Biała Lista została wprowadzona w Polsce 1 września 2019 roku. Jej funkcjonowanie budzi jednak wiele pytań i wątpliwości wśród przedsiębiorców.
Kiedy konieczna jest weryfikacja kontrahenta?
Jedną z kwestii budzących wątpliwości jest moment weryfikacji kontrahenta na białej liście. Co do zasady, kontrahenta weryfikuje się na dzień zlecenia przelewu, chyba że przedsiębiorca działa na rynku regulowanym, gdzie przepisy wymagają obowiązkowego udziału podmiotu trzeciego w realizacji płatności.
W niedawno rozpatrywanej sprawie dotyczącej interpretacji indywidualnej, Przedsiębiorstwo Polskie Sieci Elektroenergetyczne S.A. uznało, że w ich sytuacji weryfikacja powinna nastąpić w dniu wydania dyspozycji przelewu agentowi (administratorowi rozliczeń), a nie w dniu faktycznego wykonania przelewu z rachunku przedsiębiorcy. Sprawa była rozpatrywana przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie i dotyczyła szczególnej sytuacji – rynku regulowanego, gdzie transakcje zlecane przez Polskie Sieci Elektroenergetyczne S.A. były realizowane przez agenta płatniczego, tj. Zarządcę Rozliczeń S.A. Relacje pomiędzy tymi podmiotami były szczegółowo uregulowane ustawą z dnia 8 grudnia 2017 r. o rynku mocy (tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r., poz. 2131). W związku z tym transakcje te nie miały charakteru standardowych relacji rynkowych.
Mając to na uwadze, operator Polskie Sieci Elektroenergetyczne wystąpił do Krajowej Informacji Skarbowej z pytaniem, czy zgodnie z art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT przez „dzień zlecenia przelewu” należy rozumieć:
- dzień wydania pisemnej dyspozycji przelewu administratorowi rozliczeń, czy
- dzień faktycznego przekazania środków przez administratora na rachunek dostawcy energii.
W wydanej interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że spółka powinna dokonać weryfikacji kontrahenta na dzień zlecenia przelewu przez agenta do banku. Operator zaskarżył tę interpretację, a Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (wyrok z 23 lutego 2021 r., sygn. III SA/Wa 1758/20) zwrócił uwagę na specyfikę rynku regulowanego, w którym udział podmiotu trzeciego w zarządzaniu rachunkami i realizacji przelewów jest obowiązkowy. W konsekwencji sąd uznał, że w tym szczególnym przypadku „dzień zlecenia przelewu” należy rozumieć jako dzień wydania przez spółkę pisemnej dyspozycji administratorowi rozliczeń.
Ostatecznie sprawę rozstrzygnął Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 23 kwietnia 2024 r., sygn. II FSK 917/21), potwierdzając, że w tej konkretnej sytuacji „dzień zlecenia przelewu” to dzień wydania dyspozycji przez PSE administratorowi rozliczeń. Podmiot działający zgodnie ze szczególnymi regulacjami ustawy o rynku mocy nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji wynikających z art. 15d ustawy o CIT.
Należy jednak podkreślić, że orzeczenie dotyczyło wyłącznie rynku regulowanego. W przypadku innych przedsiębiorców, którzy nie są zobowiązani do korzystania z agenta płatniczego, aby uniknąć sankcji, weryfikacji należy dokonać na dzień zlecenia przelewu do banku – co znajduje potwierdzenie w utrwalonej praktyce interpretacyjnej Krajowej Informacji Skarbowej (np. interpretacja z 25 lutego 2020 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.594.2019.1.JKU).
W przypadku przelewów z odroczonym terminem płatności lub zleceń stałych, weryfikacja powinna nastąpić na dzień zlecenia przelewu bankowi przez podatnika. Weryfikacja na białej liście zawsze jest obowiązkiem podatnika, który ponosi konsekwencje dokonania płatności na rachunek nieujawniony na białej liście.
Status kontrahenta bywa niepewny
Specyfika białej listy polega na tym, że weryfikujemy status kontrahenta na dany dzień. Jednak zdarzają się sytuacje, w których status podmiotów wpisanych do rejestru jest zmieniany wstecz przez organy podatkowe – zarówno poprzez wsteczną rejestrację, jak i wykreślenie podatnika. W efekcie status kontrahenta może być niepewny, mimo wcześniejszej weryfikacji. Dlatego istotne jest pobieranie i przechowywanie dowodów weryfikacji (unikalnego identyfikatora wyszukiwania).
Jeżeli kontrahent posiadający status czynnego podatnika VAT utraci ten status i zostanie wykreślony wstecznie, przy kolejnej weryfikacji może się okazać, że został wykreślony jeszcze przed datą poprzedniego sprawdzenia – mimo że w tamtym momencie biała lista potwierdzała jego status jako czynnego podatnika VAT. Brak dowodów weryfikacji może utrudnić wykazanie, że zmiana statusu nastąpiła retroaktywnie.
Często przedsiębiorca nie jest nawet świadomy wykreślenia z rejestru VAT, ponieważ w niektórych przypadkach organ podatkowy może dokonać tego bez wcześniejszego zawiadomienia (uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 23 października 2024 r., sygn. FPS 3/23, dotycząca wykreślenia podatnika z białej listy w związku z zastosowaniem blokady STIR).
Przechowywanie dowodów weryfikacji ma również znaczenie w sytuacjach, gdy kontrahent zostanie podejrzany o udział w karuzeli VAT – może to pomóc wykazać przed organami podatkowymi dochowanie należytej staranności w transakcjach krajowych.
Autor: Monika Daniek, Junior Accountant at the MDDP Outsourcing office in Warsaw
Źródła:
https://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/1D6CC3C590
https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/9501749,sprawdzanie-kontrahenta-na-bialej-liscie-vat-nie-zawsze-oczywiste.html
