Klient: grupa spółek nieruchomościowych z kapitałem zagranicznym, inwestująca w budynki komercyjne przeznaczone na wynajem. MDDP Outsourcing obsługuje obecnie 8 spośród ok. 30 spółek tej grupy na świecie, zaczynając od usług dla jednego podmiotu w 2018 roku. Klient szukał wiarygodnego dostawcy usług księgowych w Polsce, w modelu one-stop-shop, komunikującego się w języku angielskim i posiadającego doświadczenie w branży nieruchomości. Spółki z grupy klienta znajdują się na różnym etapie rozwoju – od zakupu działek po zarządzanie wynajętymi nieruchomościami.
Dla międzynarodowej grupy inwestującej w sektor nieruchomości komercyjnych, Polska stała się ważnym rynkiem w realizacji strategii rozwoju. Jej inwestycje obejmują budynki biurowe, usługowe i handlowe, w atrakcyjnych lokalizacjach Warszawy. Grupa dynamicznie się rozwija, a liczba spółek w Polsce rośnie. Brak centralizacji usług księgowych i koordynacji procesów stwarzał wyzwania operacyjne. W obliczu tych potrzeb, grupa poszukiwała partnera oferującego kompleksowe usługi księgowe, podatkowe i prawne, w modelu one-stop-shop, znającego specyfikę branży nieruchomości.
Sytuacja wyjściowa i potrzeby klienta z branży nieruchomości
Dynamiczny rozwój na polskim rynku nieruchomości wiązał się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami:
- brak własnego działu księgowego – spółki nie zatrudniały pracowników lub zatrudniały pojedyncze osoby, co wymagało pełnego outsourcingu usług księgowych w celu zapewnienia grupie profesjonalnej, scentralizowania obsługi księgowej;
- model one-stop-shop – klient poszukiwał partnera oferującego kompleksowe usługi w jednym miejscu (będącego jednym punktem kontaktu), gwarantującego sprawną współpracę i koordynację działań zespołu księgowego z dostawcami usług prawnych i doradztwa podatkowego, ponadto redukcję błędów i oszczędności czasowe, m.in. dzięki bezpośredniej, bieżącej komunikacji z zarządcą nieruchomości;
- branżowe doświadczenie – potrzebne było biuro rachunkowe z know-how w prowadzeniu ksiąg dla spółek nieruchomościowych, zapewniające synergię wiedzy z zakresu księgowości, z wiedzą doradców podatkowych i zespołu kancelarii prawnej;
- wiedza o lokalnych przepisach księgowo-podatkowych i komunikacja w języku angielskim – osoby zarządzające z zagranicy nie znały specyfiki polskich przepisów, co wymagało komunikacji w języku angielskim i umiejętności wyjaśniania złożonych kwestii księgowo-podatkowych;
- standaryzacja i automatyzacja – grupa potrzebowała ujednolicenia planu kont i procesów księgowych dla wszystkich spółek oraz terminowego otrzymywania wymaganych przez siebie raportów w języku angielskim.
Rozwiązania księgowe MDDP Outsourcing dopasowane do branży nieruchomości
1._Pełne przejęcie dokumentacji i organizacja procesów
MDDP Outsourcing przejęło dokumentację od poprzednich biur rachunkowych, identyfikując braki i nieścisłości wymagające uzupełnienia. Eksperci MDDP Outsourcing opracowali jednolity plan kont dla wszystkich spółek nieruchomościowych, co umożliwiło spójne prowadzenie ksiąg i raportowanie w języku angielskim, zgodnie z wymaganiami grupy.
2. Obsługa księgowa zgodna ze specyfiką branży nieruchomości
Uwzględniając specyfikę działalności klienta, zespół księgowy wspierał klienta w:
- prawidłowym ujęciu operacji gospodarczych, takich jak np. rozróżnienie między bieżącymi remontami a nakładami zwiększającymi wartość budynku;
- kwalifikacji nakładów na środki trwałe w budowie i ustalaniu zasad amortyzacji;
- ujęciu różnorodnych kosztów operacyjnych związanych z nieruchomościami;
- właściwej kwalifikacji przychodów i kosztów w rozliczeniu CIT, podatków od nieruchomości i nieruchomości komercyjnych, rozliczaniu ulg i dotacji oraz instrumentów finansowych, takich jak swap stopy procentowej (IRS) od umowy kredytu na zakup nieruchomości.
3. Standaryzacja i automatyzacja raportów grupowych
Zespół IT MDDP Outsourcing przygotował dedykowane narzędzia do automatyzacji raportów finansowych w języku angielskim. Raporty zostały dostosowane do wymagań centrali (np. w zakresie kosztów bezpośrednio związanych z budynkiem, które są wyliczane i przenoszone na najemców). Umożliwiło to szybkie reagowanie na zmieniające się potrzeby klienta i ułatwiło analizę oraz konsolidację danych.
4. Współpraca w modelu one-stop-shop
Dzięki współpracy z powiązanymi spółkami, tj. MDDP Podatki (doradztwo podatkowe) i Osborne Clarke (obsługa prawna), klient otrzymał kompleksowe wsparcie w jednym miejscu. Umożliwiło to sprawniejszą obsługę podatkowo-księgową – także w języku angielskim, lepszą koordynację działań, redukcję ryzyka błędów oraz oszczędność czasu klienta. Zespół MDDP Outsourcing wyjaśnił zagranicznemu klientowi złożone polskie regulacje, zwracając uwagę na istotne elementy z punktu widzenia aspektów księgowo-podatkowych – zarówno dokonanych, jak i planowanych operacji w branży nieruchomości.
Korzyści z outsourcingu księgowości MDDP Outsourcing dla klienta z branży nieruchomości
- Jeden wysokospecjalistyczny punkt kontaktowy – współpraca z MDDP Outsourcing umożliwiła klientowi uzyskanie centralnego punktu kontaktu dla wszystkich operacji księgowych, podatkowych i prawnych, będącego jednocześnie w ścisłej współpracy z zarządcą nieruchomości, komunikującego się również w języku angielskim.
- Spójność i standaryzacja – ujednolicenie planu kont i procesów księgowych ułatwiło analizę, kontrolę i konsolidację grupową.
- Skalowalność usług – elastyczność w dostosowywaniu zasobów i możliwość obsługi rosnącej liczby spółek, bez utraty jakości.
- Ekspercka wiedza branżowa – dostęp do specjalistów znających specyfikę branży nieruchomości, na bieżąco aktualizujących swoją wiedzę księgowo-podatkową, dzielących się nią z klientem i zapewniających mu najwyższą jakość usług oraz komfort.
- Redukcja kosztów i ryzyka – brak konieczności zatrudniania własnych księgowych, co znacząco zmniejszyło koszty kadrowe (rekrutacji, rotacji personelu, podnoszenia kwalifikacji) i zapewniło dostęp do danych niezależnie od absencji poszczególnych pracowników (ciągłość pracy).
- Elastyczność i dodatkowe wsparcie – w przypadku konieczności wykonania niestandardowych zadań, np. kontaktów z urzędami czy analiz dokumentów dotyczących aktualnych lub potencjalnych spółek z grupy, zespół MDDP Outsourcing zapewnia klientowi wszechstronne wsparcie.
Dzięki wsparciu MDDP Outsourcing, grupa spółek nieruchomościowych mogła skupić się na dynamicznym rozwoju swoich inwestycji w Polsce. Kompleksowa obsługa w modelu one-stop-shop oraz eksperckie doradztwo pozwoliły klientowi na efektywne zarządzanie biznesem i minimalizację szeregu ryzyk – od prawno-podatkowych, po kadrowe.
Polski rynek nieruchomości – z jego dynamicznym rozwojem i rosnącym potencjałem – wymaga specjalistycznego wsparcia. MDDP Outsourcing zapewnia nie tylko rzetelną obsługę księgową, ale także wartość dodaną, która pozwala klientom na efektywną realizację ich wizji rozwoju w Polsce.
Autor: Piotr Jaguś, Team Leader, MDDP Outsourcing, Katowice
