A1. Zaświadczenie A1 potwierdza odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika w kraju siedziby pracodawcy delegującego, czyli w Polsce. Powyższy dokument podlega weryfikacji w toku kontroli prowadzonej przez organy kontrolne państwa przyjmującego, dlatego musisz go mieć.

Rezydencja podatkowa pracownika delegowanego

Pracownik podlega opodatkowaniu w Polsce od całości dochodów, jeżeli:

• posiada centrum interesów życiowych w Polsce lub
• przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

W przypadku podwójnej rezydencji zastosowanie mają umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Gdzie uzyskać informacje o delegowaniu pracowników?

Każde państwo UE, EOG i Szwajcaria prowadzi oficjalną stronę informacyjną dotyczącą delegowania. W Polsce: www.biznes.gov.pl/delegowanie

W przypadku sporów transgranicznych można skorzystać z bezpłatnej pomocy Centrum SOLVIT Polska.

FAQ

Jak delegować pracownika do pracy za granicą zgodnie z przepisami?

Aby delegować pracownika do pracy za granicą, pracodawca musi mieć siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce oraz czasowo skierować pracownika do wykonywania pracy w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii w ramach świadczenia usług. Należy zapewnić pracownikowi warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, zgłosić delegowanie zgodnie z lokalnymi przepisami oraz uregulować kwestie ubezpieczeń społecznych i podatków.

Na jak długo można delegować pracownika do pracy za granicą?

Delegowanie pracownika do pracy za granicą może trwać maksymalnie 12 miesięcy. Okres ten można przedłużyć do 18 miesięcy, składając umotywowane powiadomienie w kraju przyjmującym przed upływem pierwszych 12 miesięcy. Po przekroczeniu tego okresu delegowanie uznawane jest za długoterminowe i wiąże się z dodatkowymi obowiązkami pracodawcy.

Jakie warunki zatrudnienia trzeba zapewnić pracownikowi delegowanemu?

Pracownik delegowany musi mieć zapewnione co najmniej takie warunki zatrudnienia, jakie obowiązują w kraju przyjmującym, w szczególności w zakresie czasu pracy, wynagrodzenia, urlopu, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz równego traktowania. Jeżeli warunki obowiązujące w Polsce są korzystniejsze, pracodawca powinien je utrzymać przez cały okres delegowania.

Czy pracownik delegowany podlega ubezpieczeniu społecznemu w Polsce?

Tak, pracownik delegowany może pozostać w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli okres delegowania nie przekracza 24 miesięcy i spełnione są pozostałe warunki określone w przepisach unijnych. W takim przypadku pracodawca musi uzyskać z ZUS zaświadczenie A1, które potwierdza opłacanie składek w Polsce.

Autor:
Monika Bartosik, Starszy specjalista ds. kadr i płac