Szybko rozwijająca się firma technologiczna potrzebowała nie tylko sprawnie działającego działu finansowego, ale również nadzoru księgowego, który zapewni zgodność z przepisami i bezpieczeństwo operacyjne – szczególnie w kontekście wdrożenia nowego systemu ERP. Rozwiązaniem okazało się elastyczne powierzenie funkcji głównego księgowego zespołowi MDDP Outsourcing Polska.
Profil klienta: młoda spółka z branży AI
Klientem była nowo utworzona spółka IT działająca w sektorze sztucznej inteligencji. Firma powstała w 2024 roku w ramach większej grupy kapitałowej i specjalizuje się w projektowaniu rozwiązań AI dla startupów oraz innowacyjnych przedsiębiorstw.
W związku z planowanym wdrożeniem nowego systemu finansowo-księgowego oraz potrzebą ustrukturyzowanego nadzoru nad obszarem finansów, spółka zdecydowała się – wzorem innych podmiotów z grupy – na outsourcing funkcji głównego księgowego do MDDP Outsourcing Polska.
Wyzwanie: migracja systemu i zapewnienie zgodności z przepisami
Mimo posiadania własnego zespołu księgowego, spółka potrzebowała wsparcia w zakresie organizacji i kontroli procesów księgowych, zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi i rachunkowymi, doradztwa przy migracji danych do nowego systemu ERP, pomocy w bieżących wyzwaniach raportowych i rozliczeniowych oraz uzupełnienia kompetencji, bez konieczności rozbudowy zespołu wewnętrznego.
Zakres wsparcia MDDP Outsourcing Polska jako zewnętrznego głównego księgowego
W ramach współpracy eksperci MDDP Outsourcing Polska realizowali m.in.:
- przygotowanie danych do migracji do nowego systemu księgowego;
- przegląd zapisów księgowych, analizę kont i sald;
- wsparcie w klasyfikacji zdarzeń gospodarczych pod kątem VAT i CIT;
- nadzór nad zamknięciami okresów sprawozdawczych (procedura „zamknięcia miesiąca”);
- przygotowanie kalkulacji CIT i zaliczek na podatek dochodowy;
- weryfikację plików JPK_V7M;
- wsparcie w przygotowaniu sprawozdań finansowych;
- pomoc w obsłudze systemu księgowego i bieżących problemach podatkowych.
Efekty współpracy? Bezpieczeństwo, płynność i właściwa struktura
Dzięki outsourcingowi funkcji głównego księgowego firma zapewniła sobie merytoryczne wsparcie już od pierwszych miesięcy działalności. Migracja do nowego systemu ERP przebiegła sprawnie i bez zakłóceń, a procesy księgowe zachowały ciągłość i zgodność pomimo zmian organizacyjnych. Wyraźnie oddzielono odpowiedzialności pomiędzy zespołem wewnętrznym a zewnętrznym partnerem oraz zbudowano fundamenty pod dalszy rozwój funkcji finansowej w firmie.
FAQ – najczęstsze pytania klientów o outsourcing głównego księgowego
Czy outsourcing głównego księgowego jest bezpieczny dla firm technologicznych?
Tak – pod warunkiem wyboru partnera posiadającego zarówno wiedzę branżową, jak i doświadczenie w pracy z różnymi systemami księgowymi oraz znajomość lokalnych przepisów.
Czy można outsourcować tylko wybrane obszary?
Oczywiście. Firmy często decydują się np. na nadzór nad zamknięciem miesiąca, przygotowanie deklaracji CIT/VAT lub wsparcie przy sprawozdawczości finansowej.
Jak wygląda proces migracji systemu księgowego z pomocą zewnętrznego partnera?
Zewnętrzny zespół pomaga przygotować dane, wspiera testy migracyjne oraz zapewnia zgodność zapisów z nowym systemem – minimalizując ryzyko błędów i opóźnień.
Autor: Elżbieta Pazdrowska, Junior Manager w katowickim biurze MDDP Outsourcing Polska
Outsourcing funkcji głównego księgowego to rozwiązanie, które nie tylko zabezpiecza kluczowe procesy finansowe, ale także uzupełnia kompetencje zespołu wewnętrznego – szczególnie w dynamicznych branżach, takich jak IT czy AI. Przykład opisanej tu współpracy pokazuje, że odpowiednio dobrany partner może pomóc młodej spółce wejść na wyższy poziom organizacyjny już od samego początku działalności.
