Wewnętrzne działy księgowe, choć stabilne i doświadczone, mogą zostać niespodziewanie osłabione w wyniku absencji kluczowych pracowników. W takim momencie dostęp do zewnętrznego doradztwa księgowego staje się realnym wsparciem – nie tylko operacyjnym, ale także strategicznym. Poniżej opisujemy przykład klienta, który przekonał się o tym w praktyce.
Wielu przedsiębiorców prowadzących średnie i duże firmy decyduje się na utrzymywanie wewnętrznych działów księgowości. Taki model ma swoje zalety, ale nawet dobrze funkcjonujący dział księgowy może napotkać ograniczenia, szczególnie w nagłych sytuacjach lub przy zapotrzebowaniu na specjalistyczną wiedzę. W takich przypadkach wartością dodaną staje się zewnętrzne doradztwo księgowe, które może nie tylko wspierać w bieżących kwestiach księgowo-podatkowych, ale też przejąć procesy w sytuacjach kryzysowych.
Charakterystyka firmy
Branża: produkcja i dystrybucja komponentów elektronicznych
Liczba pracowników: 220
Model księgowości: wewnętrzny dział księgowy liczący 6 osób
System finansowo-księgowy: SAP ERP
Firma prowadzi samodzielnie pełną księgowość, obsługuje fakturowanie, rozliczenia podatkowe (VAT, CIT), sprawozdania finansowe, a także controlling wewnętrzny. Dotychczas nie korzystała ze wsparcia biur rachunkowych, ani zewnętrznych konsultantów.
Problem: kryzys kadrowy i ryzyko zaległości podatkowych
W marcu bieżącego roku firma stanęła przed poważnym wyzwaniem: w wyniku choroby dwóch kluczowych pracowników działu księgowości oraz nagłego odejścia głównej księgowej, pojawiło się ryzyko niedopełnienia obowiązków sprawozdawczych oraz nieterminowego złożenia JPK VAT oraz deklaracji CIT. Zarząd stanął przed wyborem: tymczasowe zatrudnienie osób z rynku (co było trudne ze względu na specyfikę systemów i procesów) lub skorzystanie z zewnętrznego doradztwa.
Firma zdecydowała się nawiązać współpracę z MDDP Outsourcing Polska – zespołem, który w ciągu 48 godzin przeprowadził audyt bieżących procesów, zorganizował krótkie warsztaty z zespołem oraz przygotował profesjonalny plan przejęcia kluczowych funkcji.
Nasze działania: szybka reakcja, pełne przejęcie procesów
Zakres wsparcia objął: przygotowanie deklaracji podatkowych (VAT, CIT), weryfikację poprawności ewidencji sprzedaży i kosztów, kontrolę bilansu i rachunku zysków i strat, przejęcie części obowiązków raportowych do GUS i NBP, reprezentację przed urzędami skarbowymi w związku z toczonymi czynnościami sprawdzającymi.
W ciągu zaledwie dwóch tygodni doradcy księgowi MDDP Outsourcing Polska nie tylko odciążyli zespół wewnętrzny, ale również pomogli uporządkować kilka nieefektywnych procesów, które wcześniej były odkładane z powodu braku czasu.
Efekty współpracy?
Zachowanie ciągłości procesów księgowych
Dzięki szybkiej reakcji doradców firma uniknęła kar za nieterminowe rozliczenia podatkowe oraz błędów w raportach okresowych. Przejrzyste przejęcie obowiązków odbyło się bez zakłóceń w codziennej pracy działu finansowego.
Redukcja stresu w zespole księgowym
Pozostała część działu mogła skupić się na rutynowych zadaniach i nie była zobligowana do pracy po godzinach, ani przejmowania funkcji wykraczających poza ich kompetencje.
Wdrożenie usprawnień procesowych
Doradcy MDDP Outsourcing Polska wskazali szereg możliwości automatyzacji raportowania i poprawy obiegu dokumentów. Zalecono m.in. integrację systemu SAP z bazą GUS i automatyczne generowanie deklaracji VAT.
Nowa strategia zarządzania ryzykiem księgowym
W ramach współpracy powstał plan awaryjny na wypadek kolejnych absencji kadrowych. Firma wdrożyła procedury tworzenia back-upów wiedzy i obowiązków oraz nawiązała stałą umowę o współpracy z doradcą księgowym w trybie „on call”.
Długofalowe korzyści
Choć pierwotnie współpraca miała mieć charakter tymczasowy, zarząd firmy zdecydował się kontynuować ją w formie bieżącego doradztwa księgowego, wspartego również przez firmę doradztwa podatkowego oraz kancelarię prawną z grupy MDDP. W efekcie firma zyskała nie tylko partnera do konsultacji księgowo-podatkowych, ale również:
- lepsze przygotowanie do zmian w przepisach,
- wsparcie w interpretacjach podatkowych,
- możliwość zlecenia analizy skutków podatkowych nowych inwestycji,
- wgląd w najlepsze praktyki rynkowe dzięki wiedzy doradców.
Zapraszamy do współpracy z MDDP Outsourcing Polska!
Firmy, które posiadają wewnętrzne działy księgowe, często nie dostrzegają potrzeby współpracy z doradcami zewnętrznymi, dopóki nie znajdą się w sytuacji kryzysowej. Jednak przykład naszego klienta pokazuje, że połączenie wewnętrznych zasobów z elastycznością i wiedzą doradztwa księgowego pozwala nie tylko uniknąć ryzyka, ale też zwiększyć efektywność całej funkcji finansowo-księgowej w firmie.
Doradztwo księgowe może stanowić ogromne wsparcie nawet dla dobrze zorganizowanych wewnętrznych działów księgowości. Kluczowe korzyści wynikające z takiej współpracy to:
- elastyczność i szybka adaptacja do kryzysów personalnych,
- dostęp do aktualnej wiedzy specjalistycznej bez konieczności zatrudniania ekspertów na etat,
- możliwość optymalizacji procesów i wprowadzenia innowacji,
- lepsze przygotowanie na zmiany legislacyjne i kontrole organów podatkowych.
