Grupa spółek nieruchomościowych, właścicieli centrów handlowych, potrzebowała kompleksowego wdrożenia do systemu księgowego RAKS – wraz z cyfryzacją obiegu dokumentów oraz automatyzacją konsolidacji danych. Zespół MDDP Outsourcing Polska zrealizował projekt w pełnym zakresie: od migracji danych, po wdrożenie elektronicznego obiegu faktur i szablonów raportowania.
Kontekst: przejęcie obsługi księgowej dla grupy z branży nieruchomości
Klientem była grupa kapitałowa z branży nieruchomości komercyjnych, obejmująca siedem spółek celowych – właścicieli centrów handlowych – oraz jedną spółkę zarządczą. Wszystkie podmioty miały zostać objęte pełną obsługą księgową w systemie RAKS SQL oraz zintegrowanym obiegiem dokumentów opartym na platformie Webcon. Oczekiwania klienta obejmowały:
- ujednolicenie planu kont i sposobu ewidencji dla wszystkich spółek,
- integrację z procesami operacyjnymi (w tym obiegiem faktur od zarządców nieruchomości),
- pełną automatyzację raportowania skonsolidowanego w spójnym formacie właścicielskim.
Wyzwanie: migracja i integracja wielu spółek o różnych źródłach danych
Projekt zakładał równoczesne wdrożenie aż 8 spółek, których dane były prowadzone przez poprzednie biuro rachunkowe w rozproszonych systemach. Wymagało to nie tylko precyzyjnego odwzorowania danych księgowych, ale również: ujednolicenia planów kont i znaczników, zbudowania wspólnego modelu raportowania, a także konfiguracji obiegu dokumentów zgodnie ze strukturą organizacyjną i współpracą z zarządcami nieruchomości.
Zakres działań: wdrożenie RAKS, Webcon i standaryzacja raportowania
- Migracja danych księgowych:
- import bilansów otwarcia dla każdej spółki,
- przeniesienie rozrachunków – w tym należności i zobowiązań przeterminowanych,
- pełna ewidencja środków trwałych wraz z historią amortyzacji,
- przeniesienie pozycji VAT na nowy okres rozliczeniowy.
- Konfiguracja systemu RAKS:
- standaryzacja planu kont i analityk,
- mapowanie danych z poprzedniego systemu,
- przygotowanie schematów dekretacji i klasyfikacji kosztów,
- wdrożenie wspólnych szablonów raportowych i struktur grupowania danych.
- Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (Webcon):
- konfiguracja obiegu dokumentów zakupowych zgodnie z procesami klienta,
- zdefiniowanie ścieżek akceptacji dopasowanych do struktury organizacyjnej grupy.
- Organizacja przekazywania faktur sprzedażowych:
- ustalenie współpracy z zarządcami nieruchomości,
- opracowanie szybkiej ścieżki importu danych do RAKS,
- eliminacja ręcznego wprowadzania danych.
- Skonsolidowane raportowanie grupowe
- opracowanie narzędzia do agregacji danych ze wszystkich spółek,
- dostosowanie szablonów raportowych do oczekiwań właściciela grupy.
Efekty? Spójność, automatyzacja i pełna kontrola
Dzięki wdrożeniu: wszystkie spółki zostały skutecznie uruchomione w systemie RAKS; obieg dokumentów Webcon działa płynnie (od rejestracji faktury, przez akceptację, po księgowanie i płatność); klient zyskał pełną kontrolę nad procesem dekretacji i płatności – bez potrzeby ręcznego przetwarzania dokumentów; raportowanie grupowe odbywa się szybko, w dużym stopniu automatycznie; proces współpracy z zarządcami nieruchomości został uproszczony i ustandaryzowany.
Wdrożenie księgowości dla grupy spółek nieruchomościowych to nie tylko kwestia technicznej migracji danych. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie procesów operacyjnych klienta – takich jak współpraca z zarządcami, import faktur sprzedażowych czy wymogi raportowe właściciela.
Dzięki połączeniu możliwości systemu RAKS z platformą Webcon oraz opracowaniu wspólnych szablonów raportowych, zespół MDDP Outsourcing Polska stworzył dla klienta zintegrowane i wydajne środowisko księgowo-raportowe, które wspiera dział finansowy oraz zarząd grupy. Jeśli i u Państwa pojawiają się podobne potrzeby, zapraszamy do współpracy!
