Charakterystyka Klienta
Klient to polski oddział zagranicznej spółki działającej w modelu handlowo-usługowym, który:
- działa na rynku krajowym i międzynarodowym,
- realizuje liczne płatności zagraniczne,
- dokonuje transakcji takich jak import usług, WNT czy należności licencyjne,
- samodzielnie prowadzi księgowość we własnym systemie finansowym.
Naszym zadaniem była bieżąca analiza podatku u źródła (WHT) oraz wsparcie w rozliczeniach CIT.
Na czym polegała weryfikacja WHT?
Celem projektu było wdrożenie procesu, który pozwala:
- systematyczna analiza WHT, w tym identyfikacja transakcji i obowiązków w zakresie WHT,
- weryfikacja obowiązków wynikających z art. 21 ustawy o CIT,
- analiza możliwości zastosowania zwolnień bądź preferencyjnych stawek,
- weryfikacja dokumentów należytej staranności,
- przygotowanie cyklicznych rekomendacji dla Klienta,
- przygotowanie rocznych deklaracji CIT-10Z oraz informacji IFT.
Etap 1: Analiza płatności zagranicznych
Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza płatności zagranicznych oraz zapisów księgowych.
Co analizowaliśmy?
- faktury zakupowe (import usług, WNU),
- przelewy do kontrahentów zagranicznych,
- zapisy księgowe w systemie finansowo-księgowym Klienta,
Cel: wytypowanie transakcji, które mogą podlegać podatkowi u źródła (WHT).
Etap 2: Identyfikacja transakcji podlegających WHT
Na tym etapie odpowiadaliśmy na kluczowe pytanie: Kiedy płatność podlega podatkowi u źródła?
Wybrane transakcje analizowaliśmy pod kątem:
- katalogu należności objętych WHT,
- przepisów art. 21 ustawy o CIT,
- charakteru usług i obowiązków płatnika.
Dodatkowo pozyskiwaliśmy:
- skany faktury,
- dane kontrahentów,
- dokumentację biznesową.
Etap 3: Analiza przepisów i umów o unikaniu podwójnego opodatkowania
Kolejnym krokiem była właściwa analiza WHT.
Obejmowała ona:
- sprawdzenie, czy dana płatność podlega WHT,
- analizę odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO),
- ustalenie stawki podatku u źródła,
- weryfikację możliwości zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki.
To kluczowy etap decydujący o tym, czy podatek u źródła trzeba faktycznie pobrać.
Etap 4: Należyta staranność w WHT – praktyczne podejście
Jednym z najważniejszych elementów była weryfikacja należytej staranności w WHT. Sprawdzaliśmy m.in.:
- aktualne certyfikaty rezydencji kontrahentów,
- status beneficial owner (BO),
- informacje o rzeczywistym charakterze i przebiegu transakcji,
- kompletność dokumentacji.
Na tej podstawie oceniamy, czy możliwe jest: zastosowanie zwolnienia z WHT, obniżonej stawki wynikającej z UPO i bezpieczne rozliczenie podatku u źródła.
Etap 5: Rekomendacje i rozliczenie podatku u źródła
Na koniec Klient otrzymywał cykliczne raporty zawierające:
- listę transakcji podlegających WHT,
- wskazanie właściwego sposobu opodatkowania,
- ocenę ryzyka,
- rekomendacje działań.
Dodatkowo wspieraliśmy w:
- przygotowaniu CIT-10Z,
- sporządzaniu informacji IFT dla nierezydentów,
- bieżącym rozliczaniu podatku u źródła.
Efekty wdrożenia procesu WHT
Dzięki systematycznej analizie WHT Klient:
- zyskał pełną kontrolę nad płatnościami zagranicznymi,
- poprawnie identyfikuje obowiązki podatkowe,
- ograniczył ryzyko sankcji,
- uporządkował dokumentację,
- wdrożył skuteczny proces należytej staranności,
- ma gwarancję terminowej realizacji obowiązków sprawozdawczych (CIT-10Z, IFT),
- ma bieżące wsparcie eksperckie w zakresie WHT.
Bieżąca weryfikacja podatku u źródła (WHT) stanowi kluczowy element bezpiecznego funkcjonowania firm działających na rynkach międzynarodowych. Takie podejście pozwala nie tylko na prawidłowe rozliczenie WHT, ale również na stałe ograniczanie ryzyk podatkowych.
Wnioski: dlaczego bieżąca weryfikacja WHT jest kluczowa?
To case study pokazuje, że podatek u źródła w praktyce wymaga stałego monitoringu, a nie jednorazowej analizy.
Regularna weryfikacja WHT pozwala:
- uniknąć kosztownych błędów,
- bezpiecznie stosować preferencje podatkowe,
- przygotować się na ewentualną kontrolę.
