Case study: efektywne zarządzanie procesami księgowymi grupy finansowej dzięki MDDP Outsourcing, ze szczególnym uwzględnieniem procesowania faktur zakupu oraz wyciągów bankowych.
Opis klienta
Obsługiwana firma to globalna sieć centrów usług wspólnych, należąca do międzynarodowej grupy finansowej. Od 20 lat działa w branży usług finansowych i bankowych, świadcząc wsparcie technologiczne oraz operacyjne dla swoich oddziałów na całym świecie. Firma specjalizuje się w takich obszarach jak IT, rozwój oprogramowania, analiza danych, bezpieczeństwo cybernetyczne, automatyzacja oraz wsparcie operacyjne. Klient ten odpowiada za szeroki zakres zadań, w tym transformację cyfrową, zarządzanie danymi, finanse oraz infrastrukturę technologiczną dla banków. Zlecenie dla MDDP Outsourcing obejmowało przejęcie wybranych procesów księgowych, tj. procesowania faktur zakupu (proces AP – Accounts Payable ) oraz księgowania wyciągów bankowych.
Cel klienta
Klient zdecydował się na outsourcing usług księgowych, ponieważ w obliczu reorganizacji wewnętrznego działu księgowego konieczne było zapewnienie odpowiedniego wsparcia w kluczowym momencie. Zewnętrzny partner miał zagwarantować ciągłość pracy i utrzymanie wysokiego standardu obsługi księgowej, co było kluczowe w czasie zmian strukturalnych w firmie. Dzięki outsourcingowi klient mógł skupić się na reorganizacji wewnętrznej, jednocześnie mając pewność, że operacje księgowe będą prowadzone sprawnie i bez przerw.
Działania i wyzwania
- Obsługa systemu księgowego (Symfonia)
Klient prowadził swoje księgi handlowe w systemie Symfonia. Zespół MDDP Outsourcing nie wymagał dodatkowego szkolenia z obsługi tego systemu, ponieważ nasi specjaliści biegle obsługują najpopularniejsze narzędzia księgowe. Wszelkie pojawiające się problemy operacyjno-technologiczne były rozwiązywane wewnętrznie przez doświadczonych pracowników MDDP Outsourcing, co zapewniło ciągłość operacji bez opóźnień.
- Przejęcie księgowania faktur zakupowych (AP) i wyciągów bankowych
Proces przejęcia księgowania został podzielony i przeprowadzony w kilku kluczowych etapach:
- Analiza stanu początkowego: zespół MDDP Outsourcing dokładnie przeanalizował istniejące procesy księgowania faktur zakupowych i wyciągów bankowych, identyfikując potencjalne obszary do optymalizacji oraz automatyzacji procesów.
- Przekazanie odpowiedzialności: klient formalnie przekazał obowiązki związane z księgowaniem faktur oraz wyciągów bankowych do MDDP Outsourcing, który otrzymał odpowiednie narzędzia oraz personalizowane dostępy do systemu klienta.
- Przejściowy okres wsparcia: na początku współpracy klient monitorował działania, intensywnie współpracując z naszym zespołem. Po dwutygodniowym okresie przejściowym MDDP Outsourcing w pełni przejęło powierzone zadania.
- Optymalizacja: po pełnym wdrożeniu MDDP Outsourcing wprowadził regularne spotkania z klientem oraz przeprowadzał wewnętrzne audyty, aby zapewnić zgodność z ustalonymi standardami oraz monitorować efektywność pracy zespołu.
Czyszczenie kartotek kontrahentów
Podczas bieżącej pracy związanej z księgowaniem wyciągów bankowych oraz faktur zespół MDDP Outsourcing natknął się na liczne nieścisłości w kartotekach kontrahentów klienta. Sytuacja była na tyle istotna, że po interwencji klient zlecił nam pełne czyszczenie kartotek. Zespół specjalistów MDDP Outsourcing otrzymał dostęp do danych i sukcesywnie przeprowadzał ich weryfikację oraz korektę. Działania te obejmowały sprawdzenie zgodności danych w kartotekach z rzeczywistymi danymi transakcyjnymi. Jednym z głównych zadań było usunięcie zdublowanych kont, takich jak powtarzające się konta dostawców lub odbiorców, które mogły prowadzić do błędnych księgowań.
Dodatkowym wyzwaniem była wysoka rotacja pracowników u klienta, co wymagało regularnego aktualizowania kartotek o dane nowych osób. W odpowiedzi na tę potrzebę dział HR klienta cyklicznie udostępniał zespołowi MDDP Outsourcing listy nowych pracowników, których dane były wprowadzane do systemu, aby zapewnić kompletność kartotek. Klient powierzył nam te zadania z pełnym zaufaniem, wiedząc, że MDDP Outsourcing przestrzega najwyższych standardów pracy w zakresie ochrony poufnych danych. Dzięki naszym działaniom zapewniliśmy dokładność i aktualność danych w systemie klienta, eliminując błędy wynikające z nieścisłości oraz rotacji personelu.
Import faktur sprzedaży
MDDP Outsourcing przejęło także proces importu faktur sprzedaży do systemu księgowego klienta. Ze względu na krótki i wymagający termin operacyjny, MDDP Outsourcing wprowadziło usprawnienie polegające na mapowaniu danych, co umożliwiło szybkie i bezbłędne wprowadzenie setek faktur do systemu w ciągu niespełna 24 godzin, zapewniając zgodność z wewnętrznymi wymaganiami klienta.
Dbanie o bezpieczeństwo danych klienta
Podczas przejęcia procesu księgowego u klienta, dbanie o bezpieczeństwo danych klienta jest priorytetem MDDP Outsourcing. Zabezpieczenie przesyłu danych odbywa za pomocą bezpiecznych tuneli VPN, co zapewnia poufność i integralność informacji. Praca przebiega zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa, a rygorystyczne procedury dotyczące ochrony danych są bezwzględnie przestrzegane. Dodatkowo, dedykowany sprzęt dostarczony przez klienta, pozwolił na dalsze minimalizowanie ryzyka wycieku informacji i zwiększenie kontroli nad dostępem do systemów, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych na każdym etapie procesu.
Rozwiązania wdrożone przez MDDP Outsourcing
Podczas współpracy z klientem napotkano problemy komunikacyjne. Klient był przyzwyczajony do bezpośredniego kontaktu z wewnętrznym zespołem księgowym, co wymagało zmiany w sposobie komunikacji po przekazaniu obowiązków do MDDP Outsourcing. W celu usprawnienia procesów MDDP Outsourcing wprowadziło dedykowaną skrzynkę kontaktową oraz telefony służbowe. Dodatkowo, zarządzono cotygodniowe spotkania oraz możliwość komunikacji ad-hoc poprzez platformę Microsoft Teams, co znacząco poprawiło współpracę i umożliwiło natychmiastowe reagowanie na bieżące potrzeby klienta.
MDDP Outsourcing wdrożyło efektywny system zarządzania zadaniami, w którym lider zespołu ustalał priorytety i monitorował postępy prac. Codzienne spotkania umożliwiały bieżące rozwiązywanie problemów, a ustandaryzowany, jasno określony podział ról i zadań zapewnił przejrzystość i odpowiedzialność każdego członka zespołu.
Korzyści dla klienta
- Rzetelność i kompletność ksiąg: automatyzacja procesów księgowania dotyczących faktur oraz wyciągów bankowych zapewniła spójność i dokładność ksiąg rachunkowych..
- Aktualizacja danych w kartotekach: czyszczenie kartotek poprawiło jakość danych, eliminując ryzyko błędnych księgowań oraz płatności wynikających z nieścisłości kartotek.
- Outsourcing procesów księgowych: długoterminowa współpraca z MDDP Outsourcing zapewniła klientowi stabilizację procesów księgowych bez konieczności budowania wewnętrznego działu księgowego, co obniżyło koszty operacyjne klienta.
- Zwiększona kontrola: cotygodniowe spotkania oraz monitoring efektywności pracy zespołu pozwoliły klientowi na bieżąco śledzić postępy i efektywność działań wdrażanych przez zespół MDDP Outsourcing.
- Wysokie standardy pracy: dostęp do zespołu specjalistów MDDP Outsourcing zagwarantowało klientowi obsługę na najwyższym poziomie oraz zagwarantował ciągłość przekazanych procesów księgowych.
- Zwiększona efektywność pracy: wprowadzone przez nas zespół usprawnienia procesu księgowania faktur sprzedaży, w znacznym stopniu zwiększyły efektywność procesu. Nasze działania zredukowały czas pracy z 3 dni roboczych do 24 godzin.
- Satysfakcja klienta: dzięki współpracy z MDDP Outsourcing klient uzyskał stabilizację procesów księgowych, a także znaczną poprawę efektywności, która umożliwiła dalszy rozwój i optymalizację działań operacyjnych na poziomie globalnym.
Długoterminowa współpraca
Początkowa umowa zakładała półroczną współpracę na czas reorganizacji wewnętrznego działu księgowości u klienta. Plan zakładał, że po tym okresie klient przejmie wszystkie zadania i w pełni uzupełni zespół wewnętrzny. Jednakże wysoki standard pracy i efektywność zespołu MDDP Outsourcing sprawiły, że klient zdecydował się na przedłużenie współpracy. W efekcie zrezygnował z planów rekrutacyjnych i powierzył nam pełną obsługę procesów księgowych na stałe. Aktualnie MDDP Outsourcing kontynuuje przejęte procesy już od dwóch lat, dostarczając klientowi stabilne i wysokiej jakości rozwiązania księgowe.
