Elektroniczny obieg dokumentów (EOD)

System jest przygotowany tak, aby w wygodny dla użytkownika sposób można było skanować całe paczki dokumentów zakupowych otrzymywanych od kontrahentów tradycyjnym sposobem i jednocześnie w sposób całkowicie automatyczny dla każdego dokumentu tworzyć pojedynczy rekord (skan i metryka) podlegający indywidualnej ścieżce zatwierdzania.

• pomijany jest czasochłonny proces rejestracji faktur
• możliwe jest skanowanie faktur w paczkach

System można zintegrować ze skrzynką mailową przeznaczoną do odbioru faktur elektronicznych przesyłanych od kontrahentów. E-faktury w formacie PDF będą wtedy automatycznie wczytywane do systemu.

Co ważne import faktur (po dokonaniu odpowiedniego ustawienia przez administratora) następuje w systemie do elektronicznego obiegu dokumentów automatycznie, bez ingerencji użytkownika.

• automatyzacja importu otrzymanej faktury do systemu – oszczędność czasu
• przyspieszenie procesu akceptacji faktury – możliwość wcześniejszego odliczenia VAT,
• cyfrowa ewidencja otrzymanych faktur – bez papierowych protokołów,
• wyeliminowanie papierowych faktur – ochrona środowiska.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na kompleksowe zaimplementowanie zasad i procedur obiegu akceptacji dokumentów obowiązujących w każdej firmie – w formie elektronicznej. Kiedy faktury zakończą obieg, są przesyłane do pracowników księgowości – księgowane i transferowane do systemu księgowego.

• budowanie ścieżek obiegu dokumentów według potrzeb firmy,
• stworzenie wielu poziomów akceptacji,
• możliwość zdefiniowania warunków decydujących o przejściu dokumentów z jednego etapu do następnego.

System EOD oferuje zupełnie odrębny obieg płatności, który nie wpływa na proces akceptacji merytorycznej i księgowania dokumentów księgowych. Niezależnie od obiegu księgowego faktury (skutkującemu ewidencją kosztów) można ustawić w systemie równolegle obieg płatności, dzięki czemu jeden proces nie wstrzymuje drugiego.

• opcja ustawienia obiegu płatności równolegle do obiegu dokumentów,
• możliwość zdefiniowania ścieżek i etapów akceptacji płatności,
• stały dostęp do statusu płatności na każdym jej etapie.

EOD oferuje kompleksowe podejście do procesu zakupów w firmie: tworzenie zamówienia zakupu, jego weryfikacja i uzgadnianie zamówienia zakupu z fakturą, wraz z równoległym i niezależnym obiegiem płatności – wszystkie te czynności w jednym systemie, aż do wykonania płatności.

• tworzenie elektronicznych zamówień w systemie i specyficznych dla nich ścieżek akceptacji zanim spłynie faktura od dostawcy,
• zgłaszanie potrzeb zakupowych w jednym miejscu, co daje szerokie możliwości ich późniejszej analizy i prognozowania oraz kontrolowania wydatków przed ich powstaniem,
• wysyłanie zaakceptowanych zamówień do dostawców,
• automatyczne sprawdzanie zgodności faktury z zamówieniem (po otrzymaniu dostawy/usługi) oraz informowanie o wyniku odpowiednich osób,
• tworzenie zamówień cyklicznych czy budżetowych – po zaakceptowaniu budżetu wszystkie faktury mieszczące się w budżecie mogą być zatwierdzone (niezależnie od ich ilości),
• sprawdzanie i kontrolowanie procentowego, bądź kwotowego odchylenia wartości faktury od wartości wystawionego zamówienia,
• efektywne zarządzanie dokumentami – śledzenie po statusach, aby móc w każdej chwili sprawdzić gdzie znajduje się dany dokument.

Tworząc system elektronicznego obiegu dokumentów kładliśmy nacisk na jego zgodność z zasadami rachunkowości oraz automatyzację procesów i ich maksymalne uproszczenie. Przykładowo, dla transakcji powtarzalnych o tym samym charakterze stworzono tzw. klasy transakcji oraz wiele schematów księgowania faktur cyklicznych, co pomaga zoptymalizować organizację pracy, dzieląc zadania między pracowników o różnym poziomie wiedzy.

• dostępna lista ponad 40 podstawowych klas transakcji,
• integracja z systemami finansowo-księgowymi,
• możliwość importu klasyfikatorów ułatwiające analizę kosztów.

System oferuje funkcjonalność tzw. e-archiwum, które jest oddzielnym modułem do archiwizowania i klasyfikowania dokumentacji w podziale na kategorie. Można go używać zupełnie niezależnie od pozostałych modułów systemu, jednak doskonale sprawdza się w połączeniu z modułem do procesowania faktur.

• przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej w jednym miejscu, w wygodnych formatach (m.in. PDF, DOC, XLS),
• łatwy dostęp przez przeglądarkę internetową do całości dokumentacji, bez konieczności ciągłego zaglądania do segregatorów,
• skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie pojedynczego dokumentu, dzięki zaawansowanej możliwości filtrowania i sortowania w systemie
• łączenie umów z fakturami, jak również odwrotnie – możliwość podłączenia umowy z poziomu faktury w formie załącznika – co daje komplet niezbędnych informacji potrzebnych podczas procesu akceptacji faktury,
• przechowywanie dokumentów bez konieczności zapisywania ich na dysku, a tym samym w razie potrzeby możliwość wygenerowania pliku PDF, czy też wydruku kopii dokumentacji,
• elastyczne i sprawne zarządzanie uprawnieniami związanymi z dostępem do załączonych dokumentów.